Învățarea utilizării Mail Merge în Microsoft Word poate fi o sarcină descurajantă dacă încercați să utilizați ajutorul Microsoft. Vom contura un proces mult mai liniar - crearea unui fișier de adrese în Excel, fuzionarea în Word și adăugarea de intenții și detalii mai fine. Acest proces simplu vă poate economisi ore întregi de agitație cu etichete, asigurându-vă că nu recurgeți la scrierea de mână mai târziu!
Notă: Aceasta este pentru Office 2003; instrucțiunile pentru alte versiuni pot varia.
Pași
Pasul 1. Creați un fișier de adrese în Microsoft Excel inserând nume și adrese în modul următor:
Pasul 2. Rândul 1 ar trebui să aibă titlurile înainte de a începe să adăugați adresele de la rândul 2 înainte
- Plasați prenumele în coloana A.
- Plasați numele de familie în coloana B.
- Plasați adresele stradale în coloana C.
- Plasați orașele sau coloanele din Coloana D.
- Plasați județul în Coloana E.
- Plasați codurile poștale în coloana F.
- Salvați fișierul. Amintiți-vă locația și numele fișierului.
- Închideți Excel.
Pasul 3. Deschideți Word și accesați „Instrumente / Litere” și „Mailings / Mail Merge”
Dacă panoul de activități nu este deschis în partea dreaptă a ecranului, mergeți la Vizualizare / Panou de activități și faceți clic pe el. Ar trebui să apară panoul de activități
Pasul 4. Completați butonul radio Etichete din panoul de activități
Pasul 5. Faceți clic pe Opțiuni etichetă și alegeți eticheta pe care o utilizați din listă
Faceți clic pe OK după ce ați ales.
Pasul 6. Faceți clic pe Următorul:
„Selectați destinatarii”.
Pasul 7. Faceți clic pe „Răsfoiți” și navigați la fișierul pe care tocmai l-ați salvat în Excel și l-ați salvat în Documentele mele
Deschideți acest fișier și se va deschide o casetă de dialog. Toți destinatarii trebuie selectați în mod implicit. Dacă nu, faceți acest lucru și faceți clic pe OK.
Pasul 8. Faceți clic pe Următorul:
„Aranjați-vă etichetele”.
Pasul 9. Faceți clic pe „Mai multe articole
.. Lăsați câmpurile bazei de date (dreapta sus) selectate și faceți clic pe câmpurile pe care doriți să le introduceți. Faceți clic pe ele în ordinea în care vor apărea pe etichetă. Acesta este în mod normal Prenume, Prenume, Adresă, Oraș, județ, Poștal cod. Ignorați faptul că toate ajung pe o singură linie, când ați terminat de selectat, puteți adăuga spații și întoarceți carul acolo unde doriți pe etichetă. Când aveți toate câmpurile inserate, faceți clic pe OK. Dacă uitați un loc cursorul unde doriți să meargă (câmpul din dreapta cursorului va deveni probabil gri-este OK), apoi faceți clic din nou pe „Mai multe articole …” și alegeți câmpul pe care doriți să îl adăugați. Faceți clic o dată pe ÎNCHIS ați terminat de inserat toate câmpurile de care aveți nevoie.
Pasul 10. Adăugați spații și returnează transportul, astfel încât eticheta să arate corect
Ignorați-l când câmpul după locația pentru oricare dintre acestea devine gri, spațiul va fi adăugat în loc să înlocuiți câmpul.
Pasul 11. Împingem întreaga adresă ușor spre dreapta „mărind linia” o dată
Acest lucru depinde de mărimea etichetei pe care o utilizați, dar arată mai bine!
Dacă totul este acolo unde doriți, faceți clic pe Actualizați toate etichetele. Ar trebui să vedeți câmpurile copiate pe toate etichetele
Pasul 12. Faceți clic pe Următorul:
„Previzualizați-vă etichetele”.
Pasul 13. Dacă sunteți mulțumit, faceți clic pe Următorul:
„Finalizați îmbinarea”. În acest ecran puteți edita etichete individuale sau imprima. Merită să faceți clic pe EDITARE ETICHETE INDIVIDUALE și să faceți clic pe TOATE și OK chiar dacă sunteți mulțumit de aceasta, astfel încât să puteți accesa toate paginile etichetelor.
Salvați fișierul înainte de a face orice altceva
Pasul 14. Puteți utiliza, de asemenea, instrumente comerciale online pentru a efectua îmbinarea corespondenței pentru a crea etichete
Avantajul este că pot fi mai ușor și mai rapid de utilizat.