Scrierea unui e-mail de reamintire prietenos poate fi dificilă. Nu doriți să vă întâlniți la fel de insistent sau nerăbdător, dar este important să vă transmiteți mesajul. Setați un ton prietenos în e-mail cu salutări și expresii înmuiate. Acoperiți necesitățile e-mailului de reamintire, astfel încât destinatarul să știe clar ce doriți. Asigurați-vă un e-mail fără erori, astfel încât să întâlniți nu numai că sunt prietenoși, ci și profesioniști.
Pași
Partea 1 din 3: Setarea unui ton prietenos
Pasul 1. Salută destinatarul
În situații de afaceri, poate fi necesar să utilizați o felicitare standard, cum ar fi „Dragă așa și așa”. Cu toate acestea, din ce în ce mai multe e-mailuri personalizate devin standard. Unele felicitări prin e-mail care vă pot ajuta să obțineți un ton prietenos de la început includ:
- buna John
- bună
- Nu ne-am văzut de mult
- Hei!
Pasul 2. Trimiteți conexiunea la destinatar
Dacă rămâneți doar la memento, mesajul dvs. ar putea deveni rece. Referiți-vă conexiunea personală cu destinatarul prin includerea de fraze care reflectă prietenia și experiențele partajate. Acestea ar putea include:
- Cum merge școala?
- Prietene, cum ai fost?
- În weekendul trecut m-am simțit foarte bine cu tine.
- Când a fost ultima dată când am vorbit, acum o lună?
- Călătoria pe care am făcut-o împreună a fost o explozie! Va trebui să o facem din nou în curând.
Pasul 3. Înmuiați-vă expresiile
Acest lucru este important în special pentru partea de reamintire a e-mailului. Dacă a trecut ceva timp de când nu ați mai luat legătura cu destinatarul, poate fi potrivit să oferiți scuze ușoare sau scuze pentru a intra în contact doar de dragul unui memento. Câteva exemple de expresii înmuiate includ:
- Știu că a trecut ceva timp de când nu am vorbit, dar am vrut să vă reamintesc despre …
- Lucrurile au fost atât de agitate cu noul copil, mi-am amintit doar să vă reamintesc …
- Știu că ai fost ocupat, așa că nu am vrut să te deranjez, dar am vrut să trimit un memento …
Pasul 4. Fii politicos
Dacă memento-ul este important, este ușor să dai peste prea puternic. Rețineți că destinatarul are lucruri care se întâmplă în viața lor. Nu uitați să spuneți „vă rog” și „mulțumesc” și expresii echivalente. S-ar putea să includeți fraze politicoase precum:
- Îmi pare rău că te deranjez, dar am vrut să mă asigur …
- Dacă ați putea să răspundeți la acest e-mail imediat ce aveți timp …
- Vă mulțumim că ați luat timp să citiți orice răspuns la acest memento. Apreciez asta.
- Aștept cu nerăbdare răspunsul tău.
Partea 2 din 3: Acoperirea necesităților
Pasul 1. Folosiți o linie de subiect
Nu trebuie să scrieți un subiect inteligent. Cele care sunt clare și la obiect vor fi cele mai utile. Acestea vor permite destinatarului să cunoască scopul e-mailului dintr-o privire. Unele opțiuni obișnuite pentru un memento prietenos prin e-mail ar putea include:
- Înregistrare
- Memento rapid despre …
- Următoarea călătorie / eveniment / etc.
- Număr efectiv pentru călătorie / eveniment / etc.
Pasul 2. Nu uitați să includeți mementoul
Când încercați atât de mult să fiți prietenoși și politicoși, poate fi ușor să lăsați ceva important, cum ar fi memento-ul propriu-zis. Puneți mementoul aproape de începutul e-mailului, la scurt timp după salut și o scurtă conexiune personală. De exemplu:
- "Bună, A trecut ceva timp de când nu am mai vorbit, Ben. Ce mai fac soția și copiii tăi? Al meu mă ține destul de ocupat, dar am vrut să verific cu tine despre …"
-
Hei!
