Dacă linia dvs. de lucru necesită să luați legătura cu clienții prin telefon, este posibil să vă lăsați o mulțime de mesaje vocale. Dar ce anume ar trebui să spui după bip? Poate fi deranjant să încerci să-ți amintești toate informațiile relevante de care ai nevoie pentru a le transmite și, ca urmare, detaliile importante sunt lăsate deoparte. Lăsați mesajele improvizate împrăștiate, venind cu un sistem pentru a lăsa mesaje vocale. Trecând printr-o listă de verificare rapidă în cap, vă puteți asigura că ați furnizat destinatarului toate informațiile de care aveți nevoie pentru a le transmite și vă puteți îmbunătăți șansele de a primi un apel înapoi.
Pași
Partea 1 din 3: Identificarea ta
Pasul 1. Folosiți tonul corect al vocii
De îndată ce începeți să vă înregistrați mesajul, vorbiți cu o voce clară și sonoră. Nu mormăiți și nu vorbiți prea repede. Încearcă din răsputeri să pară interesat și energic pentru a atrage atenția ascultătorului tău. Chiar dacă destinatarul nu vă poate vedea, tonul dvs. general va apărea la telefon, deci asigurați-vă că îl transmiteți pe cel potrivit.
- Enunță tot ce spui. Recepția defectuoasă vă poate distorsiona vocea și vă poate cauza decuparea. Chiar și o voce obișnuită poate vorbi la telefon.
- Calitatea vocii dvs. trebuie să reflecte în mod adecvat modul de apel. De exemplu, este în regulă să suni entuziasmat atunci când părăsești un mesaj vocal pentru a-l felicita pe nepotul tău pentru absolvirea liceului. Cu toate acestea, dacă oferiți condoleanțe unui prieten îndurerat, ar trebui să vă păstrați tonul solemn și respectuos.
Pasul 2. Menționează-ți numele
Dă-i destinatarului primul tău nume. În acest fel, persoana pe care o sunați va ști cine sunteți chiar de pe bat. Un simplu „acesta este (prenumele tău)” va fi făcut în majoritatea situațiilor sau un „nume meu este (numele complet)” mai introductiv dacă persoana pe care o suni nu te-a întâlnit până acum. Prietenii și rudele vă vor recunoaște fără a fi nevoie de identificare ulterioară. Dacă este un apel profesional, vor avea un nume pe care să-l asocieze cu vocea și mesajul, ceea ce va ajuta la deschiderea unei linii de comunicare mai personale.
- Acest pas pare a fi dat, dar este adesea uitat de apelanți atunci când sunt puși pe loc.
- Dacă aveți un titlu de post sau o descriere a dvs. care s-ar putea dovedi utilă destinatarului într-un apel ulterior, enumerați-l după numele dvs., adică „Numele meu este Dr. Holdsworth, radiolog senior la Centrul Medical Sacred Heart” sau „aceasta este Gloria Carpenter, sunt mama lui Chloe de la școală”.
Pasul 3. Lăsați-vă numărul de telefon
Recitați numărul de telefon imediat după numele dvs. Majoritatea apelanților așteaptă până la sfârșitul mesageriei vocale pentru a-și furniza informațiile de contact, dar dacă destinatarul nu o primește prima dată, vor fi obligați să asculte din nou întregul mesaj. Nu uitați să vorbiți încet și să enunțați când părăsiți numărul de telefon, astfel încât să fie ușor de înțeles.
- O modalitate simplă de a vă oferi numărul de telefon la începutul mesajului este să spuneți ceva de genul „acesta este (numele dvs.), numărul meu este (numărul dvs. de telefon)” sau „numele meu este (numele) care sună de la (numărul).”
- În ciuda prevalenței funcțiilor de identificare a apelantului, este întotdeauna recomandabil să vă lăsați numărul de telefon în cazul în care persoana pe care o sunați nu are numărul dvs. salvat sau solicitați să vă returneze apelul la o altă extensie.
Pasul 4. Faceți o conexiune
Atunci când ascultă mesaje vocale legate de afaceri sau mesaje de la expeditori necunoscuți, oamenii vor începe să devină suspiciuni sau dezinteresați dacă nu știu cine ești sau de ce apelezi. Puneți-i în largul lor menționând un prieten comun sau referință care v-a furnizat numărul lor. Din nou, acest lucru face ca apelul să se simtă mai personal. Mesageria vocală va părea mai puțin invazivă și veți avea mai multe șanse să primiți un răspuns.
