S-ar putea să credeți că numai profesorii școlari trebuie să-și facă griji cu privire la participarea, dar este de fapt o practică de afaceri importantă. Pentru întreprinderile mici și mari, datele exacte privind prezența pot dezvălui multe despre eficiență, profitabilitate și satisfacția angajaților. Datorită tehnologiei moderne, există numeroase modalități de a înregistra prezența angajaților și de a utiliza datele în mod eficient.
Pași
Metoda 1 din 3: Colectarea datelor privind prezența
Pasul 1. Folosiți o foaie de calcul simplă numai dacă conduceți o afacere mică
Dacă aveți 5 sau mai puțini angajați și, eventual, chiar 10 sau mai puțini, este posibil să utilizați o metodă de înregistrare a prezenței foarte simplă. Puteți urmări frecvența și orele într-o foaie de calcul Microsoft Office sau Google Docs, de exemplu, sau chiar să vă bazați pe foi de calcul pe hârtie. Optați pentru opțiuni de urmărire mai avansate, totuși, dacă aveți mai mult de 5-10 angajați.
- Indiferent de mărimea afacerii dvs., utilizați întotdeauna un sistem clar pentru a înregistra prezența și orele. Nu aveți încredere în memoria dvs. sau în cuvântul angajatului dvs. atunci când încercați să țineți evidența lucrurilor!
- Dacă preferați o foaie de calcul pe hârtie, verificați online un șablon imprimabil care se potrivește nevoilor dumneavoastră.
Pasul 2. Creați un șablon Office sau Docs pentru a vă simplifica foaia de calcul
Atât Microsoft Office, cât și Google Docs oferă șabloane de completare concepute pentru înregistrarea prezenței și a orelor angajaților. În comparație cu o foaie de calcul generică, această opțiune poate face mai ușor pentru angajații dvs. să-și introducă orele și să urmăriți și să analizați datele.
Deși este mai eficientă decât o foaie de calcul de hârtie sau electronică de bază, această opțiune este în continuare cel mai bine lăsată întreprinderilor mici - cele cu până la 20 de angajați, poate
Pasul 3. Contractează-ți evidența dacă este rentabilă și în timp
Pentru multe întreprinderi mici și mari, cel mai bun mod de a înregistra prezența este de a plăti pe altcineva să o facă! În majoritatea cazurilor, angajații dvs. își vor introduce prezența și orele într-un portal web sau o aplicație, iar contractantul va găzdui datele și vă va furniza rapoarte regulate pe baza acestora.
Unele companii percep o rată fixă bazată pe nivelurile angajaților - de exemplu, 20 USD pe lună pentru până la 10 angajați - în timp ce altele percep pe angajat. Comparați costurile, caracteristicile și serviciile atunci când alegeți o companie terță parte pentru a urmări prezența și orele angajaților dvs
Pasul 4. Gestionați înregistrarea internă numai dacă aveți capacitatea IT
În calitate de companie medie sau mare, este posibil să nu vă simțiți confortabil să vă păstrați evidența, probabil din motive financiare sau de securitate. Urmărirea prezenței și a orelor de 100, 1 000 sau chiar 10 000 de angajați necesită un departament IT robust care poate dezvolta și menține infrastructura necesară de colectare, stocare și analiză a datelor. Departamentele dvs. IT și HR trebuie, de asemenea, să poată lucra bine împreună!
Evaluați cu atenție costurile și beneficiile gestionării de către dvs. a evidenței comparativ cu contractarea cu o terță parte pentru a o face
Metoda 2 din 3: Urmărirea prezenței cu tehn
Pasul 1. Solicitați angajaților să „gliseze” și „să iasă” cu cărțile lor de identitate
Aceasta este, în esență, versiunea modernă de a avea angajații „ceas” și „ieșire” cu un card perforat din hârtie. Avantajul este că datele sunt trimise direct către infrastructura dvs. internă sau terță de evidență pentru stocare și analiză.
Stațiile de carduri Swipe funcționează cel mai bine cu angajații care rămân într-o singură locație și lucrează în mod regulat în timpul zilei lor de lucru obișnuite - de exemplu, lucrători de birou, profesori sau muncitori din fabrică
Pasul 2. Folosiți date biometrice sau video pentru a limita „perforarea prietenilor” la scanerele de identificare
În timp ce așteptând un coleg de lucru târziu sau absent - numit „lovitură de prieteni” - a fost mai ușor cu cardurile perforate, este totuși posibil să glisați ID-ul unui coleg de lucru pentru ei și să atingeți același scop. Dacă sunteți îngrijorat de faptul că aceasta este o problemă în rândul forței de muncă, luați în considerare posibilitatea de a investi în măsuri, cum ar fi camerele video sau scanerele biometrice, pentru a spori securitatea și acuratețea stațiilor de carduri.
