4 moduri de a crea un PowerPoint eficient

Cuprins:

4 moduri de a crea un PowerPoint eficient
4 moduri de a crea un PowerPoint eficient

Video: 4 moduri de a crea un PowerPoint eficient

Video: 4 moduri de a crea un PowerPoint eficient
Video: Adaugarea efectelor de tranzitie intre slide uri si aplicarea unui design prezentarii 2024, Martie
Anonim

Ți-e teamă că PowerPoint-ul tău va adormi audiența? Sau că îți vei începe prezentarea doar pentru a-ți da seama că jumătate din diapozitivele tale sunt inutile? Probabil că v-ați prezentat o parte echitabilă a PowerPoint-urilor plictisitoare și acum sunteți hotărât că prezentarea dvs. va fi mai bună. Cu câteva modificări ușoare, puteți avea un PowerPoint eficient pe care publicul dvs. îl va găsi util și captivant.

Pași

Metoda 1 din 4: Crearea conținutului dvs

Creați un PowerPoint eficient Pasul 9
Creați un PowerPoint eficient Pasul 9

Pasul 1. Scrieți discursul înainte de a începe să creați PowerPoint

Este greu să faci o prezentare dacă nu știi ce intenționezi să spui. Brainstorm ceea ce intenționați să spuneți și împărțiți-l în bucăți. Apoi, faceți o schiță sau notați-vă notele. S-ar putea chiar să creați un script scurt.

Utilizați schița sau notele pentru a vă ajuta să decideți ce trebuie inclus în diapozitive

Creați un PowerPoint eficient Pasul 10
Creați un PowerPoint eficient Pasul 10

Pasul 2. Adaptați informațiile pentru a se potrivi publicului dvs

S-ar crea probabil prezentări foarte diferite pentru o clasă de liceeni față de un grup de directori de afaceri, chiar dacă subiectul este același. Luați în considerare vârsta medie și fundalul membrilor audienței dvs. atunci când vă scrieți diapozitivele. Prezentați-vă ideile într-un mod care le va fi ușor de digerat.

  • Dacă publicul dvs. va avea mai puține cunoștințe de fond despre subiectul dvs., evitați utilizarea jargonului și petreceți puțin mai mult timp explicând conceptele pe care trebuie să le înțeleagă.
  • Dacă vorbești cu oameni care știu multe despre subiectul tău, probabil că nu trebuie să incluzi la fel de mult background și s-ar putea să fii în regulă folosind un jargon comun.
  • Pentru un public cu medii mixte, este posibil să includeți câteva informații de fond, după cum este necesar, dar le puteți menține minime, astfel încât membrii publicului foarte bine informați să nu se plictisească.
Creați un PowerPoint eficient Pasul 11
Creați un PowerPoint eficient Pasul 11

Pasul 3. Includeți doar informații esențiale pentru a îmbunătăți lizibilitatea

Probabil că doriți să oferiți publicului dvs. cât mai multe informații, dar se vor chinui să citească diapozitive care sunt înghesuite cu text. Nu vă faceți griji cu privire la scrierea unor propoziții complete sau la enumerarea fiecărui detaliu. Includeți doar elementele esențiale, cum ar fi principalele puncte, date și concepte cheie.

  • Să presupunem că faceți o prezentare explicând rezultatele unui sondaj efectuat într-un parc local. Diapozitivul dvs. ar putea include puncte glonț care să spună „Sondaj realizat pe o perioadă de 3 luni”, „Doar adulți incluși”, „62% vor echipament de joacă nou” și „32% vor să fie instalat un dispozitiv de protecție”.
  • Prezentarea dvs. nu ar trebui să includă tot ceea ce intenționați să spuneți.
Creați un PowerPoint eficient Pasul 4
Creați un PowerPoint eficient Pasul 4

Pasul 4. Limitați-vă la 5 rânduri de text pe diapozitiv cu până la 6-8 cuvinte pe rând

Vrei ca publicul tău să asculte ceea ce spui, nu să citească paragrafe de informații pe diapozitive. Cele mai lungi diapozitive ar trebui să se limiteze la 5 rânduri, majoritatea diapozitivelor având 2 până la 4 rânduri de text. Alege-ți cuvintele cu atenție, astfel încât publicul să vadă doar ceea ce trebuie să-și amintească din prezentarea ta.

