Tabelele pivot sunt tabele interactive care permit utilizatorului să grupeze și să rezume cantități mari de date într-un format concis, tabelar, pentru raportare și analiză mai ușoare. Pot sorta, număra și totaliza datele și sunt disponibile într-o varietate de programe de calcul tabelar. Excel vă permite să creați cu ușurință tabele pivot trăgând și plasând informațiile relevante în casetele corespunzătoare. Apoi puteți filtra și sorta datele pentru a găsi modele și tendințe.
Pași
Partea 1 din 3: Construirea tabelului pivot
Pasul 1. Încărcați foaia de calcul din care doriți să creați tabelul pivot
Un tabel pivot vă permite să creați rapoarte vizuale ale datelor dintr-o foaie de calcul. Puteți efectua calcule fără a fi nevoie să introduceți formule sau să copiați celule. Veți avea nevoie de o foaie de calcul cu mai multe intrări pentru a crea un tabel pivot.
De asemenea, puteți crea un tabel pivot în Excel utilizând o sursă de date externă, cum ar fi Access. Puteți insera tabelul pivot într-o nouă foaie de calcul Excel
Pasul 2. Asigurați-vă că datele dvs. răspund nevoilor unui tabel pivot
Un tabel pivot nu este întotdeauna răspunsul pe care îl căutați. Pentru a profita de caracteristicile tabelului pivot, foaia dvs. de calcul ar trebui să îndeplinească câteva criterii de bază:
- Foaia dvs. de calcul ar trebui să includă cel puțin o coloană cu valori duplicat. Acest lucru înseamnă practic că cel puțin o coloană ar trebui să aibă date repetate. În exemplul discutat în secțiunea următoare, coloana „Tip produs” are două intrări: „Tabel” sau „Scaun”.
- Ar trebui să includă informații numerice. Aceasta este ceea ce va fi comparat și totalizat în tabel. În exemplul din secțiunea următoare, coloana „Vânzări” are date numerice.
Pasul 3. Porniți expertul Tabelului pivot
Faceți clic pe fila „Inserați” din partea de sus a ferestrei Excel. Faceți clic pe butonul „PivotTable” din partea stângă a panglicii Insert.
Dacă utilizați Excel 2003 sau o versiune anterioară, faceți clic pe Date meniu și selectați Raport tabel pivot și diagramă pivot …
Pasul 4. Selectați datele pe care doriți să le utilizați
În mod implicit, Excel va selecta toate datele din foaia dvs. de calcul activă. Puteți face clic și trageți pentru a alege o anumită parte a foii de calcul sau puteți introduce manual intervalul de celule.
Dacă utilizați o sursă externă pentru datele dvs., faceți clic pe opțiunea „Utilizați o sursă de date externă” și faceți clic pe Alegeți conexiunea …. Căutați conexiunea la baza de date salvată pe computer
Pasul 5. Selectați locația pentru tabelul pivot
După ce ați selectat gama, alegeți opțiunea de locație din aceeași fereastră. În mod implicit, Excel va plasa tabelul pe o foaie de lucru nouă, permițându-vă să comutați înainte și înapoi făcând clic pe filele din partea de jos a ferestrei. De asemenea, puteți alege să plasați Tabelul pivot pe aceeași foaie ca datele, care vă permite să alegeți celula pe care doriți să fie plasată.
Când sunteți mulțumit de alegerile dvs., faceți clic pe OK. Tabelul pivot va fi plasat și interfața se va schimba
Partea 2 din 3: Configurarea tabelului pivot
Pasul 1. Adăugați un câmp rând
Când creați un tabel pivot, vă sortați în esență datele după rânduri și coloane. Ceea ce adăugați unde determină structura tabelului. Trageți un câmp din Lista câmpurilor din dreapta pe secțiunea Câmpuri rând din tabelul pivot pentru a insera informațiile.
- De exemplu, compania dvs. vinde două produse: mese și scaune. Aveți o foaie de calcul cu numărul (Vânzări) al fiecărui produs (Tip produs) vândut în cele cinci magazine (Magazin). Vrei să vezi cât din fiecare produs se vinde în fiecare magazin.
- Trageți câmpul Magazin din lista de câmpuri în secțiunea Câmpuri rând din tabelul pivot. Lista dvs. de magazine va apărea, fiecare ca rândul său.
Pasul 2. Adăugați un câmp coloană
La fel ca rândurile, coloanele vă permit să sortați și să afișați datele. În exemplul de mai sus, câmpul Magazin a fost adăugat la secțiunea Câmpuri rând. Pentru a vedea cât din fiecare tip de produs a fost vândut, trageți câmpul Tip produs în secțiunea Câmpuri coloană.
Pasul 3. Adăugați un câmp valoric
Acum că aveți organizarea organizată, puteți adăuga datele care vor fi afișate în tabel. Faceți clic și trageți câmpul Vânzări în secțiunea Câmpuri de valoare din tabelul pivot. Veți vedea tabelul dvs. afișând informațiile de vânzare pentru ambele produse în fiecare magazin, cu o coloană Total în dreapta.
