Poate părea greu să elimini un e-mail de afaceri important. Există atât de multe modalități de a termina mesajul! În cele din urmă, totuși, modul în care vă închideți e-mailul va depinde de câțiva factori diferiți. Acestea pot include lucruri cum ar fi cât de bine cunoașteți persoana către care scrieți, scopul e-mailului și dacă e-mailul dvs. face parte dintr-un lanț. Având în vedere acești factori, creați o propoziție finală adecvată. Apoi alegeți semnarea corectă și decideți ce să introduceți semnătura dvs.
Pași
Partea 1 din 3: Scrierea observațiilor de încheiere
Pasul 1. Reamintiți destinatarului scopul e-mailului dvs
Există o mulțime de motive pentru a scrie un e-mail într-un cadru de afaceri. Identificarea scopului principal al e-mailului vă va ajuta să determinați cel mai bun mod de a-l încheia.
- De exemplu, dacă faceți o solicitare, încheiați cu ceva de genul „Vă mulțumim pentru timpul acordat” sau „Vă mulțumim pentru considerație”.
- Dacă răspundeți la o solicitare de informații sau asistență, puteți încheia cu „Sper că acest lucru vă va ajuta!” sau „Spuneți-mi dacă există vreo altă modalitate prin care aș putea fi de ajutor”.
- Dacă organizați o întâlnire față în față, s-ar putea să încheiați cu ceva de genul „Ne vedem săptămâna viitoare!”
Pasul 2. Folosiți un ton adecvat pentru publicul dvs
Gândește-te cât de bine cunoști persoana căreia îi scrii, ce fel de relație ai cu ea și ce încerci să realizezi. Un e-mail către un manager de nivel superior sau un nou client important ar trebui să fie probabil mai formal decât un e-mail către un coleg de muncă bine-cunoscut.
- De exemplu, dacă stabiliți o întâlnire cu un client, o declarație de închidere bună ar putea fi ceva de genul: „Aștept cu nerăbdare întâlnirea noastră de pe 24. Dacă aveți întrebări, vă rugăm să mă contactați la 555-555-5555.”
- Pe de altă parte, dacă organizați o întâlnire prietenoasă cu un coleg pe care îl cunoașteți bine, poate fi perfect să încheiați cu ceva de genul „Sună bine! Ne vedem mâine!:)”
Pasul 3. Nu includeți o declarație de închidere dacă e-mailul dvs. face parte dintr-un lanț
Dacă acesta este primul dvs. e-mail despre subiectul în cauză sau dacă este un e-mail deosebit de important, atunci este probabil o idee bună să includeți o mulțumire finală sau „îndemnul la acțiune”. Cu toate acestea, scurtimea este importantă în e-mailurile de afaceri. Dacă e-mailul dvs. face parte dintr-un lanț lung, este posibil să nu fie nevoie să includeți nimic dincolo de cele mai esențiale informații.
De exemplu, dacă încheiați o conversație lungă prin e-mail cu șeful dvs. despre o sarcină, este posibil să nu fie nevoie să spuneți mult mai mult decât „Ok. Voi face asta înainte de sfârșitul zilei de vineri. –M.”
Partea 2 din 3: Alegerea unei deconectări
Pasul 1. Alegeți o deconectare care să corespundă tonului e-mailului
Dacă adresa dvs. de e-mail este formală, deconectați-vă cu ceva de genul „Cele mai bune salutări” sau (pentru o notă și mai formală) „Cu stimă”. Pentru e-mailurile mai puțin formale, este posibil să vă simțiți bine folosind ceva de genul „Aveți grijă” sau „Noroc”.
Dacă ați primit e-mailuri anterioare de la persoana căreia i-ați scris, s-ar putea să vă uitați la semnarea acestuia și să vă potriviți tonul cu al lor. De exemplu, dacă au tendința de a semna cu ceva de genul „Salutări calde”, ar trebui să vă semnați cu un nivel similar de formalitate
Pasul 2. Folosiți o semnare care se potrivește scopului dvs
La fel ca propoziția de închidere, o deconectare poate reflecta și scopul e-mailului dvs. De exemplu, dacă faceți o cerere simplă sau exprimați pe scurt recunoștința pentru ceva, puteți utiliza o semnare de tip „Mulțumesc” sau „Mulțumesc mult”, urmată de semnătura dvs.
Pasul 3. Evită orice lucru prea afectuos
Dacă nu cunoașteți foarte bine persoana căreia îi scrieți, evitați orice lucru prea slang, informal sau afectuos. În general, lucruri precum „Dragoste”, „XOXO” sau „Îmbrățișări” nu trebuie utilizate în e-mailurile de afaceri.
Pasul 4. Omiteți semnarea în e-mailuri scurte sau în lanț
Dacă e-mailul dvs. face parte dintr-un lanț lung sau dacă încercați să comunicați ceva foarte scurt și rapid unui coleg de muncă, este posibil să nu fie necesar să includeți deloc o semnare.
Dacă nu vă simțiți confortabil să renunțați complet la semnarea, o simplă semnare ca –Bernice sau –B. ar trebui să fie bine pentru e-mailurile scurte și informale
Partea 3 din 3: Semnarea e-mailului
Pasul 1. Includeți informațiile de identificare de bază
Cât de multe informații includeți în semnătura dvs. va depinde de cât de bine vă cunoașteți corespondentul și de cât de des ați comunicat cu aceștia.
- Un e-mail pentru prima dată ar trebui să includă cel puțin numele complet, funcția, locul de muncă și numărul de telefon.
- Când comunicați cu un coleg de serviciu sau cu cineva pe care îl trimiteți prin e-mail frecvent, este probabil suficient să semnați cu prenumele sau inițialul dvs.
Pasul 2. Păstrați semnătura pe scurt
În general, este mai bine să nu aglomerați un e-mail de afaceri cu o mulțime de text și imagini suplimentare. Evitați să adăugați ceva inutil la semnătura dvs. de e-mail, cum ar fi ghilimele, grafica strălucitoare sau o mulțime de linkuri.
Pasul 3. Configurați o semnătură automată
Dacă nu doriți să scrieți titlul postului și informațiile de contact de fiecare dată când trimiteți un e-mail important, vă recomandăm să creați o semnătură pe care clientul dvs. de e-mail să o poată adăuga automat la mesajele dvs.
Unele programe, cum ar fi Outlook, vă permit să creați mai multe semnături, astfel încât să îl puteți selecta pe cel mai potrivit pentru orice e-mail dat
sfaturi
-
Semnătura dvs. ar trebui să arate cam așa:
- Toate cele bune,
- Jane Doe, analist de piață
- MegaCorp
- 214-444-1234
- Este foarte ușor în majoritatea clienților de e-mail ca Outlook etc. să configurați o semnătură care se atașează automat la fiecare e-mail.
Avertizări
- Solicitați unei alte persoane să vă verifice munca dacă este posibil. Nu există nici un substitut pentru corectarea corectă.
- Editați și corectați toate scrisorile înainte de a le trimite - adică, citiți pentru gramatică și ortografie corecte și eliminați erorile tipografice. Schimbați limbajul ambiguu, de exemplu, cuvinte și fraze care sunt neclare sau care au un sens dublu.
- Folosirea unei verificări ortografice nu este infailibilă, deoarece software-ul va insera adesea un cuvânt scris corect, dar nu cuvântul corect pentru context. Faptul că „bankroll” s-a schimbat în „blank roll” schimbă cu adevărat semnificația propoziției. De asemenea, trebuie să vă bazați pe propriile cunoștințe despre subtilitățile gramaticale, deoarece sugestiile software-ului nu sunt întotdeauna corecte.