- Scanerele biometrice, care necesită de obicei autorizarea amprentelor digitale, pot fi utilizate împreună cu scanerele pentru cărți de identitate.
- Instalarea camerelor de securitate în stațiile de carduri glisante vă poate ajuta să identificați suspiciunii „punchers pentru prieteni”.
Pasul 3. Urmăriți orele angajaților din afara biroului cu o aplicație bazată pe telefon
Cardurile glisante nu funcționează bine pentru angajații care lucrează de acasă sau din mai multe locații. În schimb, puneți-i să „pună” și „să iasă” cu o aplicație instalată pe telefonul personal sau emis la locul de muncă. În multe cazuri, vor trebui pur și simplu să apese un buton pentru a porni și a opri un ceas care rulează, care urmărește frecvența și orele lor.
Dacă afacerea dvs. externalizează deja păstrarea evidenței către o terță parte, acest tip de aplicație poate fi inclus ca parte a pachetului. În acest caz, datele de prezență auto-introduse ale angajaților dvs. ar trebui să se integreze perfect în evidența generală
Pasul 4. Luați în considerare localizarea GPS și urmărirea timpului pentru angajații care călătoresc pe scară largă
Acest tip de sistem de urmărire funcționează bine dacă aveți angajați care călătoresc în anumite locații în timpul zilelor lor de lucru. GPS-ul telefoanelor lor de lucru va urmări când se aflau în zone de lucru specificate, care la rândul lor pot fi utilizate pentru a stabili orele totale de lucru.
Urmărirea GPS este o caracteristică opțională cu unele aplicații de tip „cartelă de timp”. Această caracteristică este cu siguranță cel mai bine păstrată pentru a fi utilizată cu telefoanele emise de serviciu, deoarece urmărirea angajaților pe telefoanele lor personale se poate simți cam prea „frate mai mare”
Metoda 3 din 3: Tratarea datelor privind prezența
Pasul 1. Strângeți numerele pentru a vedea modul în care problemele de prezență vă afectează afacerea
Păstrarea înregistrărilor exacte ale prezenței angajaților vă permite să calculați modul în care modelele de prezență pozitive și negative vă afectează rezultatul. La rândul lor, puteți utiliza aceste date pentru a vă ajusta strategiile la locul de muncă și HR pentru o eficiență mai mare.
Unele calcule rapide vă pot oferi, de exemplu, „rata incidenței” - numărul de absențe la 100 de angajați pe o perioadă de timp stabilită. Puncte de date similare, cum ar fi „rata de inactivitate” și „rata de severitate”, pot fi, de asemenea, utilizate pentru a stabili impactul economic al prezenței și absenței
Pasul 2. Recunoașteți angajații care urmează proceduri adecvate de prezență
O mică întărire pozitivă poate merge mult! Utilizați datele colectate pentru a identifica angajații cu înregistrări de prezență stelare. Acordați-le recunoaștere publică, laudă și, eventual, recompense - chiar și câteva carduri cadou sau un mic bonus pot ajuta la încurajarea celorlalți să urmeze exemplul.
Rețineți că „prezența bună” nu înseamnă neapărat că angajatului nu îi lipsește niciodată munca. De asemenea, înseamnă a fi conștiincios în ceea ce privește timpul liber, de exemplu, dând o notificare adecvată înainte de a lua o zi liberă sau rămânând acasă în timp ce se vindecă de o boală
Pasul 3. Întâlniți-vă cu un angajat care are probleme de prezență înainte de a lua măsuri
Ori de câte ori datele dvs. identifică un angajat cu o problemă de prezență, nu treceți direct la disciplină sau încetare. În schimb, întâlniți-vă cu ei (și un reprezentant al resurselor umane sau o parte relevantă similară) pentru a discuta problema. Puneți în scris un plan de acțiune care să ofere angajatului îndrumări și repere clare pentru îndeplinirea așteptărilor de prezență.
S-ar putea să aveți de-a face, de exemplu, cu un angajat dedicat care se luptă cu probleme urgente acasă. În acest caz, este posibil să puteți efectua unele ajustări ale programării sau ale volumului de muncă în loc să eliminați rapid un muncitor valoros
Pasul 4. Navigați birocrația cu atenție atunci când disciplinați sau expulzați un lucrător
Urmați întotdeauna o procedură clară și consecventă atunci când îndepliniți disciplina unui angajat cu probleme de prezență și mai ales înainte de a-l concedia. În mod ideal, ar trebui să fiți sfătuiți de un avocat cu accent pe dreptul muncii. În caz contrar, ceea ce pare a fi un foc tăiat ar putea duce la un proces costisitor.
