Întreprinderile angajează profesioniști în resurse umane pentru a gestiona totul, de la problemele de salarizare și politici la plângeri legale. Dacă aveți o întrebare juridică sau de politică sau o problemă gravă cu unul dintre colegii dvs. de muncă, poate fi necesar să contactați un reprezentant din departamentul de resurse umane. Resursele umane pot fi, de asemenea, primul departament pe care îl contactați la o anumită companie. Este o idee bună să începeți această conversație cu un e-mail simplu și formal care să prezinte persoana respectivă la problema dvs. specifică.
Pași
Metoda 1 din 3: Scrierea și trimiterea e-mailului
Pasul 1. Adresați-vă adresa de e-mail persoanei potrivite
Verificați directorul de resurse umane și vedeți dacă există o persoană desemnată să se ocupe de tipul de problemă la care aveți nevoie. De asemenea, poate exista un punct de contact atribuit departamentului dvs. din companie. Dacă sunteți îngrijorat de faptul că problema dvs. este luată în serios, puteți contacta direct și șeful resurselor umane.
Verificați din nou că numai persoana pe care doriți să o contactați este adresată în e-mail. Mai ales dacă este vorba de o problemă privată sau delicată, nu doriți să o trimiteți accidental persoanei greșite. Fiți deosebit de atenți la eliminarea oricăror liste care ar trimite e-mailul la un grup stabilit de angajați
Pasul 2. Scrieți un subiect specific, indicând necesitatea acțiunii
Un subiect clar care comunică atât problema dvs., cât și nivelul de urgență pe care i-l atribuiți va ajuta resursele umane să vă prioritizeze problema. Dacă lăsați acest rând necompletat sau neclar, corespondența dvs. poate fi îngropată în căsuța de e-mail a cuiva.
Utilizați linii precum: „Problemă juridică - acțiune necesară”, „Schimbarea circumstanțelor personale - necesitate atenție imediată”, „Întrebare de politică urgentă” sau „Interviu recent - Mulțumesc”
Pasul 3. Folosiți salutări oficiale la începutul și la sfârșitul e-mailului
Vrei să dai un ton formal și profesional la începutul acestei conversații. Acest lucru va ajuta resursele umane să știe că tratați problema cu seriozitate. Chiar dacă îl cunoașteți personal pe reprezentant, amintiți-vă că acesta este o discuție profesională, mai degrabă decât doar o prietenie.
Începeți cu „Dragă [numele complet al reprezentantului]” și încheiați cu „Cu stimă” sau „Vă mulțumim pentru timpul acordat, [Numele dvs. complet]”
Pasul 4. Scrieți conținut clar, direct și specific
Ține-ți propozițiile scurte și la obiect. Nu furnizați mai multe informații decât este necesar, deoarece nu doriți ca cititorul să se blocheze în e-mail. Nu includeți detalii care ar putea confunda resursele umane cu privire la problema dvs. Puteți aborda detalii complicate personal.
Pasul 5. Descrieți problema cu precizie
Explicați natura exactă a problemei dvs. Furnizați o cronologie a momentului în care a început sau va începe problema. Clarificați dacă credeți că aceasta este o problemă juridică sau o problemă care poate fi gestionată de companie.
Dacă contactați resurse umane pentru a întreba despre oportunitățile de muncă, nu veți introduce o problemă. Mai degrabă, prezentați-vă și explicați contactul dvs. trecut cu compania. Fii clar cu privire la acțiunile pe care te aștepți sau ți-ai dori să le ia reprezentantul
Pasul 6. Rețineți dacă aveți documentația problemei dvs
Resursele umane vor dori să știe imediat cum să abordeze problemele legale sau de politică. Documentația dvs. poate afecta răspunsul acestora, deoarece va ajuta la clarificarea atât a gravității problemei, cât și a repercusiunilor juridice cu care se poate confrunta un anumit angajat. Spune-i reprezentantului tău orice „dovadă” pe care o ai în posesia ta și propune-te să o aduci la o întâlnire personală.
- Dacă este posibil, veți dori să prezentați resurse umane dovezi cu privire la orice probleme legale. Din păcate, majoritatea departamentelor de resurse umane vor încerca să protejeze compania dacă pot.
- Dacă vă confruntați cu hărțuirea sau discriminarea, păstrați o evidență a datelor incidentelor și salvați orice corespondență scrisă care include un limbaj incriminator.
- Păstrați copii atât electronice, cât și pe hârtie ale oricărei documentații pe care le furnizați resurselor umane. Ar trebui să păstrați originalul și să furnizați resurse umane cu copii.
