Utilizarea funcției AutoFilter a Microsoft Excel este o modalitate simplă și rapidă de a sorta cantități mai mari de date. Filtrele acceptă o varietate de criterii cu care să sortați datele. Pentru a începe, va trebui să generați un set de date. Apoi nu mai rămâne decât să selectați ținta și să activați AutoFilter apăsând butonul „Filtru” situat în fila „Date” și personalizând filtrul după cum doriți. Acest proces poate fi stăpânit în câteva minute, crescând în cele din urmă eficiența Excel.
Pași
Partea 1 din 2: Noțiuni introductive despre AutoFilter
Pasul 1. Creați un tabel
Asigurați-vă că datele dvs. au titluri de coloană pentru a specifica datele de sub aceasta. Antetul este locul unde va fi plasat filtrul și nu va fi inclus în datele care sunt sortate. Fiecare coloană poate avea un set de date unic (de exemplu, dată, cantitate, nume etc.) și poate conține câte intrări doriți să sortați.
Vă puteți îngheța titlurile la locul selectând rândul care conține și accesați „Vizualizare> Blocare panouri”. Acest lucru vă va ajuta să urmăriți categoriile filtrate pe seturi mari de date
Pasul 2. Selectați toate datele pe care doriți să le filtrați
Faceți clic și trageți pentru a selecta toate celulele pe care doriți să le includeți în filtru. Deoarece AutoFilter este, așa cum sugerează și numele, un proces automat, nu îl puteți folosi pentru a filtra coloanele necontinue. Toate coloanele dintre ele vor fi setate pentru a filtra cu ele.
Pasul 3. Activați AutoFilter
Mergeți la fila „Date”, apoi apăsați „Filter”. Odată activate, anteturile coloanei vor avea butoane derulante. Folosind aceste butoane, puteți seta opțiunile de filtrare.
Pasul 4. Selectați criteriile de filtrare
Opțiunile de filtre pot varia în funcție de tipul de date din celule. Celulele text se vor filtra după conținutul textual, în timp ce celulele numerice vor avea filtre matematice. Există câteva filtre care sunt partajate de ambele. Când un filtru este activ, o mică pictogramă de filtru va apărea în antetul coloanei.
- Sortare crescătoare: sortează datele în ordine crescătoare pe baza datelor din acea coloană; numerele sunt sortate 1, 2, 3, 4, 5 etc., iar cuvintele sunt sortate alfabetic începând cu a, b, c, d, e etc.
- Sortare descendentă: sortează datele în ordine descrescătoare pe baza datelor din acea coloană; numerele sunt sortate în ordine inversă 5, 4, 3, 2, 1 etc., iar cuvintele sunt sortate în ordine alfabetică inversă, e, d, c, b, a etc.
- Top 10: primele 10 rânduri de date din foaia de calcul sau primele 10 rânduri de date din selecția filtrată
- Condiții specifice: Unii parametri de filtrare pot fi setați folosind logica valorii, cum ar fi filtrarea valorilor mai mari decât, mai mici decât, egale cu, înainte, după, între, conținând etc. După ce ați selectat unul dintre aceștia, vi se va solicita să introduceți limitele parametrilor (de ex. După 1/1/2011 sau mai mult de 1000).
- Notă: datele filtrate sunt ascunse vizualizării, NU șterse. Nu veți pierde date prin filtrare.
Partea 2 din 2: Personalizarea și dezactivarea autofiltrului
Pasul 1. Utilizați AutoFilter personalizat pentru sortare mai complexă
Un filtru personalizat permite aplicarea mai multor filtre folosind logica „și / sau”. Opțiunea „Filtru personalizat …” este listată în partea de jos a meniului derulant al filtrului și afișează o fereastră separată. Aici puteți selecta până la două opțiuni de filtrare, apoi selectați butonul „Și” sau „Sau” pentru ca filtrele respective să fie exclusive sau inclusive.
De exemplu: o coloană care conține nume ar putea fi filtrată de cele care conțin „A” sau „B”, ceea ce înseamnă că Andrew și Bob ar apărea amândoi. Dar niciunul nu va apărea într-un set de filtre pentru cei care conțin atât „A”, cât și „B”
Pasul 2. Ștergeți filtrele
Pentru a șterge un singur filtru, selectați meniul derulant pentru coloana filtrată și selectați „Ștergeți filtrul din [nume]”. Pentru a șterge toate filtrele, selectați orice celulă din tabel și accesați fila „Date” și apăsați „Șterge” (lângă comutatorul Filtru).
Pasul 3. Dezactivați filtrul automat
Dacă doriți să dezactivați complet filtrele, pur și simplu deselectați opțiunea AutoFilter în timp ce tabelul este selectat.
sfaturi
- Puteți vedea ce titluri de coloane au filtre aplicate uitându-vă la butonul din meniul drop-down. Dacă săgeata de pe buton este albastră, atunci a fost aplicat un filtru în meniul respectiv. Dacă săgeata de pe buton este neagră, atunci nu a fost aplicat un filtru din acel meniu.
- AutoFilter aranjează datele pe verticală, ceea ce înseamnă că opțiunile de filtrare pot fi aplicate numai la anteturile coloanei, dar nu și la rânduri. Cu toate acestea, introducând categorii pentru fiecare rând și apoi filtrând numai acea coloană, puteți obține același efect.
- Filtrul nu va funcționa dincolo de celule goale dacă lăsați celule goale.
- Faceți o copie de rezervă a datelor înainte de a utiliza AutoFilter. În timp ce filtrul automat poate fi dezactivat, orice modificare adusă datelor poate suprascrie informațiile dvs. existente.
Avertizări
- Prin filtrarea datelor, nu ștergeți rânduri, ci le ascundeți. Rândurile ascunse pot fi afișate selectând rândul de deasupra și dedesubtul rândului, făcând clic dreapta pe ele și selectând „Afișează”.
- Salvați modificările frecvent, cu excepția cazului în care ați făcut backup pentru datele dvs. și nu intenționați să le suprascrieți.
