Excel este excelent pentru tabelele de date, dar cum îl poți manipula și organiza astfel încât să corespundă nevoilor tale? Instrumentul Sortare vă permite să sortați rapid coloanele după o varietate de formate sau să creați propriul sortare personalizată pentru mai multe coloane și tipuri de date. Utilizați funcția Sortare pentru a vă organiza în mod logic datele și a le face mai ușor de înțeles și de utilizat.
Pași
Partea 1 din 3: Sortarea alfabetică sau numerică
Pasul 1. Selectați datele
Puteți face clic și trageți pentru a selecta coloana pe care doriți să o sortați sau puteți face clic pe una dintre celulele din coloană pentru ao activa și lăsați Excel să selecteze automat datele.
Toate datele dvs. din coloană vor trebui să fie formatate în același mod pentru a sorta (adică text, numere, date)
Pasul 2. Găsiți butoanele Sortare
Acestea pot fi găsite în fila Date din secțiunea „Sortare și filtrare”. Pentru a face sortări rapide, veți folosi butoanele „AZ ↓” și „AZ ↑”.
Pasul 3. Sortați coloana făcând clic pe butonul corespunzător
Dacă sortați numerele, puteți sorta de la cel mai mic la cel mai mare ("AZ ↓") sau cel mai mare la cel mai mic ("AZ ↑"). Dacă sortați textul, puteți sorta în ordine alfanumerică crescătoare („AZ ↓”) sau în ordine alfanumerică descendentă („AZ ↑”). Dacă sortați datele sau orele, puteți sorta de la mai devreme la mai târziu („AZ ↓”) sau mai târziu la mai devreme („AZ ↑”).
Dacă există o altă coloană de date lângă cea pe care o sortați, veți fi întrebat dacă doriți să includeți aceste date în sortare. Sortarea va fi în continuare coloana pe care ați selectat-o inițial, dar coloanele de date asociate vor fi sortate împreună cu aceasta
Pasul 4. Depanarea unei coloane care nu va fi sortată
Dacă întâmpinați erori atunci când încercați să sortați, cel mai probabil vinovat este formatarea problemelor cu datele.
- Dacă sortați numerele, asigurați-vă că toate celulele sunt formatate ca numere și nu text. Numerele pot fi importate accidental ca text din anumite programe de contabilitate.
- Dacă sortați textul, pot apărea erori din spațiile de conducere sau din formatarea greșită.
- Dacă sortați datele sau orele, problemele provin de obicei din formatarea datelor dvs. Pentru ca Excel să se sorteze cu succes după dată, trebuie să vă asigurați că toate datele sunt stocate ca dată.
Partea 2 din 3: Sortarea cu criterii multiple
Pasul 1. Selectați datele
Să presupunem că aveți o foaie de calcul cu o listă cu numele clienților, precum și orașul în care se află. Pentru a vă face viața mai ușoară, doriți să sortați mai întâi alfabetic după oraș, apoi să sortați fiecare client în ordine alfabetică în fiecare oraș. Crearea unui sort personalizat poate face exact acest lucru.
Pasul 2. Faceți clic pe butonul Sortare
Acest lucru poate fi găsit în secțiunea „Sortare și filtrare” din fila Date. Se va deschide fereastra Sortare, permițându-vă să creați o sortare personalizată cu mai multe criterii.
Dacă coloanele dvs. au anteturi în prima celulă, cum ar fi „Oraș” și „Nume”, asigurați-vă că bifați caseta „Datele mele au antete” în colțul din stânga sus al ferestrei de sortare
Pasul 3. Creați prima regulă
Faceți clic pe meniul „Sortare după” pentru a alege coloana dorită. În acest exemplu, ar fi mai întâi să sortați după oraș, deci selectați coloana corespunzătoare din meniu.
- Păstrați „Sortare pe” setat la „Valori”.
- Setați comanda la „A la Z” sau „Z la A”, în funcție de modul în care doriți să sortați.
Pasul 4. Creați a doua regulă
Faceți clic pe butonul „Adăugați un nivel”. Aceasta va adăuga o regulă sub prima. Selectați a doua coloană (coloana Nume din exemplul nostru) și apoi selectați ordinea de sortare (pentru citire ușoară, alegeți aceeași ordine ca prima regulă).
Pasul 5. Faceți clic pe OK
Lista dvs. va fi sortată conform regulilor dvs. Ar trebui să vedeți orașele listate alfabetic, apoi numele clienților sortate alfabetic în fiecare oraș.
Acest exemplu este unul simplu și include doar două coloane. Cu toate acestea, puteți face sortarea dvs. cât de complexă doriți și să includeți multe coloane
Partea 3 din 3: Sortarea după celulă sau culoare font
Pasul 1. Selectați datele
Puteți face clic și trageți pentru a selecta coloana pe care doriți să o sortați sau puteți face clic pe una dintre celulele din coloană pentru ao activa și lăsați Excel să selecteze automat datele.
Pasul 2. Faceți clic pe butonul Sortare
Butonul Sortare poate fi găsit în fila Date din secțiunea „Sortare și filtrare”. Aceasta va deschide fereastra Sortare. Dacă aveți o altă coloană de date lângă cea pe care o sortați, veți fi întrebat dacă doriți să includeți aceste date în sortare.
Pasul 3. Selectați „Culoare celulă” sau „Culoare font” în meniul „Sortare activată”
Acest lucru vă va permite să alegeți prima culoare după care doriți să sortați.
Pasul 4. Selectați ce culoare doriți să sortați mai întâi
În coloana „Comandă”, puteți utiliza meniul derulant pentru a alege ce culoare doriți să puneți prima sau ultima în sortare. Puteți alege doar culorile prezente în coloană.
Nu există o comandă implicită pentru sortarea culorilor. Va trebui să definiți singur comanda
Pasul 5. Adăugați o altă culoare
Va trebui să adăugați o altă regulă pentru fiecare culoare din coloana pe care o sortați. Faceți clic pe „Adăugați nivel” pentru a adăuga o altă regulă la sortare. Alegeți următoarea culoare după care doriți să sortați, apoi ordinea pe care doriți să o sortați.
Asigurați-vă că fiecare comandă este aceeași pentru fiecare regulă. De exemplu, dacă sortați de sus în jos, asigurați-vă că secțiunea „Comandă” pentru fiecare regulă spune „În partea de sus”
Pasul 6. Faceți clic pe OK
Fiecare regulă va fi aplicată una câte una, iar coloana va fi sortată după culorile pe care le-ați definit.
sfaturi
- Încercați să sortați datele în moduri diferite; aceste perspective noi pot ilumina diferite aspecte ale informației.
- Dacă foaia dvs. de calcul are totaluri, medii sau alte informații rezumative sub informațiile pe care trebuie să le sortați, aveți grijă să nu le sortați și pe acestea.
