Acest wikiHow vă va învăța cum să faceți o îmbinare de e-mail în Microsoft Office sau OpenOffice.org. Combinația de corespondență este o caracteristică foarte convenabilă care vă permite să personalizați automat un document pentru fiecare destinatar căruia i se trimite. În acest fel, nu trebuie să schimbați individual documentul pentru fiecare destinatar. Este o economie uriașă de timp și este foarte ușor de făcut! Pașii de mai jos vă vor ajuta să parcurgeți pas cu pas întregul proces.
Pași
Metoda 1 din 3: Pregătirea
Pasul 1. Construiți un fișier de date
Acesta poate fi un fișier de foaie de calcul, un fișier de bază de date sau chiar un document text cu formatarea corectă. Fișierele cu foi de calcul sunt cel mai frecvent utilizate; acest ghid presupune că utilizați o foaie de calcul.
-
Fișierul dvs. de date ar trebui să conțină toate informațiile care vor trebui schimbate de la copie la copie. De exemplu, dacă scrieți o scrisoare de formular, fișierul dvs. de date va conține numele și, eventual, adresele tuturor celor cărora intenționați să le trimiteți scrisoarea.
Puneți un element de informații în fiecare celulă de-a lungul unei linii, astfel încât fiecare tip de informație (prenume, prenume, onorific etc.) să fie în propria coloană
-
Faceți nume de coloane rezonabile. Combinarea corespondenței citește datele în coloane. Se va presupune că prima intrare din fiecare coloană de informații este denumirea generală a acelui tip de informație, deci folosiți nume care au sens pentru dvs.
De exemplu, începeți o coloană de prenume tastând „prenume”, apoi puneți toate prenumele sub ea. Când vi se solicită ce câmp să introduceți în scrisoarea dvs., veți vedea „prenume” ca opțiune și vă veți aminti ce este conținut în acea coloană
- Utilizatorii Microsoft Office care folosesc și Outlook pentru e-mail-ul lor pot folosi în schimb agenda de adrese Outlook ca fișier de date, dacă doresc.
Pasul 2. Salvați fișierul de date
Salvați-l undeva, îl puteți găsi cu ușurință și numiți-l ceva care vă va aminti cu ușurință.
Pasul 3. Scrieți documentul principal
Acesta este documentul în care veți introduce informații. De exemplu, dacă scrieți o scrisoare de formular, documentul principal este scrisoarea. Orice articol care va fi completat pentru dvs. (cum ar fi numele) ar trebui lăsat necompletat pentru moment.
Metoda 2 din 3: Combinarea corespondenței în MS Office
Pasul 1. Deschideți panoul de sarcini de îmbinare a corespondenței
Din documentul principal, faceți clic pe panou pentru a-l deschide. Dacă nu o vedeți, deschideți meniul Instrumente și selectați Combinare corespondență din listă.
Pasul 2. Răspundeți la întrebările MS Office
Instrumentul de îmbinare a corespondenței din Office are câțiva pași proiectați pentru a vă face viața mai ușoară prin îmbinarea fișierelor mai inteligent și mai precis.
- Începeți prin a-i spune ce tip de document scrieți. Faceți clic pe cea mai bună potrivire, apoi faceți clic pe Următorul.
- Spuneți-i ce „document de pornire” (document principal) doriți să utilizați. Dacă ați urmat acești pași, ar trebui să puteți selecta „utilizați acest document”. Faceți clic pe Următorul.
Pasul 3. Alegeți fișierul de îmbinat
Acesta este fișierul de date pe care l-ați creat anterior. Selectați butonul radio corespunzător și faceți clic pe Următorul pentru a căuta fișierul și conectați-l la documentul dvs. principal.
Dacă preferați să utilizați agenda dvs. Outlook, faceți clic pe opțiunea respectivă
Pasul 4. Alegeți ce date să utilizați
Office vă permite să selectați sau să deselectați rânduri de informații după cum doriți. Aceasta vă permite să alegeți ce informații din fișierul de date doriți să îmbinați în documentul principal, făcând fișierul de date mai util în timp, pe măsură ce îl utilizați pentru diferite lucruri diferite. Când sunteți mulțumit, faceți clic pe Următorul.
Datele pot fi sortate făcând clic pe antetele fiecărei coloane. Acest lucru poate fi util dacă trebuie să căutați rapid multe informații
Pasul 5. Introduceți câmpuri de date
În pagina următoare a panoului de sarcini, vi se va solicita să scrieți documentul dacă nu ați făcut deja acest lucru și vi se prezintă o serie de opțiuni pentru inserarea datelor din fișier în document.
-
Introduceți un câmp de date plasând cursorul în locul în care va merge câmpul, apoi făcând clic pe butonul corespunzător din panoul de activități pentru al insera acolo.
Puteți șterge câmpurile de date înlocuite sau duplicate apăsând tasta Ștergere, la fel ca o literă sau un număr obișnuit
-
Opțiunile presetate se modifică ușor în funcție de tipul de document pe care i-ați spus Office că scrieți. Office face tot posibilul să completeze informațiile corespunzătoare din datele pe care i le oferiți. De exemplu, dacă scrieți o scrisoare comercială de formular, este posibil să vedeți o opțiune de a insera un bloc de adrese, care să includă numele și prenumele fiecărui destinatar și adresa completă, organizate pe câteva rânduri.
- Unele dintre opțiunile presetate vă vor deschide ferestre suplimentare pentru a completa informațiile corespunzătoare. Toate acestea sunt mai mult sau mai puțin simple și ușor de înțeles.
- Dacă utilizați o presetare și nu pare să poată găsi informațiile corecte, faceți clic pe butonul marcat „Potriviți câmpurile” pentru a învăța programului care dintre numele câmpurilor dvs. corespund cu numele sale standard. De exemplu, îi puteți arăta că ar trebui să utilizeze categoria „Nume de familie” din fișierul dvs. de date pentru a completa datele „Nume” într-un bloc de adrese.
- Pentru a utiliza propriile câmpuri, faceți clic pe „mai multe opțiuni”. Veți putea vedea numele pe care le-ați dat fiecărei coloane și le veți folosi în schimb.
Pasul 6. Verificați-vă scrisorile
Fuzionarea prin e-mail nu va afișa informațiile specifice în câmpurile pe care le aplicați documentului dvs. primar până nu îl imprimați, dar Office oferă o funcție de previzualizare care vă permite să verificați și să vă asigurați că informațiile apar corect în funcție de modul în care ați plasat câmpurile din documentul dvs. Simțiți-vă liber să îl utilizați până când sunteți mulțumit că totul este în ordine.
Pasul 7. Finalizați îmbinarea
Ecranul final al panoului de sarcini de îmbinare a corespondenței vă informează că totul este la locul său și este gata să imprime documentele. Va apărea un set de informații pentru fiecare document tipărit, iar programul va imprima câte copii sunt câte seturi de informații.
Dacă doriți să faceți modificări individuale la anumite litere, puteți face acest lucru și din acest ecran al panoului de sarcini făcând clic mai întâi pe „editați litere individuale”
Metoda 3 din 3: Combinarea corespondenței în OpenOffice.org
Pasul 1. Creați o bază de date
În OpenOffice.org, un fișier de bază de date este întotdeauna necesar pentru o îmbinare a e-mailurilor; cu toate acestea, puteți crea mai întâi datele într-o foaie de calcul.
- Din documentul principal, deschideți meniul Fișier și alegeți să creați un nou fișier de bază de date.
- În fereastra care apare, selectați opțiunea „conectați-vă la o bază de date existentă”. Din meniul derulant, selectați „foaie de calcul”, apoi faceți clic pe Următorul.
- În ecranul următor, direcționați OpenOffice.org către fișierul de foaie de calcul pe care doriți să îl utilizați. Puteți alege dacă protejați sau nu parola cu baza de date bifând caseta de sub locația fișierului. Faceți clic pe Următorul când sunteți gata.
-
Pe acest ecran, alegeți dacă să înregistrați baza de date pentru un acces mai ușor ulterior și decideți dacă doriți sau nu să deschideți fișierul bazei de date pentru al edita chiar acum. (Probabil că nu va trebui să faceți dacă tocmai ați creat fișierul cu foaie de calcul.) Faceți clic pe Finalizare pentru a salva baza de date.
Asigurați-vă că dați bazei de date un nume pe care îl puteți aminti cu ușurință
Pasul 2. Introduceți câmpurile
Acum că v-ați conectat informațiile la o bază de date pe care OpenOffice.org o poate înțelege, este o chestiune simplă să utilizați acea bază de date pentru îmbinarea corespondenței, atâta timp cât știți unde să căutați.
- Din meniul Insert, selectați „câmpuri”, apoi „altele…” din submeniu. Alternativ, puteți tasta control-F2.
- În fereastra care apare, faceți clic pe fila „bază de date”.
-
Faceți clic pe butonul Răsfoire din partea din dreapta jos a ferestrei și găsiți fișierul bazei de date pe care tocmai l-ați creat.
După ce ați selectat baza de date, aceasta va apărea în lista intitulată „selecția bazei de date” din partea dreaptă a ferestrei
- Din lista „tip” din partea stângă a ferestrei, selectați „câmpuri de îmbinare a corespondenței”.
- Faceți clic pe + de lângă baza de date și un fișier de foaie de calcul ar trebui să apară sub acesta. Faceți clic pe + de lângă acea, și veți vedea numele câmpurilor pe care le-ați ales atunci când ați creat foaia de calcul.
-
Selectați câmpul pe care doriți să îl inserați și faceți clic pe Inserare pentru a plasa câmpul în documentul dvs. principal.
- Nu uitați să plasați cursorul acolo unde doriți să fie inserat câmpul înainte de a Insera, sau va trebui să tăiați și să lipiți pentru a-l muta în poziția corectă.
- Ca și în Office, câmpurile de text sunt tratate ca caractere alfanumerice în documentul dvs. principal. Puteți să le mutați cu bara de spațiu și să le ștergeți cu tasta de ștergere.
Pasul 3. Finalizați îmbinarea
Verificați de fiecare dată fiecare câmp pentru plasarea corectă. Când sunteți gata, imprimați documentul principal. Combinarea prin e-mail va imprima o copie pentru fiecare set de intrări din fișierul pe care l-ați îmbinat în document.
sfaturi
- Programele de procesare a textului au deseori șabloane pe care le puteți utiliza pentru a crea documente primare.
- Asigurați-vă că împărțiți câmpurile în termenii cei mai specifici posibili. De exemplu, puteți utiliza titlul de curtoazie (domn, doamnă, domnișoară), prenumele și prenumele pentru nume. Acestea sunt trei câmpuri pentru nume, deci utilizați trei coloane separate cu un tip de câmp în fiecare coloană.
