Diagramele de flux sunt un instrument excelent pentru descompunerea proceselor dificil de înțeles în concepte accesibile. Crearea unei diagrame de succes necesită simplificarea informațiilor și prezentarea acestora într-un format clar și concis. Pentru a crea o diagramă de flux în Excel, va trebui să creați o grilă, să setați și să conectați formele din meniul Forme și să adăugați textul corespunzător. În mod similar, pentru a crea o diagramă de flux în Word, va trebui să inserați o pânză, să activați o grilă și să creați și să conectați forme din meniul Forme înainte de a adăuga text.
Pași
Metoda 1 din 3: Proiectați conceptul
Pasul 1. Scrieți conceptele dvs. de bază
Cheia unei diagrame de succes este lizibilitatea sa. Asigurați-vă că conceptele dvs. de bază sunt pur și simplu enunțate și că progresul de la concept la concept este explicat în pași simpli.
Asigurați-vă că aveți planificat un punct final distinct pentru grafic. Acest lucru vă va ajuta să citiți mai ușor
Pasul 2. Decideți între un format standard sau un swimlane
O diagramă de flux standard descompune un proces prin conceptele sale cheie și acțiunile necesare. Dacă aveți mai multe grupuri implicate în procesul subliniat de diagramă, un format swimlane vă poate ajuta să arătați cine trebuie să facă ce. Fiecare pas al diagramei este plasat în „Lane” pentru grupul responsabil de finalizarea sarcinii (Marketing, Vânzări, HR etc.).
- Băncile de înot sunt de obicei formatate orizontal sau vertical. Punctul de pornire este colțul din stânga sus al graficului.
- Băncile de înot pot fi dificil de proiectat dacă aveți mai multe concepte care trebuie să călătorească înainte și înapoi între departamente. Acest lucru va duce la diagrame confuze.
Pasul 3. Aranjați diagrama de flux
Înainte de a începe să proiectați organigrama prin software, trageți-o pe o bucată de hârtie. Așezați conceptul de pornire în partea de sus și extindeți graficul sub acesta.
- Cele mai multe diagrame funcționează pe un principiu binar de bază. În punctele procesului în care apar variații, cititorului i se prezintă o întrebare Da sau Nu. Răspunsul va ghida cititorul către conceptul adecvat.
- Utilizați diferite forme pentru a reprezenta diferite tipuri de concepte sau decizii. Adăugarea de indicii vizuale va ajuta la lizibilitate și înțelegere.
Pasul 4. Separați procesele complexe
Dacă zonele din diagrama de flux devin prea dense, separați subprocesul într-o diagramă de flux nouă. Adăugați o casetă ca referință la subprocesul din diagrama de flux originală și cereți cititorului să revină la aceasta atunci când trece prin secțiunea extinsă.
Metoda 2 din 3: Creați o diagramă de flux în Excel
Pasul 1. Creați o grilă
Foile de calcul Excel sunt formatate în mod implicit pentru a avea celule mai late decât înalte. Pentru a crea o diagramă de flux uniformă, veți dori să setați dimensiunile celulei să fie pătrate. Pentru aceasta, faceți clic pe butonul Selectați toate celulele situat în colțul din stânga sus al foii de calcul.
- Faceți clic dreapta pe orice antet de coloană și selectați Column Width din meniu. Introduceți 2.14 în câmp și apăsați Enter. Acest lucru va schimba toate celulele în pătrate perfecte.
- Activați Snap to Grid din meniul Align din fila Layout sau Layout pagină. Acest lucru va face ca orice obiect creat să își ajusteze dimensiunea pentru a se potrivi cu grila, ajutându-vă să creați forme uniforme.
Pasul 2. Setați marginile
Dacă intenționați să exportați foaia de calcul în Word sau alt program, va trebui să vă asigurați că marginile se aliniază. Utilizați meniul Margins din fila Layout sau Layout pentru a ajusta marginile în funcție de software-ul către care exportați.
Puteți regla orientarea documentului (portret sau peisaj) utilizând meniul Orientare din fila Aspect. Diagramele de flux care merg de la stânga la dreapta ar trebui să fie formatate pentru peisaj
Pasul 3. Creați forme
Faceți clic pe fila Insert și selectați meniul Shapes. Selectați forma pe care doriți să o creați și apoi desenați dimensiunea casetei cu mouse-ul. După ce creați o formă, puteți schimba culoarea și stilul conturului folosind instrumentele din fila Format care se deschide.