Aceasta înseamnă că diapozitivele dvs. nu trebuie să conțină mai mult de 40 de cuvinte

Metoda 2 din 4: Proiectarea prezentării dvs

Creați un PowerPoint eficient Pasul 1
Creați un PowerPoint eficient Pasul 1

Pasul 1. Aplicați un șablon consistent care are o schemă de culori minimalistă

Nu vă stresați prea mult în legătură cu tema dvs. Nu aveți nevoie de o paletă de culori complicată sau de un design unic pentru a crea un PowerPoint captivant. Majorității oamenilor le place un format simplu, ușor pentru ochi. Alegeți un șablon care include 2-3 culori și un design simplu.

  • Când deschideți o nouă prezentare PowerPoint, fila șablon se va deschide automat. Puteți alege un șablon prezentat sau puteți căuta un anumit stil. Cel mai bine este să setați un șablon înainte de a face orice altceva, deoarece schimbarea șablonului dvs. poate muta poziționarea textului și a imaginilor existente.
  • De exemplu, puteți alege un șablon care are o margine simplă și care utilizează o schemă de culori negru și galben sau maro și alb. Dacă reprezentați o organizație, puteți folosi culorile acestora.
  • Prezentările PowerPoint sunt de obicei în peisaj, deci este, în general, mai bine să nu schimbați orientarea diapozitivului în portret.
Creați un PowerPoint eficient Pasul 2
Creați un PowerPoint eficient Pasul 2

Pasul 2. Alegeți culori contrastante pentru fundal și text pentru lizibilitate

Alegerea culorilor greșite vă poate face diapozitivele greu de citit. Dacă fundalul dvs. este de culoare închisă, alegeți o culoare deschisă pentru fontul dvs. Dacă folosiți o culoare deschisă pentru fundal, mergeți cu un font întunecat. Utilizați aceleași culori pe toate diapozitivele.

  • De obicei, este bine să folosiți culorile implicite pentru tema pe care o alegeți. Cu toate acestea, ați putea decide să le modificați dacă textul se amestecă în fundal.
  • Puteți schimba culorile folosind caseta de culori din bara de instrumente din partea de sus a ecranului.
  • De exemplu, puteți utiliza text alb pe un fundal maro sau text negru pe un fundal alb. În general, textul ușor pe un fundal întunecat este cel mai ușor de citit.
  • Folosiți întotdeauna fundaluri solide. Imprimările și desenele pot arăta frumos, dar îngreunează publicului dvs. să vă citească textul.
  • Nu folosiți niciodată roșu și verde împreună sau albastru și galben împreună, deoarece persoanele care sunt daltoniste nu vor putea citi materialul.
Creați un PowerPoint eficient Pasul 3
Creați un PowerPoint eficient Pasul 3

Pasul 3. Alegeți un font clar, lizibil pentru titluri și textul corpului

Este în regulă să utilizați un singur font pentru întreaga dvs. prezentare, dar este posibil să preferați să utilizați un font de titlu pentru titlurile diapozitivelor și un font text pentru informațiile din corpul diapozitivelor. Cu toate acestea, rezistați dorinței de a utiliza mai multe fonturi pentru diferite tipuri de informații, deoarece vă poate face prezentarea să arate neprofesionistă și ar putea confunda publicul.

  • Ca și în cazul culorilor, ați putea decide să utilizați fonturile implicite care vin cu tema pe care o alegeți. Cu toate acestea, asigurați-vă că dimensiunea fontului nu este prea mică.
  • Veți vedea meniuri derulante pentru stilul fontului și dimensiunea fontului de-a lungul barei de instrumente din partea de sus a ecranului. Faceți clic pe meniu pentru a selecta stilul și dimensiunea dorită.
  • Fonturile sans serif, cum ar fi Arial și Helvetica, sunt cele mai ușor de citit într-o prezentare, deci sunt o opțiune excelentă. S-ar putea să folosiți Arial pentru titlurile dvs. și Helvetica pentru textul corpului.
  • Nu utilizați un font distractiv sau prost, cum ar fi Comic Sans. Acestea vă pot face PowerPoint mai puțin eficient subminând mesajul dvs.
Creați un PowerPoint eficient Pasul 4
Creați un PowerPoint eficient Pasul 4

