Majoritatea oamenilor au scris nenumărate e-mailuri și s-au întrebat de ce trebuie să aștepte mult timp pentru un răspuns. Oferirea unui sentiment de urgență unui e-mail este simplă, dar trebuie să vă alegeți cuvintele cu atenție. Mizați-vă pe cuvinte sensibile la timp în timp ce invitați cititorul să acționeze imediat. Atâta timp cât vă păstrați e-mailul concis și consistent în ton, puteți face ca orice e-mail să pară urgent.
Pași
Partea 1 din 3: Crearea unei linii de subiect
Pasul 1. Consultați destinatarul din subiectul dvs
Dacă vă adresați direct celeilalte persoane, e-mailul dvs. se evidențiază mai mult. Puteți face acest lucru menționând numele persoanei sau folosind cuvintele „dvs.” și „dvs.”. Aceste cuvinte sunt directe, conversaționale și încurajează destinatarul să deschidă e-mailul.
- De exemplu, începeți subiectul cu o frază precum „Hei Bill!” sau „Ai sunat încă?”
- Dacă nu știți numele persoanei, puteți face referire la un detaliu personal, cum ar fi locația destinatarului. De exemplu, spuneți „Cele mai bune restaurante din orașul dvs.”.
Pasul 2. Folosiți un limbaj urgent în subiect
Este important să transmiteți urgența cât mai curând posibil. Încurajați cititorul să facă clic pe e-mail, incluzând un îndemn la acțiune sau o referire la lipsă. Aceste tactici sugerează că cititorul trebuie să acționeze imediat pentru a beneficia de e-mail.
- De exemplu, folosiți cuvinte și fraze precum „Grăbește-te!” sau „24 de ore rămase” pentru a apela cititorul să acționeze acum.
- Indicați că ceva este limitat, cum ar fi spunând „Acest articol zboară de pe rafturi”.
Pasul 3. Indicați ce se află în e-mail
Urmăriți cuvântul urgent cu o imagine clară a ceea ce cititorul ar trebui să se aștepte în e-mail. Folosiți cuvinte orientate spre acțiune pentru a sugera cum ar trebui să răspundă cititorul. Asigurați-vă că păstrați subiectul clar și concis, astfel încât titlul să nu fie confuz.
- De exemplu, puteți spune ceva de genul „Grăbește-te! Este o vânzare."
- De asemenea, puteți explica e-mailul prin numere. De exemplu, să spunem „5 moduri de a vă reduce factura la electricitate”.
Pasul 4. Puneți cititorului o întrebare pentru o modalitate alternativă de a fi implicat
O întrebare poate fi o modalitate excelentă de a sugera ce se află în e-mailul dvs. Întrebarea trebuie să fie relevantă pentru cititor. Ar trebui să facă referire la un eveniment urgent sau la un subiect pe care cititorul trebuie să îl cunoască, încurajându-i să citească imediat e-mailul.
- De exemplu, puteți spune ceva de genul „Ultima șansă - v-ați comandat deja biletele?”
- Un alt exemplu este: „Cum poți fi mai productiv astăzi?”
Partea 2 din 3: Structurarea textului e-mailului
Pasul 1. Conduceți cu o soluție la o problemă relevantă
În text, explicați de ce trimiteți e-mailul. Arătați cititorului ce face acest e-mail urgent și de ce ar trebui să răspundă la acesta cât mai curând posibil. Fiți cât mai specific posibil pentru a sugera ceea ce cealaltă persoană obține din citirea e-mailului dvs.
- De exemplu, puteți spune ceva de genul: „V-ați săturat să vă plimbați cu pantofi uzați? Vânzarea noastră are pantofi de marcă la prețuri foarte mici.”
- S-ar putea să scrieți „Sunați clientul astăzi pentru a intra sub termen”.
Pasul 2. Descrieți scopul e-mailului în propoziții concise
Evitați să creați un e-mail de urgență lung și confuz. Limitați-vă la câteva propoziții scurte sau paragrafe. Transmiteți mesajul dvs. într-un mod ușor de înțeles și corect din punct de vedere gramatical.
- Pentru a evita ca mesajul dvs. să fie prea lung, încercați să creați o listă cu cele mai importante puncte pe care trebuie să le aduceți.
- Multe companii includ o imagine în e-mail. Un anunț de vânzări explică în mod eficient scopul e-mailului.
Pasul 3. Folosiți un ton blând și non-confruntativ
Încercând să pară urgent, s-ar putea să fii agitat sau intimidant. Evitați să cereți cititorului să acorde atenție și să răspundă, deoarece acest lucru se întoarce de cele mai multe ori. În schimb, asociați cuvinte legate de timp cu sugestii de acțiuni pe care cititorul ar trebui să le întreprindă.
