Microsoft Access este un program de creare de baze de date care permite oricui să întrețină și să editeze cu ușurință o bază de date. Este potrivit pentru orice, de la proiecte mici la întreprinderi mari, și este un program foarte vizual. Acest lucru îl face excelent pentru efectuarea introducerii datelor, deoarece nu este nevoie să lucrați cu tabele și foi de calcul.
Pași
Partea 1 din 6: Crearea unei noi baze de date
Pasul 1. Faceți clic pe fila Fișier și selectați „Nou”
Baza de date conține toate datele dvs. în diferitele sale forme. Puteți alege să creați o bază de date necompletată, o bază de date web necompletată sau să alegeți dintr-o varietate de șabloane.
- O bază de date necompletată este o bază de date Access standard și este bună pentru utilizarea locală. Crearea unei baze de date goale va crea și un tabel.
- Bazele de date web sunt concepute pentru a fi compatibile cu instrumentele de publicare web Access. Crearea unei baze de date goale va crea și un tabel.
- Șabloanele sunt baze de date pre-construite concepute pentru o gamă largă de utilizări. Alegeți un șablon dacă nu doriți să petreceți mult timp punând împreună structura bazei de date.
Pasul 2. Denumiți baza de date
După ce ați selectat un tip de bază de date, dați-i un nume care să reflecte la ce servește. Acest lucru va fi util mai ales dacă veți lucra cu mai multe baze de date diferite. Tastați numele fișierului bazei de date în caseta „Nume fișier”. Alegeți „Creați” pentru a genera noul fișier de bază de date.
Partea 2 din 6: Adăugarea de date la baza de date
Pasul 1. Determinați cea mai bună structură pentru datele dvs
Dacă creați o bază de date necompletată, veți dori să vă gândiți la cel mai bun mod de a vă organiza datele și să adăugați structura adecvată. Există mai multe moduri în care puteți formata și interacționa cu datele dvs. în Access:
- Tabelele - Acesta este principalul mod în care datele sunt stocate în baza de date. Tabelele pot fi comparate cu foi de calcul în Excel: datele sunt organizate în rânduri și coloane. Din această cauză, importul de date din Excel și alte programe de foi de calcul este un proces relativ simplu.
- Formulare - Formularele sunt modul în care datele sunt adăugate în baza de date. Deși puteți introduce datele în baza de date direct în tabele, utilizarea formularelor permite introducerea mai rapidă și mai vizuală a datelor.
- Rapoarte - Acestea rezumă și afișează datele din baza de date. Rapoartele servesc la analiza datelor și la returnarea răspunsurilor la întrebări specifice, cum ar fi cât de mult profit a fost realizat sau unde se află clienții. Acestea sunt de obicei concepute pentru a fi tipărite.
- Interogări - Acesta este modul în care preluați și filtrați datele. Puteți utiliza interogări pentru a afișa intrări specifice din mai multe tabele. De asemenea, puteți utiliza interogări pentru a crea și actualiza date.
Pasul 2. Creați-vă primul tabel
Dacă începeți o bază de date necompletată, veți începe automat cu un tabel necompletat. Puteți începe să introduceți datele în acest tabel, fie manual, fie prin copiere și lipire dintr-o altă sursă.
- Fiecare bucată de date ar trebui să aibă propria coloană (câmp), în timp ce fiecare înregistrare ar trebui să fie un rând separat. De exemplu, fiecare rând ar fi un client, în timp ce fiecare câmp ar fi o informație diferită despre clientul respectiv (prenume, prenume, adresă de e-mail, număr de telefon etc.).
- Puteți redenumi etichetele coloanelor pentru a face mai ușor să spuneți ce câmp este ceea ce. Faceți dublu clic pe antetul coloanei pentru a schimba numele.
Pasul 3. Importați date dintr-o altă sursă
Dacă doriți să importați dintr-un fișier sau locație acceptat, puteți seta Access pentru a prelua informațiile și a le adăuga în baza de date. Acest lucru este util pentru preluarea datelor de pe un server web sau alte resurse partajate.
- Faceți clic pe fila Date externe.