Pasul 7. Explicați ce ați făcut pentru a rezolva problema
Este posibil să fi încercat deja să rezolvați problema înainte de a contacta resursele umane. Poate că ați avut o conversație cu șeful sau colegul dvs. sau chiar le-ați notificat că veți contacta resursele umane. Reprezentantul va aprecia că are aceste informații, deoarece le va ajuta să înțeleagă cine este deja conștient de această problemă.
Pentru probleme legate de schimbarea circumstanțelor personale, această comunicare se poate simți mai puțin formală. De exemplu, dacă mergi în concediu de maternitate sau paternitate, probabil că ți-ai informat șeful de statutul tău și pur și simplu îți urmezi resursele umane
Pasul 8. Solicitați o întâlnire personală
O întâlnire în care stați față în față cu reprezentantul dvs. vă va ajuta să discutați problema în detaliu. Acest lucru va oferi reprezentantului posibilitatea de a pune orice întrebări suplimentare sau de clarificare. E-mailul dvs. este locul perfect pentru a începe programarea acelei întâlniri critice. Informați-i despre blocurile din programul dvs. și cereți-le să planifice în consecință.
Pasul 9. Asigurați-vă că informațiile dvs. de contact sunt incluse
Este posibil ca resursele umane să dorească să vă contacteze prin telefon, așadar includeți mai multe metode de contact în partea de jos a e-mailului. Aceste informații pot merge direct sub numele dvs. după ce v-ați deconectat de la corespondență. Verificați de două ori acuratețea numerelor de telefon și a e-mailurilor pe care le-ați furnizat.
Pasul 10. Editați-vă adresa de e-mail pentru greșeli de greșeală, ortografie și gramaticale
Majoritatea serviciilor de e-mail au un serviciu de verificare ortografică. Apoi, citiți prin e-mail pentru a prinde greșeli gramaticale, cuvinte lipsă și probleme de claritate.
Metoda 2 din 3: Urmărirea unui e-mail trimis
Pasul 1. Mulțumesc resurselor umane pentru orice răspuns pe care îl trimit
În primul rând, mulțumește-i reprezentantului că și-a luat timp să analizeze cazul tău, deoarece acest lucru va da imediat un ton de curtoazie în conversația ta. Asigurați-vă că răspundeți la orice răspuns trimis rapid de resursele umane. Acest lucru va indica faptul că rămâneți îngrijorat de această problemă și ar trebui să vă comunice și dorința de a o aborda mai devreme decât mai târziu.
Pasul 2. Organizați toate materialele necesare pentru întâlnirea personală
Pregătiți-vă pentru întâlnire prin crearea unui folder de fișiere special care conține orice documente pe care intenționați să le aduceți. Dacă aveți o întrebare de politică, aduceți manualul angajaților cu politicile specifice marcate. Acest lucru va ajuta întâlnirea să se desfășoare fără probleme odată ce ajungeți.
Pasul 3. Luați în considerare angajarea unui consilier juridic dacă aveți probleme legale
Dacă sunteți îngrijorat să vă protejați de orice acțiune pe care compania o poate lua împotriva dvs., discutați cu un avocat. Vă pot oferi informații despre drepturile dvs. și puteți decide să le aduceți la orice întâlnire personală. S-ar putea să doriți să informați resursele umane despre planurile dvs. de a angaja un avocat dacă alegeți să mergeți pe această cale.
Asigurați-vă că sunteți la curent cu costurile asociate angajării unui avocat. Cele mai multe vor fi costisitoare, deci va trebui să cântăriți aceste preocupări bugetare cu nevoia dvs. de protecție juridică
Pasul 4. Trimiteți un e-mail a doua oară dacă ați așteptat o săptămână fără răspuns
O săptămână este considerată, în general, o perioadă de timp adecvată de așteptat înainte de a trimite un e-mail de urmărire. Dacă aveți de-a face cu o problemă deosebit de urgentă, puteți trimite o monitorizare după 24 de ore. În loc să vă faceți griji că vă deranjați reprezentantul, amintiți-vă că aceștia au multe responsabilități. Este posibil să aibă nevoie de un memento că sunteți unul dintre ei.
Metoda 3 din 3: Decizia de a contacta HR
Pasul 1. Rezolvați problema pe cont propriu, dacă puteți
Dacă aveți o problemă simplă și non-legală care nu se referă la politica companiei, este posibil să o puteți aborda pe cont propriu. Dacă este posibil, discutați problema cu șeful sau colegii de muncă pentru a depana problema cu aceștia. Resursele umane vor aprecia cunoașterea oricăror pași pe care i-ați făcut pentru a găsi o soluție înainte de a veni la ei.
