Acest wikiHow vă învață cum să creați o foaie de calcul a adresei în LibreOffice Calc pentru a o utiliza într-o îmbinare de corespondență LibreOffice Writer. După ce creați foaia de calcul și o salvați în formatul corespunzător, va trebui să o conectați la Writer înainte de a putea începe etichetarea câmpurilor din documentul dvs. Din fericire, LibreOffice Writer vine cu un instrument de creare rapidă a bazelor de date care face din proces o bucată de tort.
Pași
Partea 1 din 3: Crearea foii de calcul
Pasul 1. Deschideți LibreOffice Calc
O veți găsi în meniul Windows Start sau în folderul Aplicații Mac. Calc este o aplicație de foaie de calcul care este foarte asemănătoare cu Microsoft Excel și Foi de calcul Google.
Pasul 2. Etichetați antetele coloanei
Veți dori să utilizați titluri de antet relevante, cum ar fi Nume, Adresă, Stat și Cod poștal etc. Aceste etichete ar trebui să intre în celule separate din primul rând al foii de calcul.
- Poate fi util să etichetați fiecare coloană pentru cea mai mică cantitate de informații posibilă. De exemplu, în loc de o singură coloană numită Adresă, puteți utiliza StreetAddress, State și Zip. În loc de o coloană pentru Nume, puteți face Prenume și Prenume.
- Coloanele antetului trebuie să fie personalizate în funcție de nevoile dvs.
Pasul 3. Completați coloanele cu datele de îmbinat
Fiecare rând trebuie să conțină datele pentru un contact. După introducerea primului contact pe primul rând disponibil, introduceți următorul contact pe rândul următor și așa mai departe.
Nu trebuie să utilizați nicio formatare specială sau stiluri (cum ar fi tipărirea aldinată), deoarece datele vor fi formatate de documentul dvs. de îmbinare a corespondenței
Pasul 4. Salvați fișierul ca în formatul de fișier ODF
Formatul de fișier ODF se termină cu extensia de fișier. ODS, care poate părea puțin ciudată, dar este corectă. Pentru a salva foaia de calcul:
- Apasă pe Fişier meniul din partea stângă sus și selectați Salvează ca.
- Navigați la folderul în care doriți să salvați fișierul. Va trebui să vă amintiți această locație.
- Selectați Foaie de calcul ODF (*.ods) din meniul derulant „Salvare ca tip” sau „Format”.
- Clic Salvați. În acest moment, nu ezitați să închideți aplicația Calc.
Partea 2 din 3: Conectarea foii de calcul
Pasul 1. Deschideți Libre Writer
O veți găsi în meniul Windows Start sau în folderul Aplicații Mac.
Nu vă faceți griji cu privire la redactarea scrisorii sau a documentului dvs. - doar conectați adresele la Writer pentru moment
Pasul 2. Deschideți Expertul sursă de date adresă
Acest instrument facilitează crearea unei baze de date din foaia de calcul. Pentru a face acest lucru:
- Apasă pe Fişier meniul din partea stângă sus.
- Clic Vrăjitori în meniu.
- Clic Sursa datelor de adresă.
Pasul 3. Selectați „Alte surse de date externe” și faceți clic pe Următorul
Este ultima opțiune.
Pasul 4. Faceți clic pe butonul Setări
Va apărea fereastra „Creați o sursă de date de adresă”.
Pasul 5. Selectați „Foaie de calcul” și faceți clic pe Următorul
Acest lucru îi spune Writer că lucrați cu formatul foii de calcul.
Pasul 6. Selectați foaia de calcul pe care ați creat-o și faceți clic pe Următorul
Pentru a face acest lucru, faceți clic pe Naviga, navigați la foaia de calcul care conține adrese (care se termină cu extensia de fișier. ODS) și faceți dublu clic pe foaia de calcul pentru ao selecta.
Pentru a verifica dacă ați selectat o foaie de calcul care poate fi utilizată, faceți clic pe Test de conexiune butonul din colțul din dreapta jos. Ar trebui să vedeți un mesaj care spune că conexiunea a fost stabilită cu succes. Dacă vedeți o eroare, este posibil să fi selectat fișierul greșit sau să-l fi salvat într-un format greșit.