- Selectați tipul de fișier pe care îl importați. În secțiunea „Importați și conectați”, veți vedea câteva opțiuni pentru tipurile de date. Puteți face clic pe butonul Mai multe pentru a vedea mai multe opțiuni. ODBC înseamnă Open Database Connectivity și include baze de date precum SQL.
- Navigați la locația datelor. Dacă este pe un server, va trebui să furnizați adresa serverului.
- În fereastra următoare, alegeți „Specificați cum și unde doriți să stocați datele în baza de date curentă”. Alegeți „OK”. Urmați pașii pentru a importa datele.
Pasul 4. Adăugați un alt tabel
Veți dori să vă păstrați diferite înregistrări în diferite baze de date. Acest lucru vă va ajuta să mențineți bazele de date fără probleme. De exemplu, este posibil să aveți un tabel cu informații despre clienți și un alt tabel pentru informații despre comenzi. Veți putea apoi să legați informațiile despre clienți în tabelul cu informații despre comandă.
În secțiunea Creare din fila Acasă, faceți clic pe butonul tabel. Un nou tabel va apărea în baza de date. Puteți introduce informații în același mod în care le-ați făcut pentru primul tabel
Partea 3 din 6: Stabilirea relațiilor de masă
Pasul 1. Înțelegeți cum funcționează tastele
Fiecare tabel va avea o cheie primară unică pentru fiecare intrare. În mod implicit, Access creează o coloană ID care crește ca număr pentru fiecare intrare. Aceasta este setată ca cheie principală. Mesele pot avea și chei străine. Acestea sunt câmpuri care sunt legate cu un alt tabel din baza de date. Câmpurile conectate ar conține aceleași date.
- De exemplu, în tabelul Comenzi, este posibil să aveți un câmp ID client pentru a urmări care client a comandat ce produs. Puteți crea o relație pentru câmpul respectiv cu câmpul ID din tabelul Client.
- Utilizarea relațiilor vă ajută să vă păstrați datele consecvente, eficiente și lizibile.
Pasul 2. Faceți clic pe fila Instrumente de bază de date
Faceți clic pe butonul Relații din secțiunea Relații. Aceasta va deschide o nouă fereastră cu o prezentare generală a tuturor tabelelor din baza de date. Fiecare câmp va fi listat sub numele tabelului său.
Va trebui să fi creat câmpul pentru cheia străină înainte de a crea relația. De exemplu, dacă doriți să utilizați ID-ul clientului în tabelul Comenzi, creați un câmp în tabelul Comenzi numit Client și lăsați-l necompletat. Asigurați-vă că are același format ca și câmpul pe care îl conectați (numere în acest caz)
Pasul 3. Trageți câmpul pe care doriți să îl utilizați ca cheie străină
Plasați-l în câmpul pe care l-ați creat pentru cheia externă. Faceți clic pe Creați în fereastra care apare pentru a seta relația pentru câmpuri. O linie va apărea între cele două tabele, conectând câmpurile.
Bifați caseta „Aplicarea integrității referențiale” atunci când creați relația. Aceasta înseamnă că, dacă datele sunt schimbate într-un câmp, celălalt câmp este actualizat automat. Acest lucru vă va ajuta să vă păstrați datele corecte
Partea 4 din 6: Efectuarea de interogări
Pasul 1. Înțelegeți rolul interogărilor
Interogările sunt acțiuni care vă permit să vizualizați rapid, să adăugați și să editați datele din baza de date. Există o mare varietate de tipuri de interogări, de la căutări simple până la crearea de noi tabele pe baza datelor existente. Interogările sunt instrumente esențiale pentru elaborarea rapoartelor.
Interogările sunt împărțite în două tipuri principale: Selectare și Acțiune. Interogările selectate extrag date din tabele și pot face calcule. Interogările de acțiune pot adăuga, edita și șterge date din tabele
Pasul 2. Utilizați Expertul de interogare pentru a crea o interogare de bază Select
Dacă doriți să creați o interogare selectată de bază, utilizați Expertul de interogare pentru a vă ghida prin pași. Puteți accesa Expertul de interogare din fila Creare. Acest lucru vă va permite să vizualizați câmpuri specifice dintr-un tabel.