Pasul 4. Setați fontul între 24 și 48 de puncte, astfel încât să fie vizibil

Când vă uitați la prezentarea dvs. pe ecranul unui computer, un font mic arată excelent. Cu toate acestea, odată ce prezentarea dvs. este proiectată pe un ecran, fontul respectiv poate fi prea mic pentru ca majoritatea publicului dvs. să îl poată citi. Setați întotdeauna fontul la cel puțin 24 de puncte, astfel încât oamenii să vă poată vedea textul și să utilizați aceeași dimensiune a fontului pentru toate diapozitivele.

  • Pentru a vedea dacă fontul este suficient de mare, stați la aproximativ 1,8 metri distanță de monitorul computerului și vedeți dacă puteți citi fontul.
  • Luați în considerare câte persoane vor fi în publicul dvs. atunci când setați fontul. Dacă faceți o prezentare într-o mică sală de conferințe, un font de 24 de puncte va arăta foarte bine. Cu toate acestea, dacă prezentați într-un auditoriu mare, poate fi necesar să folosiți un font de 48 de puncte.
Creați un PowerPoint eficient Pasul 5
Creați un PowerPoint eficient Pasul 5

Pasul 5. Aliniați textul la stânga, astfel încât să fie ușor de citit

Deși nu există nicio regulă care să nu vă poată centra textul, în general este mai ușor pentru publicul dvs. să citească textul dacă este aliniat la stânga. Astfel, punctele glonț se vor alinia îngrijit. Dacă doriți ca textul dvs. să fie în centrul paginii, micșorați pur și simplu dimensiunea casetei de text și utilizați mouse-ul pentru a muta caseta din centrul diapozitivului.

De asemenea, puteți umple spațiul gol de pe diapozitiv cu o imagine

Creați un PowerPoint eficient Pasul 6
Creați un PowerPoint eficient Pasul 6

Pasul 6. Folosiți text aldin sau mărit pentru titluri sau fapte cheie

Este bine să omiteți acest lucru, dar este posibil să aveți câteva puncte sau date pe care doriți să le evidențiați în prezentare. Dacă da, mergeți mai departe și îndrăznește textul respectiv sau măriți-l ușor, astfel încât să iasă în evidență. Asigurați-vă că utilizați acest lucru minim, astfel încât publicul să recunoască faptul că textul evidențiat este important.

  • De exemplu, puteți îndrăzni orice statistică pe care o utilizați în prezentare. Ai putea scrie „Până la 64% dintre studenți și-au îmbunătățit rezultatele testelor.”
  • În mod similar, îl puteți folosi pentru a evidenția formulări specifice, cum ar fi „Majoritate foarte satisfacut cu servicii de parc.”
Creați un PowerPoint eficient Pasul 7
Creați un PowerPoint eficient Pasul 7

Pasul 7. Selectați o tranziție de bază pentru diapozitive care nu vă distrage atenția

Aveți atât de multe tranziții distractive dintre care puteți alege și puteți fi tentați ca diapozitivele să zboare, să dispară sau să se rotească atunci când faceți clic pe următorul diapozitiv. Cu toate acestea, membrii publicului găsesc acest lucru enervant după câteva diapozitive și poate distrage atenția de la mesajul dvs. În schimb, alegeți o singură tranziție simplă pentru a trece de la diapozitiv la diapozitiv.

  • Puteți selecta și modifica tranzițiile făcând clic pe fila tranziții de-a lungul partea de sus a ecranului. Când meniul se deschide, faceți clic pe tranziția pe care doriți să încercați să vedeți o previzualizare.
  • Tranziția de estompare este o opțiune excelentă. Când faceți clic pe următorul diapozitiv, partea curentă va dispărea pentru a dezvălui noul diapozitiv.
  • S-ar putea să încercați și tranziția capacului, în care noul diapozitiv pare să se miște în fața diapozitivului vechi.
Creați un PowerPoint eficient Pasul 8
Creați un PowerPoint eficient Pasul 8

Pasul 8. Limitați animațiile și efectele sonore pentru un aspect mai profesional

Probabil că ați văzut prezentări în care cuvintele ricoșau pe ecran sau sună un clopoțel la schimbarea diapozitivului. Cu toate acestea, prezentarea dvs. va fi mai eficientă dacă vă păstrați designul simplu. Folosiți aceste caracteristici numai dacă doriți să evidențiați un anumit diapozitiv sau o anumită informație.