Pasul 7. Faceți clic pe butonul Finalizare
Acum că ați conectat foaia de calcul, puteți începe să importați datele.
Pasul 8. Faceți clic pe Următorul pentru a continua
Do nu faceți clic pe butonul „Atribuire câmp”, deoarece nu va funcționa pentru foaia dvs. de calcul.
Pasul 9. Denumiți fișierul bazei de date (. ODB)
Aruncați o privire la numele fișierului în câmpul „locație” - fișierul se numește implicit „Adrese.odb”. Puteți păstra acel nume dacă doriți sau îl puteți schimba în altceva - nu uitați să păstrați. ODB la sfârșitul numelui fișierului.
- Dacă este bifată caseta „Încorporați această definiție a agendei în documentul curent”, debifați-o acum.
- Câmpul „Numele agendei” este modul în care această listă de adrese va apărea în alte aplicații LibreOffice. Nu ezitați să schimbați acest lucru dacă doriți.
Pasul 10. Faceți clic pe Finalizare
Foaia dvs. de calcul este acum conectată la LibreOffice Writer și gata de a fi utilizată la îmbinarea e-mailurilor.
Baza de date va rămâne disponibilă pentru utilizare și în scrisori sau documente viitoare
Partea 3 din 3: Crearea documentului dvs. de îmbinare a corespondenței
Pasul 1. Deschideți un document nou în LibreOffice Writer
Dacă ați creat deja scrisoarea de formular, foaia de etichetă sau șablonul de plic, deschideți-l acum.
Pasul 2. Deschideți panoul Surse de date
Pentru a face acest lucru, faceți clic pe Vedere meniul din partea de sus, apoi selectați Surse de date. Veți vedea valorile foii de calcul a adresei în panoul din partea de sus a documentului. Panoul va rămâne acolo pentru a vă ușura lucrurile.
Pasul 3. Formatați documentul așa cum doriți să apară
De exemplu, dacă scrieți o scrisoare de formular, compuneți scrisoarea cum doriți să arate.
Pasul 4. Trageți anteturile coloanei de date în locațiile lor corespunzătoare
Anteturile coloanei de date sunt etichetele gri de deasupra datelor de adresă din acel panou superior. De exemplu, dacă compuneți o literă și doriți să înceapă cu „Dragă (prenume)”, ați introduce cuvântul Dragă, trageți Nume antetul coloanei până la locul în care ați introduce un nume, apoi tastați o virgulă.
Când trageți un antet de coloană în locația dorită, acesta va apărea cu paranteze triunghiulare de fiecare parte (ex:)
Pasul 5. Salvați documentul
Pentru a vă asigura că nu vi se întâmplă nimic cu munca grea, faceți clic pe Fişier meniu și selectați Salvează ca. Fișierul trebuie salvat cu extensia de fișier. ODT, așa că selectați Document text ODF (*.odt) din meniul „Salvare ca tip” sau „Format”.
Pasul 6. Imprimați documentul
Pașii pentru a face acest lucru variază în funcție de ceea ce tipăriți.
- Dacă tipăriți o scrisoare de formular, faceți clic pe Fişier meniu și selectați Imprimare. Veți fi întrebat dacă doriți să imprimați un formular de selectare a literelor da când vi se solicită. Dacă nu doriți să imprimați litere pentru toate persoanele din lista de adrese, țineți apăsat butonul Ctrl (PC) sau Comanda (Mac) în timp ce faceți clic pe cele pe care doriți să le imprimați. Clic Bine, apoi imprimați după cum doriți.
- Dacă creați etichete, accesați Fişier > Nou > Etichete, selectați baza de date, tabelul și câmpurile. În partea de jos, selectați tipul de hârtie pentru etichete în care imprimați (de exemplu, Avery A4) și alte preferințe suplimentare de etichetare, apoi faceți clic pe Salvați. De acolo, pe Opțiuni fila, faceți clic pe Sincronizați conținutul, și apoi Document nou pentru a crea foaia de etichete. Apoi puteți imprima documentul respectiv, după cum este necesar, selectând Fişier > Imprimare.