Crearea unei interogări selectate cu criterii
Pasul 1. Deschideți instrumentul Query Design
Puteți utiliza criterii pentru a restrânge interogarea selectată și pentru a afișa doar informațiile de care aveți nevoie. Pentru a începe, faceți clic pe fila Creați și selectați Query Deign.
Pasul 2. Alegeți masa
Se va deschide caseta Show Table. Faceți dublu clic pe tabelul pe care doriți să executați interogarea, apoi faceți clic pe Închidere.
Pasul 3. Adăugați câmpuri pentru a fi recuperate
Faceți dublu clic pe fiecare câmp din tabel pe care doriți să îl adăugați la interogare. Câmpurile vor fi adăugate la grila de proiectare.
Pasul 4. Adăugați criteriile
Puteți utiliza mai multe tipuri diferite de criterii, cum ar fi textul sau funcțiile. De exemplu, dacă doriți să afișați numai prețuri mai mari de 50 USD din câmpul „Prețuri”, veți intra
=50
în criterii. Dacă doriți să arătați doar clienților din Marea Britanie, ați scrie
Regatul Unit
în câmpul Criterii.
Puteți utiliza mai multe criterii pentru fiecare interogare
Pasul 5. Faceți clic pe Executare pentru a vedea rezultatele
Butonul Run este situat în fila Design. Rezultatele interogării dvs. vor fi afișate în fereastră. Apăsați Ctrl + S pentru a salva interogarea.
Crearea unei interogări selectate cu parametri
Pasul 1. Deschideți instrumentul Query Design
O interogare cu parametri vă va permite să specificați ce doriți să preluați de fiecare dată când se execută interogarea. De exemplu, dacă aveți o bază de date cu clienți din diferite orașe, puteți rula o interogare a parametrilor pentru a întreba în ce oraș doriți să afișați rezultatele.
Pasul 2. Creați o interogare selectată și specificați tabelul (tabelele)
Adăugați câmpuri pentru a fi recuperate în interogare făcând dublu clic pe ele în prezentarea generală a tabelului.
Pasul 3. Adăugați un parametru la secțiunea Criterii
Parametrii sunt notați cu „” în jurul parametrului. Textul din paranteze va fi afișat în promptul care apare atunci când se execută interogarea. De exemplu, pentru a solicita orașul, faceți clic pe celula Criterii pentru câmpul orașului și tastați
[Care Oras?]
Puteți termina parametrii cu „?” sau „:”, dar nu cu „!” sau „.”
Pasul 4. Efectuați o interogare cu mai mulți parametri
Puteți utiliza mai mulți parametri pentru a crea un interval personalizat pentru rezultatele interogării. De exemplu, dacă câmpul este un câmp Data, puteți returna un interval de date tastând
Între [Introduceți data de începere:] Și [Introduceți data de încheiere:]
. Veți primi două solicitări atunci când rulați interogarea.
Crearea unei interogări Make Table
Pasul 1. Faceți clic pe fila Creați și selectați Interogare
Puteți utiliza interogări pentru a extrage date specifice din tabelele existente și pentru a crea un nou tabel cu aceste date. Acest lucru este util mai ales dacă doriți să partajați anumite părți ale bazei de date sau să creați formulare specifice pentru subseturile bazei de date. Mai întâi va trebui să creați o interogare selectată regulat.
Pasul 2. Selectați tabelul (tabelele) din care doriți să extrageți datele
Faceți dublu clic pe tabelele din care doriți să extrageți datele. Puteți trage de la mai multe mese dacă este necesar.
Pasul 3. Selectați câmpurile din care doriți să preluați date
Faceți dublu clic pe fiecare câmp pe care doriți să îl adăugați din prezentarea generală a tabelului. Acesta va fi adăugat la grila de interogare.
Pasul 4. Setați criteriile
Dacă doriți să specificați date specifice dintr-un câmp, utilizați secțiunea criterii pentru a seta filtrul. Consultați secțiunea „Crearea unei interogări selectate cu criterii” de mai sus pentru mai multe detalii.