S-ar putea să folosiți animații pe un singur diapozitiv, care este foarte important pentru prezentarea dvs. De exemplu, dacă utilizați o diagramă pentru a prezenta unele date, este posibil să includeți un efect de sunet doar pe diapozitivul graficului

Metoda 3 din 4: plasarea conținutului pe diapozitive

Creați un PowerPoint eficient Pasul 12
Creați un PowerPoint eficient Pasul 12

Pasul 1. Planificați să petreceți aproximativ 1 minut pe fiecare diapozitiv

Nu doriți să schimbați diapozitivele prea des, deoarece publicul dvs. ar putea pierde concentrarea. În general, aveți nevoie de aproximativ 1 diapozitiv pentru fiecare minut al prezentării. Includeți suficiente informații pe fiecare diapozitiv pentru a umple acel minut.

  • Cantitatea de informații de care aveți nevoie pentru fiecare diapozitiv va depinde de ceea ce intenționați să spuneți. Luați în considerare cât de multe explicații veți da despre fiecare punct pentru a vă ajuta să decideți câte informații să includeți în fiecare diapozitiv.
  • Nu trebuie să petreceți exact 1 minut pe fiecare diapozitiv, dar folosiți-l ca un ghid aproximativ. Este în regulă să petreceți 45 de secunde pe un diapozitiv și 90 de secunde pe altul. Cu toate acestea, încercați să evitați diapozitivele pe care cheltuiți doar 20 - 30 de secunde.
  • Risti să pierzi atenția publicului de fiecare dată când schimbi diapozitivele, deci nu vrei să o faci prea des.
Creați un PowerPoint eficient Pasul 13
Creați un PowerPoint eficient Pasul 13

Pasul 2. Reduceți la minimum utilizarea punctuației, deoarece vă împiedică diapozitivul

Probabil că vă faceți griji cu privire la utilizarea unei gramatică proastă în prezentarea dvs., dar un PowerPoint este diferit de un eseu sau un raport. Nu vă faceți griji dacă puneți virgule sau puncte la sfârșitul listelor glonț. În plus, încercați să reduceți orice propoziție lungă, astfel încât să nu aibă nevoie de punctuație. Este complet în regulă să ai fragmente de propoziții într-un PowerPoint.

Dacă folosiți o mulțime de punctuație, probabil că aveți prea multe informații pe diapozitive. Întoarce-te și vezi ce poți tăia pentru a ajunge la esențial

Creați un PowerPoint eficient Pasul 15
Creați un PowerPoint eficient Pasul 15

Pasul 3. Nu utilizați toate majusculele, cu excepția titlurilor

S-ar putea să credeți că scrierea cu majuscule a unui cuvânt sau a unei fraze întregi subliniază importanța cuvintelor, dar este mai greu pentru publicul dvs. să citească textul care este în toate majusculele. În plus, oamenii percep de obicei textul cu majuscule ca strigând. Utilizați majuscule pentru toate textele blocate de pe diapozitive, astfel încât acestea să fie ușor de citit.

Amintiți-vă, puteți oricând să îndrăzniți cuvinte importante pentru a atrage atenția asupra lor

Creați un PowerPoint eficient Pasul 14
Creați un PowerPoint eficient Pasul 14

Pasul 4. Folosiți o listă de marcatori pentru a prezenta punctele cheie

Listele de gloanțe sunt pâinea și untul unei prezentări PowerPoint. Majoritatea diapozitivelor dvs. vor consta în liste cu glonț de cuvinte și fraze. Încercați să includeți aproximativ 2-4 puncte cheie per diapozitiv.

