Microsoft Project este o aplicație software de gestionare a proiectelor marcată sub suita Microsoft Office. Aplicația permite utilizatorilor să controleze toate aspectele legate de gestionarea unui proiect, inclusiv bugetarea, programarea și gestionarea resurselor. Din acest motiv, software-ul este utilizat intens în industria construcțiilor și ingineriei. Una dintre cele mai importante, dar deseori trecute cu vederea din procesul de management al proiectului este alocarea corespunzătoare a resurselor. Odată creat un program de proiect, acesta va trebui de obicei modificat pentru a evita supraalocarea unei anumite resurse (de exemplu, un subcontractant), ceea ce va face ca programul să fie menținut. Știind cum să alocați resurse în Microsoft Project vă va ajuta să țineți controlul asupra proiectului dvs. de la început până la sfârșit.
Pași
Pasul 1. Luați în considerare disponibilitatea resurselor atunci când estimați durata sarcinilor
Acest pas este crucial, dar adesea trecut cu vederea. Resursele trebuie luate în considerare în timpul construcției programului, nu doar după aceea. Acordați o atenție specială sarcinilor concurente (cele care se întâmplă în același timp) care utilizează aceleași resurse. De exemplu, ați putea presupune pe bună dreptate că atât pereții interiori, cât și cei exteriori ai unei clădiri ar putea fi încadrați în același timp. Totuși, dacă aveți doar 1 tâmplar în proiect, acest lucru nu va fi posibil.
Începeți estimările duratei sarcinii estimând numărul total de ore de muncă necesare pentru a finaliza sarcina. Concentrându-vă pe orele de muncă, mai degrabă decât pe totalul zilelor lucrătoare, luați în considerare câte resurse vor fi necesare
Pasul 2. Creați și organizați-vă toate resursele
Cel mai bun mod de a vă menține resursele organizate este prin foaia de resurse. Pentru a accesa această foaie, faceți clic pe meniul „Vizualizare” și selectați „Foaie de resurse”. Asigurați-vă că toate resursele dvs. au nume clare și asigurați-vă că specificați cel puțin tipul de resursă.
- „Resursele de lucru” sunt cele mai utile și ar trebui utilizate pentru a clasifica persoanele care își vor petrece timpul lucrând la sarcini. La un proiect mic, acest tip de resursă ar putea face referire la fiecare membru al echipei după nume. În cazul unui proiect mai mare, această resursă ar putea specificați diferiți subcontractori.
- „Resursele materiale” trebuie să se refere la materialele care se obișnuiesc în timpul lucrului, cum ar fi cherestea, cuie și benzină.
- Resursele „cost” ar trebui utilizate pentru a urmări resursele care au o rată de cost clară. Rata zilnică pentru închirierea unei macarale sau a unei remorci de câmp ar putea fi urmărită ca resursă de cost.
Pasul 3. Alocați fiecare sarcină de lucru unei resurse
După crearea planificării în vizualizarea graficului Gantt, va trebui să specificați resursele asociate cu fiecare activitate. Pentru aceasta, găsiți linia sarcinii în panoul din stânga și faceți clic pe celula din coloana „Resursă”. Va apărea un meniu derulant care conține toate resursele pe care le-ați creat. Selectați resursa corespunzătoare; de exemplu, unei sarcini numite „Corpuri de iluminat cu fir” i se poate atribui resursa „Electrician”.
Pasul 4. Verificați alocarea resurselor în vizualizarea graficului resurselor
După crearea programului și alocarea resurselor, puteți verifica supraalocarea. Pentru a face acest lucru, faceți clic pe „Vizualizare” și selectați „Resource Graph”. Vi se va permite să selectați fiecare resursă și să vizualizați alocarea acesteia pe tot parcursul proiectului. Fiecare zi de lucru este afișată de-a lungul axei orizontale, iar utilizarea resurselor este exprimată ca procent de-a lungul axei verticale.
- Orice punct în care o resursă depășește 100% utilizarea reprezintă o supraalocare (ceea ce înseamnă că resursa nu poate îndeplini toate sarcinile care i-au fost atribuite în timpul dat). Supraalocarea este reprezentată în roșu. Pentru a remedia acest lucru, măriți durata sarcinilor, alocați mai multe resurse sarcinilor sau schimbați sarcinile concurente pentru a crea mai puține suprapuneri.
- Orice punct în care resursa este utilizată foarte puțin poate indica o subalocare ineficientă. Luați în considerare scăderea duratei sarcinii sau utilizarea mai puține resurse totale.