Pasul 5. Testați interogarea pentru a vă asigura că returnează rezultatele dorite
Înainte de a crea tabelul, executați interogarea pentru a vă asigura că extrage toate datele corecte. Ajustați-vă criteriile și câmpurile până când obțineți toate datele dorite.
Pasul 6. Salvați interogarea
Apăsați Ctrl + S pentru a salva interogarea pentru o utilizare ulterioară. Va apărea în cadrul de navigare din partea stângă a ecranului. Faceți clic pe interogare pentru a o selecta din nou, apoi faceți clic pe fila Design.
Pasul 7. Faceți clic pe butonul „Faceți tabelul” din grupul Tip interogare
Va apărea o fereastră care vă solicită numele noului tabel. Introduceți numele tabelului și faceți clic pe OK.
Pasul 8. Faceți clic pe butonul Executare
Noul tău tabel va fi creat cu interogarea pe care ai stabilit-o. Tabelul va apărea în cadrul de navigare din stânga.
Crearea unei interogări de adăugare
Pasul 1. Deschideți o interogare creată anterior
Puteți utiliza o interogare pentru a adăuga date la un tabel care există deja dintr-un alt tabel. Acest lucru este util dacă trebuie să adăugați mai multe date la un tabel pe care l-ați creat cu o interogare make table.
Pasul 2. Faceți clic pe butonul Adăugați din fila Proiectare
Aceasta va deschide caseta de dialog Anexare. Selectați tabelul pe care doriți să îl adăugați.
Pasul 3. Modificați criteriile interogării dvs. pentru a se potrivi cu ceea ce doriți să adăugați
De exemplu, dacă ați creat un tabel cu criteriile „2010” pentru câmpul An, schimbați-l cu anul pe care doriți să îl adăugați, cum ar fi „2011”.
Pasul 4. Setați unde doriți ca datele să fie adăugate
Asigurați-vă că setați câmpurile corecte pentru fiecare coloană pe care o adăugați. De exemplu, atunci când utilizați modificările de mai sus, datele ar trebui să fie adăugate la câmpul An din rândul Adăugați la.
Pasul 5. Rulați interogarea
Faceți clic pe butonul Run din fila Deign. Interogarea va fi rulată și datele vor fi adăugate la tabel. Puteți deschide tabelul pentru a verifica dacă datele au fost adăugate corect.
Partea 5 din 6: Crearea și utilizarea formularelor
Pasul 1. Selectați tabelul pentru care doriți să creați un formular
Formularele vă permit să vedeți cu ușurință datele pentru fiecare câmp, precum și să comutați rapid între înregistrări sau să creați altele noi. Formularele sunt esențiale pentru perioade lungi de introducere a datelor, deoarece majoritatea oamenilor le consideră mult mai ușor de lucrat decât tabelele.
Pasul 2. Faceți clic pe butonul Formular din fila Creare
Aceasta va crea automat un formular bazat pe câmpurile conținute în tabel. Access face o treabă destul de bună de a crea automat câmpuri de dimensiunea corectă, dar puteți redimensiona și deplasa orice elemente din formularul dorit.
- Dacă nu doriți să fie afișat un anumit câmp în formular, puteți face clic dreapta pe acesta și selectați Ștergeți.
- Dacă tabelele dvs. au relații, sub fiecare înregistrare va apărea o foaie de date, care va arăta datele conectate. Puteți edita datele conectate în acest fel mult mai ușor. De exemplu, fiecare reprezentant de vânzări din baza dvs. de date poate avea o bază de date a clienților atașată la înregistrarea lor.
Pasul 3. Navigați în noul formular
Butoanele săgeată din partea de jos se deplasează de la înregistrare la înregistrare. Câmpurile vor fi populate de datele dvs. de înregistrare pe măsură ce comutați între ele. Puteți utiliza butoanele de pe margini pentru a vă deplasa la prima sau ultima înregistrare.
Pasul 4. Faceți clic pe butonul Foaie de date pentru a utiliza tabelul
Aceasta se află în colțul din stânga sus și vă va permite să începeți să modificați valorile tabelului dvs. utilizând formularul.
Pasul 5. Efectuați modificări înregistrărilor existente
Puteți edita textul în orice câmp al fiecărei înregistrări pentru a modifica datele din tabel. Modificările se vor reflecta automat în tabel, precum și în orice tabel conectat.