Dacă comparați sau contrastați un subiect, puteți crea 2 coloane pe diapozitiv. În mod ideal, limitați fiecare coloană la 3-4 puncte glonț, astfel încât să fie ușor de citit

Creați un PowerPoint eficient Pasul 15
Creați un PowerPoint eficient Pasul 15

Pasul 5. Afișați datele în diagrame sau grafice, astfel încât să fie ușor de înțeles

Este în regulă dacă prezentarea dvs. nu are diagrame sau grafice, dar folosiți-le dacă puteți. O diagramă sau un grafic frumos va crește profesionalismul prezentării dvs. și le puteți crea cu ușurință în PowerPoint. Dedicați o diapozitivă completă unei diagrame sau unui grafic dacă utilizați una.

  • De exemplu, puteți utiliza o diagramă cu bare pentru a reprezenta creșterea vânzărilor sau o diagramă pentru reprezentarea suportului pentru o poziție.
  • Nu utilizați mai mult de 4 culori pe o diagramă, deoarece diapozitivul dvs. va părea prea ocupat.
Creați un PowerPoint eficient Pasul 16
Creați un PowerPoint eficient Pasul 16

Pasul 6. Includeți imagini de înaltă calitate sau clip-art pentru a echilibra diapozitivele

Dacă doriți să vă uimiți publicul, majoritatea diapozitivelor dvs. ar trebui să includă o imagine. Alege fotografii care să ilustreze sau să reprezinte ideile tale. Poziționați-le vizavi de text sau în spațiul negativ de pe diapozitiv. Folosiți-vă imaginile pentru a ilustra ceea ce este în diapozitive sau pentru a înlocui textul.

  • Folosiți 1 sau 2 imagini per diapozitiv, dar nu utilizați mai mult de 2.
  • Verificați dacă imaginile dvs. vor arăta bine atunci când sunt proiectate pe un ecran.
  • Nu utilizați imagini care nu corespund textului dvs., deoarece vă pot deruta publicul. De exemplu, ați putea folosi o fotografie a unui picnic dacă faceți o prezentare despre parcuri, dar aceeași fotografie ar fi confuză dacă vorbiți despre asistență medicală.
  • Aveți grijă când utilizați clip-art. Clipurile de bază pot părea învechite pentru unii membri ai publicului, deci utilizează doar imagini de calitate.
Creați un PowerPoint eficient Pasul 17
Creați un PowerPoint eficient Pasul 17

Pasul 7. Încorporați videoclipurile pe care le utilizați, astfel încât acestea să fie ușor de vizionat

Nu este nevoie să folosiți un videoclip în PowerPoint, așa că nu vă faceți griji în legătură cu acest lucru, dacă nu aveți deja planuri de utilizare. Cu toate acestea, poate doriți să utilizați un videoclip pentru a vă susține ideile sau pentru a ilustra un punct. Dacă da, încorporați-l în PowerPoint, astfel încât să se poată reda cu ușurință în timpul prezentării. În acest fel, nu va trebui să faceți clic din PowerPoint pentru a afișa videoclipul.

Să presupunem că faceți o prezentare despre piesa Macbeth. S-ar putea să intenționați să utilizați clipuri de film cu scene importante în timpul prezentării. Încorporarea lor va facilita redarea clipului în timp ce sunteți încă în modul de prezentare

Metoda 4 din 4: Finalizarea PowerPoint-ului

Creați un PowerPoint eficient Pasul 18
Creați un PowerPoint eficient Pasul 18

Pasul 1. Corectați-vă prezentarea pentru a verifica erori de ortografie și greșeli de scriere

Toată lumea face greșeli, așa că întotdeauna citiți corect ceea ce scrieți înainte să-l eliberați în lume. Faceți clic pe diapozitive în modul de prezentare, astfel încât să puteți vedea cum vor arăta publicul dvs. Parcurgeți fiecare diapozitiv pentru a vă asigura că titlul și textul bloc sunt corecte.

  • Asigurați-vă că corectați orice greșeli.
  • Dacă puteți, rugați pe cineva în care aveți încredere să corecteze și prezentarea. Este posibil să detecteze erori pe care nu le vedeți imediat.
Creați un PowerPoint eficient Pasul 19
Creați un PowerPoint eficient Pasul 19

Pasul 2. Exersați-vă vorbirea în timp ce vă deplasați diapozitivele înainte și înapoi

Sună o prostie, dar s-ar putea să vă împiedicați în timpul prezentării când este timpul să schimbați diapozitivele. Rulați prezentarea de câteva ori pentru a vă asigura că puteți face clic fără încetare prin diapozitive. Nu vă uitați la diapozitive în timp ce susțineți prezentarea, deoarece acest lucru face ca publicul să simtă că le citiți. În schimb, consultați un script sau note dacă nu puteți recita discursul din memorie.