- Încercați să faceți o scurtă introducere care să dea indicii ascultătorului, cum ar fi „Am primit numărul dvs. de la Pat, care spune că sunteți interesat să vă vindeți barca”.
- Chiar dacă nu efectuați un apel de afaceri, stabilirea unei conexiuni vă poate ajuta destinatarul să fie mai confortabil. „Acesta este Bob, vecinul tău de peste drum” este mai simpatic decât „Acesta este Robert Henderson”.
Scor
0 / 0
Partea 1 Quiz
Dacă lăsați un mesaj pentru un prieten sau o rudă, cum ar trebui să vă prezentați?
Cu doar prenumele tău.
Exact! Dacă suni pe cineva care te cunoaște bine, te va putea identifica doar din prenumele tău. Lăsarea numelui complet pentru un membru al familiei sau un prieten va suna doar rigid și incomod. Citiți mai departe pentru o altă întrebare la test.
Cu doar numele de familie.
Încearcă din nou! Dacă nu vă alegeți numele de familie cu prietenii, este ciudat să vă prezentați astfel într-un mesaj vocal. Și mulți dintre membrii familiei dvs. au probabil același nume de familie, astfel încât acest lucru nu îi va ajuta să vă identifice. Ghiceste din nou!
Cu numele tău complet.
Nu chiar! Ar trebui să vă lăsați numele complet dacă lăsați un mesaj vocal pentru cineva pe care nu l-ați întâlnit niciodată. Dar un membru al familiei sau un prieten nu va avea nevoie de numele dvs. complet pentru a vă identifica. Ghiceste din nou!
De fapt, nu trebuie să-ți dai numele cuiva care te cunoaște bine.
Nu neaparat! Amintiți-vă că vorbirea la telefon vă distorsionează vocea. Prin urmare, chiar și persoanele care te cunosc bine s-ar putea să nu-ți recunoască vocea prin telefon. Alegeți un alt răspuns!
Vrei mai multe teste?
Continuați să vă testați!
Partea 2 din 3: Declararea afacerii dvs
Pasul 1. Gândiți-vă la ceea ce veți spune în prealabil
Aveți o idee clară despre ceea ce veți spune înainte de a începe să lăsați un mesaj vocal. Acest lucru nu ar trebui să fie o problemă prea mare dacă sunați cu o intenție specifică, dar auzirea unui bip la celălalt capăt și știința că sunt înregistrate poate determina mulți apelanți să atragă un gol. Descompuneți informațiile în puncte glonț și loviți-le pe fiecare înainte de a închide.
- Pentru mesajele vocale deosebit de presante sau importante, luați în considerare scrierea unui script dur înainte de timp.
- Dacă vă surprindeți la distanță, concentrați-vă doar pe scoaterea numelui, a numărului de apel invers și a motivului pentru care ați apelat în câteva cuvinte.
- Imagine că trimiteți un mesaj vocal pentru a urmări cu un interes romantic despre întâlnirea de aseară. Conturarea mentală a mesajului înainte de a-l înregistra poate însemna diferența dintre a ieși la fel de rece, calm și colectat și o epavă bâlbâitoare și nervoasă.
Pasul 2. Păstrați mesajul scurt
Limitați mesajul dvs. de mesagerie vocală la 20-30 de secunde. Rareori va exista o ocazie în care un mesaj vocal trebuie să fie mai lung. Nu doriți să plictisiți destinatarul cu o introducere sau o poveste prea lungă și șerpuitoare. Rămâneți concis și la obiect. Un mesaj scurt poate genera curiozitate și poate convinge o persoană să sune înapoi atunci când s-ar putea să nu aibă altfel.
- Pe de altă parte, dacă lăsați un mesaj vocal prea scurt, destinatarul dvs. poate crede că nu are importanță și îl șterge fără a-l asculta. Acest lucru este probabil mai ales dacă sunați de la un număr nelistat.
- Ideea de a lăsa un mesaj vocal este de a constrânge pe cineva să vă sune înapoi, nu de a descărca toate informațiile pe care urmați să le împărtășiți în timpul apelului.