- De exemplu, spuneți: „Au mai rămas 5 locuri în avion. Vă rugăm să sunați astăzi pentru a vă rezerva locul.”
- Pentru a evita să pară intimidant, fii puțin indirect. De exemplu, să spunem, „Furtul de identitate crește cu 5% în fiecare an, făcând mai importantă ca oricând protejarea informațiilor dvs. personale”.
Pasul 4. Includeți un îndemn la final
Folosiți ultima propoziție a e-mailului pentru a ghida cititorul către acțiunea pe care doriți să o facă. Acest lucru trebuie să fie specific, așadar includeți toate informațiile de care au nevoie pentru a răspunde la adresa dvs. de e-mail. Acesta ar putea fi un buton de apăsat, un link către site sau un număr de telefon.
- De exemplu, dacă doriți ca cineva să efectueze un apel, spuneți „Vă rog să mă sunați astăzi” și urmați cu numărul dvs. de telefon.
- Furnizați linkul exact către site. Dacă doriți ca o persoană să vadă un anumit produs, postați linkul către pagina produsului, nu pe site-ul general.
- Dacă doriți să direcționați pe cineva către o locație fizică, vă ajută să furnizați indicații de orientare, hărți și alte referințe.
Partea 3 din 3: Rafinarea e-mailului
Pasul 1. Folosiți o adresă de e-mail ușor de recunoscut
Mulți oameni văd mai întâi adresa de e-mail și, dacă nu este recunoscută, pot sări peste e-mail. Asigurați-vă că adresa dvs. de e-mail sugerează ceea ce cealaltă persoană se poate aștepta să vadă în e-mail. Personalizați-vă adresa de e-mail pentru a vă face e-mailul mai vizibil.
- De exemplu, folosiți-vă numele. E-mailul ar trebui să arate ca „John Smith, wikiHow” sau „[email protected]”.
- Evitați să folosiți numere și simboluri aleatorii, deoarece acest lucru nu este profesional și face ca e-mailul dvs. să pară spam.
Pasul 2. Creați un termen pentru un răspuns la e-mail
Pentru a părea urgent, dați impresia că cititorul trebuie să acționeze acum. Chiar dacă nu aveți un termen specific, prefaceți-vă că există unul. Asigurați-vă că respectați acest termen cât mai des posibil pe tot e-mailul.
- De exemplu, puteți spune „Această ofertă se încheie mâine”.
- Dacă nu aveți un termen specific, încercați să spuneți „Vă rugăm să răspundeți până marți” sau „Aș aprecia dacă ați răspuns până la ora 17:00”.
Pasul 3. Recitește e-mailul pentru a te asigura că are un scop consecvent
Toate informațiile din e-mail ar trebui să se refere la scopul dvs. de trimitere. Acest scop este ceea ce trebuie subliniat în linia subiectului și în tot textul. Fiecare detaliu trebuie să conducă în acest scop, spunându-i cititorului ce trebuie să știe pentru a acționa în baza acestuia. Editați orice detalii care nu se potrivesc, deoarece acestea scad tonul urgent.
- Dacă vindeți un produs, ați include caracteristicile produsului și cele mai mari beneficii. Poveștile lungi sau detaliile mici pot distrage atenția.
- De exemplu, dacă contactați un client, vă recomandăm să spuneți „Economisiți 20% când faceți cumpărături pe noul meu site web”.
- Gândește-te la ceea ce trebuie să știe persoana respectivă. Dacă ați contactat deja pe cineva, nu trebuie să repetați ceea ce ați spus anterior.
Pasul 4. Evitați tastarea cu majuscule sau stenogramă
Tehnicile bune de tastare și simțul gramatical vă fac e-mailul mult mai ușor de înțeles. Evitați să folosiți o mulțime de semne de exclamare sau majuscule inutile. Folosește un limbaj adecvat și fii respectuos.
- Evitați cuvintele abreviate precum „u”, „ur”, „plz” și emojis.
- O mulțime de semne de exclamare, majuscule sau cifre pot declanșa, de asemenea, un filtru de spam, ceea ce înseamnă că e-mailul dvs. nu poate fi văzut deloc.
sfaturi
- Păstrați-vă e-mailul consecvent și acționabil de la subiect până la ultima propoziție.
- Asigurați-vă că e-mailul se concentrează pe ceea ce doriți să exprimați. Ștergeți orice contrazice mesajul dvs.
- Citiți și editați întotdeauna e-mailul înainte de al trimite. Veți găsi adesea pete care trebuie să fie mai concise și urgente.