Bunico, am vrut să-ți trimit un mesaj. Îmi pare rău că am fost atât de ocupat. Voiam doar să vă reamintesc despre întâlnirea noastră la prânz …"
Pasul 3. Folosiți un limbaj concis
În general, este adevărat că limbajul politicos folosește expresii mai lungi. De exemplu, sintagma „Lucrează mai mult” ar fi mai politicoasă ca „Ar putea fi o idee bună dacă ai lucra mai mult”. Deși politicoase, aceste expresii lungi pot face ca e-mailul dvs. să fie dificil de identificat.
Folosiți o structură simplificată pentru e-mail. Acest lucru ar putea arăta ca: Salut (deschidere) → Conexiune personală → Memento → Valediction (închidere)
Pasul 4. Editați informațiile inutile
Pentru fiecare propoziție și fiecare parte a fiecărei propoziții, întrebați-vă „Este necesar?” În unele cazuri, „necesar” poate însemna ceva la fel de larg ca „Este necesar, astfel încât e-mailul meu să nu pară rece”. Eliminați părțile inutile ale e-mailului.
În general, adverbele (cum ar fi „foarte”, „într-adevăr”, „cu adevărat”, „extrem” și „definitiv”) pot fi eliminate pentru a face mesajul mai concis
Pasul 5. Închideți e-mailul cu o valediction
„Valediction” este un cuvânt elegant care înseamnă „a-și lua rămas bun”. Valediciile includ expresii precum „Cel mai bun”, „Cu respect”, „Cu adevărat” și „Cu sinceritate”. Semnătura dvs. ar trebui să urmeze valediction. Cu toate acestea, aceste predicții comune ar putea fi impersonale. S-ar putea să încercați ceva de genul:
- Prietenul tău
- Noroc
- Toate cele bune
- O zi bună
- Tag, tu ești
- Așteptăm cu nerăbdare să auzim vești de la dumneavoastră
Partea 3 din 3: Asigurarea unui e-mail fără erori
Pasul 1. Corectați-vă e-mailul
Chiar dacă aruncați o privire rapidă prin e-mail o dată sau de două ori, veți elimina multe erori simple care s-ar fi putut strecura în timpul scrierii. După ce ați terminat de compus, corectați-vă e-mailul pentru ortografie și gramatică.
- Multe servicii de e-mail au o verificare de gramatică și ortografie gratuită. Calitatea acestora va depinde de furnizorul dvs. de e-mail. În unele cazuri, este posibil ca aceste dame să nu fie foarte exacte.
- Nu uitați să verificați linia subiectului, salutarea și valedictia (închidere). Este ușor să le treceți în revistă și să vă concentrați doar asupra corpului e-mailului.
Pasul 2. Citiți-vă e-mailul cu voce tare
Dacă scrieți un e-mail important sau doriți cu adevărat să fiți foarte prietenos sau politicos cu cineva, citiți-vă e-mailul de la început până la sfârșit cu voce tare. Sună conversațional? Dacă da, e-mailul dvs. este gata de trimis.
Rescrieți propoziții sau pasaje care sună ciudat. Folosiți-vă cea mai bună judecată atunci când evaluați acest lucru. Acest lucru va varia de la o persoană la alta, în funcție de stilul tău de a vorbi
Pasul 3. Solicitați unei alte persoane să treacă peste e-mail
Pentru comunicații importante, cum ar fi cele destinate afacerilor, este posibil să doriți ca o altă persoană să verifice mementoul înainte de al trimite. Dacă ați scris un e-mail concis, acest lucru durează, în general, puțin timp și vă poate ajuta să surprindeți și cele mai mici erori.
- Verificați serviciul de mesagerie online. Trimiteți un mesaj unui prieten online solicitând ceva de genul „Hei, ați putea citi un e-mail scurt pe care trebuie să-l trimit? Va dura doar un minut.”
- Nu uitați să vă exprimați recunoștința față de oricine citește prin e-mail. La urma urmei, îți fac o favoare.