Pasul 3. Deschideți cu cele mai importante informații
Treceți la urmărire și fiți explicit cu privire la motivul dvs. pentru apelare. Dacă atingeți doar baza, spuneți-o; dacă aveți o ofertă de vânzare sau urmăriți o tranzacție sau confirmați o întâlnire, anunțați destinatarul. Ascultătorul dvs. își va pierde rapid interesul și poate șterge mesajul dacă nu îi informați dinainte despre scopul dvs.
- Ai la dispoziție doar un timp scurt pentru a-ți transmite punctul de vedere. Dacă bateți în jurul tufișului, ascultătorul dvs. poate renunța la mesaj înainte de a ajunge la orice informație crucială.
- Este mult mai bine să transmiteți știri dificile, cum ar fi „tatăl este în spital”, și să folosiți restul mesajului pentru a consola și a explica, decât pentru a dansa în jurul subiectului și a-l face pe ascultător să vă îngrijoreze.
Pasul 4. Fii personal și organic
Rezistați dorinței de a aluneca într-o „voce telefonică” cu sunete generice. Fii pur și simplu politicos, fii tu însuți și vorbește natural. Oamenii își pot da seama când cineva încearcă să le vândă ceva sau să se desprindă într-un anumit mod și vor fi mult mai predispuși să vă ofere ora din zi dacă simt că vă apropiați de ei pe picior de egalitate.
Sunând ca și cum ai citi dintr-un scenariu, vei da ascultătorului impresia că sunt doar un alt apel pe care trebuie să-l faci
Scor
0 / 0
Partea 2 Quiz
Câte informații ar trebui să oferiți în timpul mesageriei vocale?
Cât mai puțin posibil, de exemplu, numele și numărul dvs.
Nu! Nu încercați să fiți misterios prin mesageria vocală, mai ales dacă sună de la un număr nelistat. Dacă sunteți prea criptic, persoana pe care o sunați poate să vă șteargă mesageria vocală ca neimportantă. Alegeți un alt răspuns!
Suficient pentru a explica de ce ar trebui să te sune înapoi.
Corect! Fii succint, dar dă persoanei pe care o suni suficiente informații pentru a ști de ce ai sunat. Sunt mai predispuși să te sune înapoi dacă nu ești nici prea reținut, nici prea vorbăreț. Citiți mai departe pentru o altă întrebare la test.
Toate informațiile pe care le-ați fi dat dacă ar fi luat telefonul.
Nu chiar! Mesajele vocale nu înlocuiesc conversațiile complete. Dacă vorbiți mai mult de 20 sau 30 de secunde, persoana pe care ați sunat-o este probabil să se plictisească sau să o enerveze și probabil că nu vă va mai apela. Alegeți un alt răspuns!
Vrei mai multe teste?
Continuați să vă testați!
Partea 3 din 3: Deconectare
Pasul 1. Puneți o întrebare sau o cerere specifică
Pe măsură ce vă încheiați mesajul, fiți specific cu privire la motivul pentru care doriți ca destinatarul să vă sune înapoi. Puneți-le o întrebare precisă sau faceți o cerere care îi va motiva să ridice telefonul. Dacă rămân confuzi sau nesiguri cu privire la intenția dvs. după ce vă ascultă mesageria vocală, aceasta nu și-a făcut treaba.
- Încercați fraze precum „spuneți-mi cum v-a plăcut rețeta pe care v-am trimis-o” sau „Sunt interesat să vă aud ideile despre această propunere”.
- Oamenii sunt mai motivați să ia legătura atunci când le-ați ales cu o cerere decât dacă pur și simplu spuneți „sunați-mă înapoi”.
Pasul 2. Retratează-ți numele și informațiile de contact
Aduceți mesajul la sfârșit, oferindu-i încă o dată ascultătorului numele și numărul de telefon. Repetați numărul de telefon de două ori, astfel încât să nu existe nicio șansă ca aceștia să greșească o cifră sau să nu o scrie. Asigurați-vă că includeți, de asemenea, orice detalii care ar putea fi utile atunci când destinatarul vă returnează apelul, cum ar fi când veți fi și nu veți fi disponibil și cel mai bun moment din zi pentru a apela.
- Scrierea numărului dvs. de telefon de peste două ori la sfârșitul unui apel este excesivă și poate fi chiar interpretată ca nepoliticoasă.
- Ați putea dori, de asemenea, să precizați numele de familie dacă apelantul nu v-a cunoscut niciodată.
- Nu va trebui să vă faceți griji cu privire la acest pas dacă mesajul dvs. este unul casual pentru un prieten sau o rudă.
Pasul 3. Evitați terminațiile cu vânt lung
Când este timpul să închideți, nu vă întoarceți și nu prelungiți mesajul inutil. Cu excepția cazului în care este un apel personal către o persoană dragă, nu este nevoie să îi urați cuiva o zi minunată. Atenția destinatarului se va eroda cu cât mesajul vocal va dura mai mult, așa că încercați să nu vă pierdeți atenția la final. Mulțumiți-le pentru timpul acordat și lăsați următoarea fază a comunicării pe seama lor.
- Închiderile prietenoase, cum ar fi „Aștept cu nerăbdare să aud de la tine”, sunt mai calde și, prin urmare, mai eficiente decât cele generice, comerciale precum „să ai o zi plăcută”.
- Nu recapitulați sau rezumați mesajul dvs. la final. Dacă destinatarul trebuie să audă din nou un anumit detaliu, îl poate reda mai târziu.
Scor
0 / 0
Partea 3 Quiz
De câte ori ar trebui să-ți spui numărul de telefon la sfârșitul unui mesaj vocal?
Niciuna, presupunând că ați spus-o la începutul mesajului.
Nu chiar! Da, ar trebui să dați numărul dvs. la începutul mesageriei vocale. Dar chiar și atunci, există șansa ca persoana să-l fi ratat prima dată, deci este bine să-l repeti la sfârșitul mesajului. Faceți clic pe un alt răspuns pentru a-l găsi pe cel potrivit …
O singura data
Închide! A spune numărul tău o dată la sfârșitul mesajului tău este cu siguranță mai bine decât să nu-l spui deloc. Dar, în mod ideal, ar trebui să o repetați de mai multe ori pentru a vă asigura că persoana o primește. Alegeți un alt răspuns!
De două ori
Da! La sfârșitul mesajului, repetați numărul de două ori. Acesta este numărul ideal pentru a vă asigura că persoana îl aude corect, fără a veni la fel de insistent sau grosolan. Citiți mai departe pentru o altă întrebare la test.
De trei ori
Aproape! Nu trebuie să vă indicați numărul de trei ori la sfârșitul unui mesaj vocal. Persoana pe care o sunați va primi numărul dvs. cu mai puține repetări decât acesta. Și mai rău, repetarea acestuia de trei ori sau mai multe s-ar putea să devină nepoliticos. Încercați un alt răspuns …
Vrei mai multe teste?
Continuați să vă testați!
Video - Prin utilizarea acestui serviciu, unele informații pot fi partajate cu YouTube
sfaturi
- Gândește-te la momentele în care ai primit mesaje vocale care te-au făcut să te gândești „ce dorește această persoană?” Lăsați tipul de mesagerie vocală pe care doriți să o primiți.
- Furnizați adresa de e-mail sau altă metodă de contact în plus față de numărul dvs. de telefon, atunci când este relevant pentru interacțiunea cu destinatarul.
- Zâmbet! Vine, chiar și prin telefon.
- Nu uitați să menționați data dacă partajați informații sensibile la timp.
- Dacă sunați despre un subiect sensibil, limitați informațiile pe care le includeți în mesageria vocală în cazul în care acestea sunt ascultate de alții.
- În caz de urgență sau dezastru natural, utilizați mesajul dvs. vocal de ieșire pentru a informa oamenii că sunteți bine.
Avertizări
- Dacă încercați să determinați pe cineva să vă sune înapoi, nu aduceți în discuție încercările de apel eșuate din trecut. Acest lucru vă poate face să păreați enervat și vor fi mai puțin confortabili atunci când vor avea de-a face cu dvs.
- În circumstanțe profesionale, ar trebui să lăsați întotdeauna un mesaj vocal dacă persoana pe care o sunați nu răspunde. Vizualizarea mai multor apeluri pierdute fără mesaje vocale subminează importanța afacerii dvs.