  • Exersează-ți discursul în fața unei oglinzi sau filmează-te singur, astfel încât să poți aduce toate îmbunătățirile necesare. În plus, cronometrează-te dacă ai o limită de timp.
  • Este important să mergeți atât înainte, cât și înapoi, deoarece membrii publicului vă pot cere să vă întoarceți. În mod similar, ați putea sări peste un slide în mod accidental în timp ce dați clic înainte.
Creați un PowerPoint eficient Pasul 20
Creați un PowerPoint eficient Pasul 20

Pasul 3. Verificați dacă puteți vedea textul de departe dacă este posibil

Ați făcut deja tot ce puteți pentru a vă asigura că prezentarea dvs. este perfectă, dar vă puteți găsi în continuare cu diapozitive neclare. Dacă puteți, revizuiți PowerPoint pe ecranul proiectorului înainte de a vă prezenta prezentarea. Verificați dacă diapozitivele sunt ușor de citit chiar și din spatele camerei. Dacă nu le puteți vedea, încercați să măriți fontul sau să măriți proiecția.

Încercați să nu vă faceți griji dacă nu vă puteți verifica prezentarea în prealabil. Este posibil ca prezentarea dvs. să fie bună

Creați un PowerPoint eficient Pasul 21
Creați un PowerPoint eficient Pasul 21

Pasul 4. Eliminați textele sau imaginile greu de văzut pe ecranul proiectorului

Uneori, o imagine care arată perfect pe ecranul computerului se transformă într-un blob neclar atunci când o proiectați pe un ecran. În mod similar, textul poate fi ușor de citit pe computer, dar poate rula împreună în modul de prezentare. Dacă întâmpinați probleme la citirea a ceva din diapozitiv, ștergeți-l. Încercați să o înlocuiți dacă aveți timp înainte să fiți programat să susțineți prezentarea.

Este mai bine să aveți spațiu gol pe diapozitiv decât să aveți imagini sau cuvinte pe care publicul dvs. nu le poate citi. Probabil că se vor distra încercând să distingă ce este pe diapozitiv

Creați un PowerPoint eficient Pasul 22
Creați un PowerPoint eficient Pasul 22

Pasul 5. Rugați pe cineva de încredere să vă urmărească PowerPoint și să ofere feedback

În majoritatea cazurilor, nu trebuie să vă faceți griji cu privire la acest lucru. Cu toate acestea, este posibil să doriți feedback suplimentar la o prezentare foarte importantă. Căutați pe cineva care este similar cu datele demografice ale publicului dvs. Arată-le prezentarea ta și vezi ce părere au.

  • De exemplu, să presupunem că veți fi un vorbitor principal la o strângere de fonduri. Aceasta este o prezentare destul de importantă, așa că s-ar putea să doriți ca cineva să o verifice în prealabil. Cu toate acestea, probabil că nu veți avea nevoie de feedback cu privire la fiecare prezentare de lucru pe care o faceți.
  • Dacă persoana respectivă oferă critici constructive care au sens pentru dvs., s-ar putea să vă revizuiți PowerPoint-ul.

sfaturi

  • Este mai probabil ca publicul dvs. să vă asculte discursul și să ia notițe dacă aveți mai puțin text pe diapozitive.
  • Asigurați-vă că vă salvați des munca.
  • Folosiți captatori de atenție pentru a-i atrage pe ascultători pe subiectul dvs.
  • Memorați-vă informațiile, astfel încât să nu citiți prezentarea. PowerPoint-ul tău ar trebui să-ți sprijine discursul ca pe o schiță.
  • Asigurați-vă că puteți citi toate diapozitivele înainte de a ține discursul.
  • Nu utilizați fonturi sau imagini prostești, deoarece vă pot face să arătați neprofesionist.

Recomandat: