Multe companii folosesc Microsoft Excel pentru a urmări cheltuielile departamentale sau globale ale companiei. Deoarece Excel este acum frecvent inclus în calculatoare personale care utilizează sistemul de operare Windows, dacă aveți Excel pe computerul de acasă, îl puteți utiliza pentru a vă urmări facturile. Un număr de șabloane sunt disponibile pentru urmărirea cheltuielilor dvs. de pe Microsoft și alte site-uri web, iar versiunile recente ale Excel includ un șablon pentru urmărirea facturilor dvs. printre șabloanele preinstalate. De asemenea, vă puteți configura propria foaie de calcul pentru a vă urmări facturile în Excel. Următoarele sunt instrucțiuni pentru ambele abordări.
Pași
Metoda 1 din 2: Lucrul cu un șablon Excel
Pasul 1. Alegeți un șablon preinstalat
Versiunile recente ale Excel includ un șablon pentru urmărirea cheltuielilor personale împreună cu șabloane pentru aplicații comerciale obișnuite. Puteți accesa aceste șabloane și le puteți utiliza pentru a vă urmări facturile în Excel.
- În Excel 2003, selectați „Nou” din meniul „Fișier”. Selectați „Pe computerul meu” din panoul de activități „Cartea de lucru nouă” pentru a vizualiza caseta de dialog „Șabloane”.
- În Excel 2007, selectați „Nou” din meniul butonului „Fișier”. Aceasta afișează caseta de dialog „New Workbook”. Selectați „Șabloane instalate” din meniul „Șabloane” din panoul din stânga. Selectați „Buget lunar personal” din „Șabloane instalate” din panoul central și faceți clic pe „Creați”.
- În Excel 2010, faceți clic pe fila „Fișier”, apoi selectați „Nou” din meniul „Fișier”. Selectați „Exemple de șabloane” din secțiunea de sus a panoului „Șabloane disponibile”, apoi selectați „Buget lunar personal” din afișarea modelelor de șabloane și faceți clic pe „Creați”.
Pasul 2. Alegeți un șablon online
Dacă șablonul de buget personal care este preinstalat cu Microsoft Excel nu funcționează pentru urmărirea cheltuielilor dvs., puteți selecta un șablon online. Puteți descărca un șablon de pe un site terț sau puteți utiliza Excel pentru a vă conecta la Microsoft Office Online.
- Pentru Excel 2003, puteți selecta un șablon adecvat din biblioteca Microsoft Office Online la https://office.microsoft.com/en-us/templates/. (De asemenea, puteți găsi șabloane destinate versiunilor ulterioare ale Excelului aici.)
- În Excel 2007, alegeți „Bugete” din secțiunea Microsoft Office Online din caseta de dialog „Nou registru de lucru”. Trebuie să aveți o conexiune la internet funcțională pentru a vă conecta la biblioteca de șabloane online Office.
- În Excel 2010, alegeți „Bugete” din secțiunea Office.com din panoul Șabloane disponibile. Trebuie să aveți o conexiune la Internet funcțională pentru a vă conecta la biblioteca de șabloane online Office.
Pasul 3. Introduceți informațiile în celulele corespunzătoare
Informațiile exacte depind de șablonul de foaie de calcul pe care îl utilizați.
Pasul 4. Salvați foaia de calcul
Puteți folosi numele pe care șablonul îl oferă pentru foaia de calcul sau îl puteți schimba în ceva mai semnificativ. Adăugarea numelui dvs. și a anului la numele fișierului existent ar trebui să fie suficientă.
Metoda 2 din 2: Proiectarea propriei foi de calcul de urmărire a cheltuielilor
Pasul 1. Deschideți Excel
Pasul 2. Introduceți un nume pentru foaia de calcul în celula A1
Utilizați un nume semnificativ, cum ar fi „Bugetul personal”, „Urmărirea cheltuielilor personale” sau ceva similar. (Excludeți ghilimelele atunci când introduceți numele; acestea sunt folosite aici doar pentru a arăta că numele sunt exemple.)
Pasul 3. Introduceți titlurile coloanelor în rândul 2
Titlurile și comanda sugerate sunt „Data”, „Categoria beneficiarului” (sau „Plătiți către”), „Memo”, „Cheltuieli”, „Venit” (sau „Venit” sau „Depozit”) și „Sold”. Introduceți aceste titluri în celulele A2 până la G2; poate fi necesar să ajustați lățimile coloanelor pentru a se potrivi cu titlurile sau intrările lungi ale coloanei.
După ce ați configurat titlul foii de calcul și titlurile coloanei, utilizați funcția „Înghețați panourile” pentru a păstra aceste titluri în partea de sus a afișajului în timp ce parcurgeți intrările. Freeze Panes se află în meniul „Vizualizare” în Excel 2003 și versiunile anterioare și în grupul „Fereastră” din panglica meniului „Vizualizare” în Excel 2007 și 2010
Pasul 4. Introduceți primul dvs. element de cheltuială în celulele rândului 3
Pasul 5. Introduceți formula soldului în celula G3
Deoarece aceasta este prima înregistrare a soldului, soldul va fi determinat luând diferența dintre cheltuială și venit. Modul în care configurați acest lucru depinde de dacă doriți să vă uitați la cheltuieli sau la numerar.
- Dacă setați foaia de calcul pentru a vă analiza în primul rând cheltuielile, formula soldului ar fi = E3-F3, unde E3 este celula care reprezintă cheltuiala și F3 este celula care reprezintă veniturile. Configurarea formulei în acest fel va face ca totalul cheltuielilor dvs. să fie un număr pozitiv, care va fi mai ușor de înțeles.
- Dacă setați foaia de calcul în sus pentru a păstra o filă în funcțiune cu banii la îndemână, formula soldului ar fi = F3-E3. Configurarea acestei foi de calcul va afișa soldul ca pozitiv atunci când fluxul de numerar depășește cheltuielile dvs. și negativ atunci când aveți mai multe cheltuieli decât venituri.
Pasul 6. Introduceți al doilea articol de cheltuială în celulele rândului 4
Pasul 7. Introduceți formula soldului în celula G4
Deoarece a doua și următoarea intrare va păstra un sold curent, trebuie să adăugați rezultatul diferenței dintre cheltuială și venituri la valoarea soldului pentru intrarea anterioară.
- Dacă setați foaia de calcul în sus pentru a vă analiza în primul rând cheltuielile, formula soldului ar fi = G3 + (E4-F4), unde G3 este celula care reprezintă soldul anterior, E4 este celula care reprezintă cheltuiala și F4 este celula reprezentând veniturile.
- Dacă setați foaia de calcul în sus pentru a păstra o filă în funcțiune cu banii la îndemână, formula soldului ar fi = G3 + (F4-E4).
- Parantezele din jurul celulelor care reprezintă diferența dintre cheltuieli și venituri nu sunt necesare; sunt incluse doar pentru a face conceptul de formulă un pic mai clar.
- Dacă doriți să păstrați celula cu soldul gol până când a fost făcută o intrare completă, puteți utiliza o declarație IF în formulă, astfel încât, dacă nu a fost introdusă o dată, celula de sold nu va afișa o valoare. Formula pentru aceasta, pentru a doua intrare, citește = IF (A4 = "", "", G3 + (E4-F4)) dacă setezi foaia de calcul pentru a urmări cheltuielile și se citește = IF (A4 = " "," ", G3 + (F4-E4)) dacă configurați foaia de calcul pentru a afișa numerar la îndemână. (Puteți omite parantezele din jurul celulelor reprezentând cheltuielile și veniturile, dar nu setul exterior de paranteze.)
Pasul 8. Copiați formula soldului în celelalte celule din Coloana G (coloana Balance)
Faceți clic dreapta pe Celula G3 și selectați „Copiere” din meniul pop-up; apoi trageți pentru a selecta celulele de sub ea în coloană. Faceți clic dreapta pe celulele selectate și selectați „Lipire” din meniul pop-up pentru a lipi formula în celulele selectate. (În Excel 2010, alegeți opțiunea „Inserați” sau „Inserați formule” din meniul pop-up.) Formula va actualiza automat referințele celulei pentru a indica referințele privind cheltuielile, veniturile și data (dacă este utilizată) din rândul curent și referința soldului din rândul de deasupra rândului curent.
Pasul 9. Salvați foaia de calcul
Acordați foii de calcul un nume semnificativ, cum ar fi „Expense Tracking.xls” sau „Personal Budget.xls”. La fel ca în cazul unei foi de calcul pentru buget bazate pe șabloane, poate doriți să includeți numele și anul în numele fișierului. (Din nou, rețineți că ghilimelele sunt folosite numai pentru a afișa numele exemplelor și nu ar trebui să fie introduse. De asemenea, nu introduceți sufixul fișierului; Excel îl oferă pentru dvs.)
Excel 2003 și versiuni mai vechi salvează fișiere de calcul tabelar în formatul mai vechi „.xls”, în timp ce Excel 2007 și 2010 salvează foi de calcul în formatul „.xlsx” mai recent bazat pe XML, dar pot citi și salva foi de calcul și în formatul „.xls” mai vechi. Dacă aveți mai multe computere și intenționați să păstrați această foaie de calcul pe toate, utilizați formatul mai vechi dacă vreunul dintre computerele dvs. are Excel 2003 sau mai vechi și formatul mai nou dacă toate computerele dvs. au cel puțin Excel 2007
Video - Prin utilizarea acestui serviciu, unele informații pot fi partajate cu YouTube
sfaturi
- Utilizați „Completare automată” pentru categoriile de cheltuieli și venituri pentru a asigura o ortografie consecventă.
- Pentru a distinge facturile plătite de cheltuielile neplătite, dar anticipate, puteți îndrăzni sau colora textul pentru facturile plătite sau puteți folosi umbrirea celulei.
- Pentru a evita modificarea accidentală a unei formule sau a unui antet de coloană, vă recomandăm să protejați aceste celule de modificări. Selectați celulele pe care doriți să le modificați (data, categoria beneficiarului, cheltuielile, veniturile și valorile memoriei) și deblocați aceste celule, apoi aplicați protecție întregii foi de calcul.