Dacă, de exemplu, simți că șeful tău îți programează prea multe weekenduri, vorbește mai întâi cu șeful tău. De asemenea, nu doriți să mergeți la resursele umane cu o reclamație non-critică de genul „Nu-mi place spațiul meu de birouri”
Pasul 2. Consultați manualul angajaților pentru a verifica politicile companiei dvs
Este posibil să simțiți că întâmpinați o încălcare a politicii companiei. Înainte de a contacta resursele umane, recitiți politicile specifice care au legătură cu problema dvs. Veți dori să puteți cita aceste exemple în orice discuții pe care le aveți cu resurse umane.
De exemplu, dacă sunteți îngrijorat că nu primiți suficiente pauze în timpul orelor de lucru, consultați regulile scrise cu privire la orele de pauză. Este posibil ca compania dvs. să aibă doar o politică informală, mai degrabă decât codificată, de rupere, ceea ce înseamnă că resursele umane nu pot face mult pentru a vă ajuta în calitate oficială
Pasul 3. Contactați imediat resursele umane dacă sunteți hărțuit la locul de muncă
Nu ezitați să contactați dacă vă confruntați cu orice fel de hărțuire verbală, fizică sau sexuală din orice sursă de la locul de muncă. Sunteți protejat legal de acest tip de comportament, iar resursele umane sunt obligate să vă ajute și să vă protejeze.
Cu toate acestea, nu vă așteptați ca resursele umane să poată purta conversații neînregistrate despre aceste probleme. Odată ce îl raportați, li se cere să acționeze
Pasul 4. Contactați resursele umane dacă circumstanțele dvs. personale se schimbă
Resursele umane vă pot ajuta să planificați orice schimbări viitoare în situația dvs. de muncă, cum ar fi dacă vă pregătiți să luați concediu de maternitate. Aceștia vor putea să vă asigure că primiți toate beneficiile și acoperirea dvs. De asemenea, pot contacta persoane din cadrul companiei care trebuie să fie conștientizate de circumstanțele dvs. în schimbare.
Pasul 5. Contactați resursele umane dacă aveți nevoie de protecție guvernamentală
La locul de muncă pot apărea anumite situații care vă dau dreptul la protecție sau compensație din partea guvernului. Dacă, de exemplu, sunteți rănit la locul de muncă, resursele umane vă pot ajuta să coordonați acoperirea cheltuielilor dvs. medicale.
Acest lucru va necesita probabil să completați documentele cu resurse umane, așa că fiți pregătiți pentru acest proces
Pasul 6. Contactați resursele umane dacă doriți acces la formarea profesională
Pot exista programe de instruire sau mentorat care vă vor permite să avansați în compania dumneavoastră. Resursele umane vă pot furniza orice informații necesare despre aceste opțiuni și, eventual, vă pot coordona intrarea în aceste programe. Aceasta ar putea fi o oportunitate excelentă de a vă duce cariera la nivelul următor.
Pasul 7. Solicitați resurselor umane ajutor pentru acomodările necesare
Resursele umane vă pot ajuta, de asemenea, să vă adresați oricăror nevoi individuale pe care le aveți la locul de muncă. Mediul dvs. de lucru ar trebui să includă resurse care vă permit să vă bucurați de aceleași oportunități de succes ca orice alt angajat.
De exemplu, dacă credeți că nu există resurse adecvate pentru persoanele cu handicap, resursele umane vor rezolva această problemă. De asemenea, departamentul poate colabora cu dvs. pentru a vă asigura că există un loc desemnat pentru mamele care alăptează
Pasul 8. Contactați resursele umane dacă sunteți în căutarea unui loc de muncă
Ocazional, contactarea unui reprezentant de resurse umane la o anumită companie vă poate permite să primiți informații despre locurile de muncă curente sau oportunitățile de interviuri informale „informaționale” cu angajații actuali. De asemenea, puteți contacta resursele umane pentru a vă mulțumi pentru un interviu recent pe care l-ați finalizat cu compania lor.
Dacă nu primiți un răspuns după o săptămână, puteți trimite un e-mail de urmărire. După aceea, poate fi necesar să lăsați această companie să plece
Pasul 9. Evitați contactarea resurselor umane cu nemulțumiri personale
Amintiți-vă că resursele umane funcționează mai întâi pentru companie, deci nu sunt persoanele la care trebuie să mergeți dacă doriți doar să vă descărcați. Deși absolut nu ar trebui să evitați să raportați situații care vă fac să vă simțiți inconfortabil sau discriminați, aveți grijă să faceți distincție între problemele care ar putea fi pur și simplu enervante sau meschine și probleme juridice mai grave.