Pasul 4. Adăugați text
Pentru a adăuga text la forme, faceți clic pe centrul formei și începeți să tastați. Puteți ajusta fontul și stilul în fila Acasă. Păstrați textul scurt și la obiect și asigurați-vă că este ușor de citit.
Pasul 5. Conectați formele
Deschideți meniul Forme din fila Inserare. Selectați stilul de linie care se potrivește cel mai mult nevoilor dvs. Plasați mouse-ul peste prima formă. Veți vedea că pe marginile sale apar mici căsuțe roșii care arată unde pot fi conectate liniile.
- Porniți linia în caseta roșie și trageți-o la a doua formă.
- Căsuțele roșii vor apărea pe a doua formă. Plasați punctul final al liniei pe una dintre aceste casete.
- Formele sunt acum conectate. Dacă mutați una, linia va rămâne conectată și își va regla unghiul în mod corespunzător.
- Adăugați comentarii la liniile de conectare prin inserarea unei casete de text, disponibilă din fila Inserare.
Pasul 6. Descărcați un șablon
În loc să creați o diagramă de flux de la zero, există o varietate de șabloane și vrăjitori Excel disponibile atât gratuit, fie pentru cumpărare online. Multe dintre acestea elimină cea mai mare parte a muncii din crearea unei diagrame.
Metoda 3 din 3: Creați o diagramă de flux în Word
Pasul 1. Introduceți o pânză
Cel mai simplu mod de a crea o diagramă de flux în Word este mai întâi să creați o pânză. O pânză permite mai multă libertate de a lucra cu forme și permite unele funcții care nu sunt disponibile în mod normal, cum ar fi liniile de conectare.
Faceți clic pe fila Inserare. Selectați meniul Shapes, apoi faceți clic pe New Drawing Canvas din partea de jos a meniului. O schiță punctată a pânzei va apărea în documentul dvs. Puteți regla dimensiunea pânzei manipulând colțurile
Pasul 2. Activați grila
Utilizarea unei grile vă va permite să creați forme uniforme. Pentru ao activa, faceți clic pe pânză pentru ao activa. În fila Format, faceți clic pe Align și apoi selectați Setări grilă. Bifați casetele pentru afișarea liniilor de grilă și pentru fixarea obiectelor.
Pasul 3. Creați forme
Cu pânza activă, selectați fila Insert și faceți clic pe meniul Shapes. Selectați forma pe care doriți să o adăugați. Folosiți mouse-ul pentru a desena forma la dimensiunea dorită. După ce creați o formă, puteți schimba culoarea și stilul conturului folosind instrumentele din fila Format care se deschide.
Pasul 4. Adăugați text
Pentru a adăuga text la o formă în Word 2007, faceți clic dreapta pe ea și selectați Adăugați text din meniu. Pentru Word 2010/2013, pur și simplu faceți clic pe formă și începeți să tastați. Puteți regla fontul și stilul din fila Acasă.
Pasul 5. Conectați formele
Deschideți meniul Forme din fila Inserare. Selectați stilul de linie care se potrivește cel mai mult nevoilor dvs. Plasați mouse-ul peste prima formă. Veți vedea că pe marginile sale apar mici cutii care arată unde pot fi conectate liniile.
- Porniți linia în casetă și trageți-o la a doua formă.
- Pe marginile celei de-a doua forme vor apărea cutii mici. Plasați punctul final al liniei pe una dintre aceste casete.
- Formele sunt acum conectate. Dacă mutați una, linia va rămâne conectată și își va regla unghiul în mod corespunzător.
- Adăugați comentarii la liniile de conectare prin inserarea unei casete de text, disponibilă din fila Inserare.
Ajutor diagramă
Exemplu de plan de diagramă
Sprijină wikiHow și deblocați toate mostrele.
Eșantion de diagramă
Sprijină wikiHow și deblocați toate mostrele.
Sfaturi și trucuri ale diagramei
Sprijină wikiHow și deblocați toate mostrele.
