O cutie poștală neîngrijită ar putea face dificilă găsirea e-mailurilor necesare utilizatorilor. Microsoft Outlook a furnizat instrumente destul de utile care vă ajută să vă filtrați e-mailurile și să vă organizați mesajele într-un mod mai ușor de gestionat. Outlook vă poate ajuta chiar să vă sporiți eficiența și performanța. Fie că utilizați Outlook 2010, Outlook 2007 sau Outlook 2003, vă puteți gestiona cu ușurință e-mailurile, utilizând următoarele instrumente pentru a curăța Mesaje primite, precum și pentru a facilita găsirea informațiilor de care aveți nevoie.
Pași
Metoda 1 din 6: Filtrare
Pasul 1. Filtrează rapid mesajele
Outlook 2010 are o nouă funcție care ajută la sortarea mesajelor după date și la aranjarea acestora în conversație.
- Când utilizați această caracteristică, mesajele care au aceeași temă vor apărea ca Conversație, iar utilizatorii le pot vizualiza, extinde sau micșora făcând clic pe pictograma din stânga liniei Subiect. Mesajele din fiecare conversație sunt clasificate cu cel mai nou mesaj plasat deasupra. Când se primește un mesaj nou, toată conversația se va muta în partea de sus a listei de e-mailuri, care vă ajută să urmăriți cu ușurință fluxul de e-mailuri.
- Pentru a activa conversația, în fila Vizualizare a grupului Conversație, bifați caseta Afișați ca conversație. Puteți reduce dimensiunea unei conversații cu caracteristica Curățare. Această funcție vă va ajuta să eliminați mesajele duplicate din conversație.
- În fila Acasă din grupul Ștergere, faceți clic pe Curățare, apoi faceți clic pe Curățare conversație. În toate versiunile de Outlook, utilizatorii pot găsi mai rapid mesajele din folderul cutiei poștale schimbând modul în care sunt clasificate în dosarul de e-mail. De exemplu, puteți să vă sortați e-mailurile după dată, expeditor și dimensiunea fișierului sau nivelul de importanță.
Pasul 2. Folosiți titluri de subiect standardizate
Energia mentală necesară pentru a schimba focalizarea între subiecte în continuă schimbare te scurge, nu volumul. Tindeți să citiți în ordine secvențială fie cronologic, fie de „cea mai importantă persoană”. Acesta este un burnout al creierului. Folosiți în schimb această regulă; se aplică e-mailurilor din rapoarte directe și funcționează mai bine decât lanțurile de conversații.
- Identifică primele 2-5 proiecte care te preocupă cel mai mult; creați titluri de subiect pentru a le reflecta.
- Anunțați echipa că veți acorda o atenție inițială tuturor acelor e-mailuri cu aceste titluri de subiect standard. Aceste subiecte sunt proiectele dvs. prioritare în acest moment - e-mailul dvs. va fi sortat după linia subiectului și prioritatea principală va fi citită / răspunsă mai întâi.
- Indicați clar că e-mailurile cu titlu necorespunzător vor afișa pe lista neagră expeditorul care a comis o infracțiune timp de 1-x zile.
Metoda 2 din 6: Gruparea
Pasul 1. Grupați aceleași mesaje în foldere
Prin crearea unui nou folder de e-mail, utilizatorii pot grupa mesajele aferente în dosare. De exemplu, puteți grupa mesajele după subiect, proiect, comunicare sau alte categorii care sunt adecvate lucrărilor sau hobby-urilor dvs. Utilizatorii pot crea, de asemenea, un dosar pentru toate mesajele trimise de la șeful dvs. sau de la cineva important, inclusiv informațiile principale care trebuie salvate. Pentru a crea un folder nou în Outlook 2010, în fila Folder, în New, faceți clic pe Folder nou. Pentru a crea un folder nou în Outlook 2007 sau Outlook 2003, în bara de meniu, faceți clic pe Fișier, alegeți Nou, apoi Folder.
Metoda 3 din 6: Căutați folderul
Pasul 1. Creați un folder de căutare pentru a găsi mesajele
Căutare dosar este un mod rapid și convenabil de a găsi o colecție de mesaje de e-mail. Nu salvează niciun mesaj, dar oferă folderele virtuale care afișează toate mesajele din Mesaje primite pe baza atributelor pe care le căutați. Folderele de căutare Outlook oferă funcții implicite, cum ar fi Poșta necitită, dar puteți crea și propria regulă. De exemplu, puteți utiliza folderul de căutare pentru a găsi toate informațiile legate de un anumit proiect, un client important sau o întâlnire viitoare.
- Pentru a crea un folder de căutare în Outlook 2010, în fila Mail din fila Folder, în New, faceți clic pe New Search Folder.
- Pentru a crea un folder de căutare în Outlook 2007 sau Outlook 2003, în e-mailul din meniul Fișier, mutați mouse-ul în nou, apoi faceți clic pe căutare folder.
Metoda 4 din 6: Filtru de e-mail
Pasul 1. Reduceți e-mailurile nedorite cu filtrul de e-mail
Păstrați mesajele de e-mail inutile din Mesaje primite utilizând filtrul de e-mail nedorit Outlook. Acest filtru va trimite e-mailurile care sunt semnalate ca e-mailuri nedorite într-un folder separat din cutia poștală. Utilizatorii pot vizualiza conținutul acestui folder pentru a se asigura că nu există e-mailuri valide trimise în mod eronat acestuia. Dacă da, ar trebui să reglați filtrul pentru a evita în viitor un semn greșit pe mesaje.
Metoda 5 din 6: categoria de culori
Pasul 1. Alocați o categorie de culori
Alocați o culoare unui grup de mesaje de e-mail fără legătură și altor categorii din Outlook, cum ar fi note, contacte și întâlniri. De acolo, utilizatorii le pot identifica și sorta cu ușurință. De exemplu, puteți urmări cu ușurință toate mesajele, întâlnirile și contactele pentru proiectul de vânzare a computerelor, creând o categorie numită „Vânzări computer” și atribuindu-i mesajele.
Metoda 6 din 6: Marcare
Pasul 1. Semnalizați pentru urmărire
Utilizatorii pot utiliza funcția Semnalizare pentru urmărire pentru a semnaliza mesajele de e-mail și sarcinile pentru a le ajuta să le sorteze sau să le marcheze. Steagurile vă vor solicita să urmăriți o problemă, să indicați cererea cuiva sau comanda pentru un mesaj solicitat și contact. De asemenea, vă pot aranja ușor folderul de e-mail, deoarece știți exact ce să faceți și când să o faceți. Rețineți că atunci când creați o sarcină și setați o dată expirată pentru sarcină, aceasta va fi marcată automat, astfel încât să nu uitați data expirată pentru acțiune și să o îndepliniți.