Pasul 6. Adăugați înregistrări noi
Faceți clic pe butonul „Adăugați înregistrare” lângă butoanele de navigare pentru a crea o nouă înregistrare la sfârșitul listei. Puteți utiliza apoi câmpurile pentru a introduce date în înregistrarea necompletată din tabel. Aceasta este o modalitate mult mai ușoară de a adăuga informații noi decât prin vizualizarea în tabel.
Pasul 7. Salvați formularul când ați terminat
Asigurați-vă că salvați formularul apăsând Ctrl + S, astfel încât să îl puteți accesa cu ușurință din nou mai târziu. Va apărea în cadrul de navigare din partea stângă a ecranului.
Partea 6 din 6: Crearea unui raport
Pasul 1. Selectați tabelul sau interogarea
Rapoartele vă permit să afișați rapid rezumate ale datelor dvs. Acestea sunt adesea folosite pentru rapoarte de venituri și expediere și pot fi adaptate la aproape orice utilizare. Rapoartele extrag date din tabele sau din interogările pe care le-ați creat.
Pasul 2. Faceți clic pe fila Creare
Selectați tipul de raport pe care doriți să îl creați. Există câteva moduri diferite în care puteți face crearea unui raport. Access vă poate crea automat raportul pentru dvs. sau puteți crea unul personalizat.
- Raport - Aceasta va crea un raport automat cu toate datele din sursa dvs. Nimic nu va fi grupat, dar pentru bazele de date mici acest lucru este probabil suficient pentru a arăta ceea ce aveți nevoie.
- Raport gol - Acest lucru va crea un raport gol pe care îl puteți completa cu datele dvs. după cum doriți. Veți putea alege din orice câmp disponibil pentru a crea un raport personalizat.
- Expert Raport - Expertul raport vă va ghida prin procesul de creare a raportului, permițându-vă să alegeți și să grupați datele, apoi să le formatați corespunzător.
Pasul 3. Setați o sursă pentru un raport necompletat
Dacă ați ales să creați un raport necompletat, va trebui să selectați o sursă pentru acesta. Mai întâi, faceți clic pe fila Aranjare și apoi selectați Foaia de proprietăți. Alternativ, puteți apăsa și alt="Imagine" + Enter.
Faceți clic pe săgeata în jos de lângă câmpul Sursă înregistrare. Va apărea o listă cu tabelele și interogările disponibile. Selectați unul și acesta va fi atribuit raportului
Pasul 4. Adăugați câmpuri în raport
După ce aveți o sursă, puteți începe să adăugați câmpuri din aceasta în raport. Faceți clic pe fila Format, apoi faceți clic pe Adăugare câmpuri existente. Lista câmpurilor va apărea în cadrul drept.
- Faceți clic și trageți câmpurile pe care doriți să le adăugați în cadrul Design. Înregistrarea va apărea în raport. Pe măsură ce adăugați câmpuri suplimentare, acestea vor fi aliniate automat cu câmpurile existente.
- Puteți redimensiona câmpurile făcând clic pe margini și trăgând mouse-ul.
- Ștergeți câmpurile din raport făcând clic pe antet și apăsând tasta Ștergere.
Pasul 5. Adăugați grupuri în raport
Grupurile vă permit să analizați rapid informațiile într-un raport, deoarece vă permit să organizați informații conexe. De exemplu, vă recomandăm să grupați vânzările în funcție de regiune sau de vânzător. Grupurile vă permit să faceți acest lucru.
- Faceți clic pe fila Design, faceți clic pe butonul Group & Sort.
- Faceți clic dreapta pe orice parte a câmpului pe care doriți să o adăugați la un grup. Selectați Group On din meniu.
- Se va crea un antet pentru grup. Puteți ajusta antetul la orice doriți să etichetați grupul.
Pasul 6. Salvați și partajați raportul
Odată ce raportul dvs. este finalizat, îl puteți salva și apoi îl puteți partaja sau imprima ca orice document. Utilizați acest lucru pentru a partaja performanța companiei cu investitorii, pentru a contacta angajații și multe altele.