Pentru toți pașii de mai sus, puteți trage câmpurile în casetele corespunzătoare de sub lista Câmpuri din partea dreaptă a ferestrei în loc să le trageți pe masă
Pasul 4. Adăugați mai multe câmpuri într-o secțiune
Tabelele pivot vă permit să adăugați mai multe câmpuri la fiecare secțiune, permițând un control mai mic asupra modului în care sunt afișate datele. Folosind exemplul de mai sus, spuneți că creați mai multe tipuri de mese și mai multe tipuri de scaune. Foaia dvs. de calcul înregistrează dacă articolul este o masă sau un scaun (tip produs), dar și modelul exact al mesei sau scaunului vândut (model).
Trageți câmpul Model pe secțiunea Câmpuri de coloană. Coloanele vor afișa acum defalcarea vânzărilor pe model și tip general. Puteți modifica ordinea afișării acestor etichete făcând clic pe butonul săgeată de lângă câmpul din casetele din colțul din dreapta jos al ferestrei. Selectați „Mutați în sus” sau „Mutați în jos” pentru a modifica ordinea
Pasul 5. Modificați modul în care sunt afișate datele
Puteți modifica modul în care sunt afișate valorile făcând clic pe pictograma săgeată de lângă o valoare din caseta Valori. Selectați „Setări câmp valoric” pentru a schimba modul în care sunt calculate valorile. De exemplu, puteți afișa valoarea în termeni de procent în loc de total sau să mediați valorile în loc să le însumați.
Puteți adăuga același câmp în caseta Valoare de mai multe ori pentru a profita de acest lucru. În exemplul de mai sus, este afișat totalul vânzărilor pentru fiecare magazin. Adăugând din nou câmpul Vânzări, puteți modifica setările valorii pentru a afișa a doua vânzări ca procent din vânzările totale
Pasul 6. Aflați câteva dintre modalitățile prin care valorile pot fi manipulate
Când schimbați modul în care sunt calculate valorile, aveți mai multe opțiuni din care să alegeți, în funcție de nevoile dvs.
- Sumă - Aceasta este valoarea implicită pentru câmpurile de valoare. Excel va totaliza toate valorile din câmpul selectat.
- Număr - Aceasta va conta numărul de celule care conțin date în câmpul selectat.
- Media - Aceasta va lua media tuturor valorilor din câmpul selectat.
Pasul 7. Adăugați un filtru
Zona „Filtru raport” conține câmpurile care vă permit să parcurgeți rezumatele datelor afișate în tabelul pivot prin filtrarea seturilor de date. Acestea acționează ca filtre pentru raport. De exemplu, setarea câmpului Magazin ca filtru în loc de Etichetă rând vă va permite să selectați fiecare magazin pentru a vedea totalul vânzărilor individuale sau pentru a vedea mai multe magazine în același timp.
Partea 3 din 3: Utilizarea tabelului pivot
Pasul 1. Sortează și filtrează rezultatele
Una dintre caracteristicile cheie ale tabelului pivot este capacitatea de a sorta rezultatele și de a vedea rapoarte dinamice. Fiecare etichetă poate fi sortată și filtrată făcând clic pe butonul săgeată în jos de lângă antetul etichetei. Puteți apoi să sortați lista sau să o filtrați pentru a afișa numai intrări specifice.
Pasul 2. Actualizați foaia de calcul
Tabelul pivot se va actualiza automat pe măsură ce modificați foaia de calcul de bază. Acest lucru poate fi excelent pentru monitorizarea foilor de calcul și urmărirea modificărilor..
Pasul 3. Schimbați tabelul pivot în jur
Tabelele pivot facilitează schimbarea locației și ordinii câmpurilor. Încercați să trageți diferite câmpuri în locații diferite pentru a veni cu un tabel pivot care să răspundă nevoilor dvs. exacte.
Aici își ia numele tabelul pivot. Mutarea datelor în diferite locații este cunoscută sub numele de „pivotare”, deoarece schimbați direcția de afișare a datelor
Pasul 4. Creați o diagramă pivot
Puteți utiliza o diagramă pivot pentru a afișa rapoarte vizuale dinamice. Diagrama pivot poate fi creată direct din tabelul pivot completat, făcând procesul de creare a diagramei rapid.
sfaturi
- Dacă utilizați comanda Import date din meniul Date, aveți mai multe opțiuni despre cum să importați date, de la conexiuni Office Database, fișiere Excel, baze de date Access, fișiere text, ODBC DSN, pagini web, OLAP și XML / XSL. Puteți utiliza datele dvs. așa cum ați face o listă Excel.
- Dacă utilizați un filtru automat (sub „Date”, „Filtru”), dezactivați acest lucru atunci când creați tabelul pivot. Este în regulă să îl reactivați după ce ați creat tabelul pivot.
