Acest wikiHow vă învață cum să utilizați Microsoft Word pentru a crea o factură de facturare. O factură este o listă detaliată a produselor vândute sau a serviciilor prestate pe care le puteți utiliza pentru a factura clienții dvs. Cel mai simplu mod de a începe este să utilizați unul dintre șabloanele de facturare gratuite ale Microsoft, dar puteți crea unul dintr-un document gol.
Pași
Metoda 1 din 2: Descărcarea unui șablon gratuit
Pasul 1. Deschideți Microsoft Word pentru Windows sau macOS
O veți găsi în meniul Start de sub Microsoft Office pe un computer și în Aplicații folder pe un Mac.
- Utilizați această metodă pentru a construi rapid și ușor o factură dintr-un șablon prefabricat. Șabloanele vă scutesc de dificultatea de a afla ce să includeți, dar pot fi personalizate pentru a se potrivi nevoilor dvs.
- De asemenea, puteți descărca șabloane Word gratuite de pe site-ul șabloanelor Microsoft Office. Cel mai bine este să nu descărcați șabloane de pe alte site-uri web, deoarece unele pot conține viruși.
Pasul 2. Găsiți bara de căutare șablon și selectați Nou
Deschiderea Word ar trebui să afișeze automat ecranul „Nou” - acest ecran spune „Nou” în partea de sus și afișează o bară de căutare cu textul „Căutare șabloane online” în interior. Dacă nu vedeți această bară de căutare, faceți clic pe Fişier din stânga sus, apoi selectați Nou pentru a-l aduce în discuție.
Pasul 3. Tastați factura în bara de căutare și apăsați ↵ Enter
Va apărea o listă cu rezultatele potrivite.
Pasul 4. Faceți clic pe o factură pentru a vedea o previzualizare
Va apărea o versiune mai mare a facturii, împreună cu o scurtă descriere.
- Dacă decideți să nu utilizați șablonul, faceți clic pe X în partea de sus a ferestrei pentru a reveni la listă.
- Unele opțiuni drăguțe și simple sunt Factură (atemporală) și cel care tocmai se numește Factura fiscala.
Pasul 5. Faceți clic pe Creați pentru a utiliza șablonul
Se află în fereastra de previzualizare a șablonului. Aceasta descarcă șablonul și îl deschide automat.
Pasul 6. Înlocuiți informațiile preumplute cu ale dvs
Fiecare câmp conține de obicei un text menit să vă ghideze în completarea facturii. Puteți doar să faceți clic cu mouse-ul înainte de câteva informații, să apăsați pe ← Backspace sau Delete pentru a scăpa de ceea ce există și să tastați propriile informații.
Pe lângă completarea spațiilor goale, puteți adăuga mai multe detalii la factură, cum ar fi un logo, câmp suplimentar sau linii și culori speciale
Pasul 7. Salvați factura finalizată
Pentru a face acest lucru, faceți clic pe Fişier meniu, selectați Salvează ca, apoi salvați fișierul în locația dorită de pe computer. După ce ați creat factura, o puteți imprima sau trimite prin e-mail către clienții dvs.
Metoda 2 din 2: Crearea unei facturi din Scratch
Pasul 1. Deschideți Microsoft Word pentru Windows sau macOS
O veți găsi în meniul Start de sub Microsoft Office pe un computer și în Aplicații folder pe un Mac.
- Utilizați această metodă dacă doriți să proiectați o factură de la zero. Această metodă este cea mai bună pentru cei care sunt pricepuți la utilizarea caracteristicilor Word, inclusiv crearea de antete și tabele.
- Înainte de a crea propriul șablon, consultați câteva exemple de facturi online înainte de a începe. Dacă factura dvs. este specifică afacerii dvs., încercați să căutați tipul dvs. de afacere și cuvintele „eșantion de factură” pentru exemple specifice (de exemplu, eșantion de factură pentru medic, eșantion de factură independent).
Pasul 2. Faceți clic pe Document gol pe ecranul „Nou”
Dacă nu vedeți ecranul „Nou”, faceți clic pe Fişier meniu și selectați Nou acum.
Pasul 3. Creați un antet de factură
Un titlu care include numele companiei, informațiile de contact și cuvântul „Factură” ar trebui să apară undeva lângă partea de sus a documentului. Puteți proiecta și stiliza aceste informații în orice mod doriți, dar încercați să le păstrați simple și în concordanță cu celelalte materiale de afaceri.
Pasul 4. Afișați data (datele) facturii
Data emiterii și data scadenței (dacă este cazul) ar trebui să fie vizibile în partea de sus a documentului, de preferință foarte aproape de cuvântul „Factură”.
Pentru a insera rapid data de astăzi, faceți clic pe INTRODUCE fila din partea de sus a Word, faceți clic pe Data și ora, și apoi alegeți un format de dată. Asigurați-vă că eliminați bifa din caseta „Actualizați automat”, astfel încât data să nu se schimbe de fiecare dată când cineva deschide fișierul.
Pasul 5. Numerați factura
Fiecare factură trebuie să conțină un număr unic (într-o succesiune) pentru înregistrările dvs. Secvența poate fi globală (pentru toți clienții) sau per client. Puteți adăuga acest lucru la antet, dacă doriți, dar poate fi plasat într-adevăr oriunde.
Dacă fiecare client va avea propria sa secvență de numerotare a facturilor, poate doriți să includeți numele clientului ca parte a numărului (de exemplu, wikiHow1, wikiHow2 dacă clientul este wikiHow)
Pasul 6. Adăugați adresa clientului sau informațiile de contact
Prefață acest lucru cu cuvântul „Către” (sau ceva similar) care face evident cine este acuzat.
Poate doriți să adresați factura direct unei anumite persoane dintr-o companie sau departamentului Conturi de plătit
Pasul 7. Creați o listă detaliată a produselor vândute sau a serviciilor prestate
Cel mai bun mod de a face acest lucru este crearea unui tabel cu mai multe rânduri și coloane denumite. Consultați Cum se creează un tabel simplu în Microsoft Word pentru a începe cu tabelele.
Creați coloane pentru cantitate, numele sau descrierea articolului / serviciului, prețul / tariful unitar și prețul total pentru cantitatea achiziționată. Asigurați-vă că etichetați aceste coloane cu anteturi, astfel încât clientul să înțeleagă taxele
Pasul 8. Afișați suma totală a facturii
Acest lucru ar trebui să apară chiar sub lista de taxe detaliate, de preferință într-un tip cu caractere aldine, astfel încât să fie ușor de văzut.
- Dacă percepeți impozitul pe vânzări, ar trebui să afișați un subtotal al taxelor detaliate, cu impozitul listat dedesubt, cu procentul din stânga sumei dolarului impozitului, apoi totalul ajustat sub acesta.
- Verificați din nou matematica pentru a vă asigura că este corectă.
Pasul 9. Includeți condițiile de plată
Puteți afișa condițiile de plată fie deasupra, fie sub informațiile de facturare. Termenii obișnuiți de plată sunt „Scadență la primire”, „Scadență în termen de 14 zile”, „Scadență în termen de 30 de zile” sau „Scadență în termen de 60 de zile”.
De asemenea, ați putea dori să includeți o notă în partea de jos care acoperă metodele de plată, informații generale sau doar o mulțumire clientului pentru utilizarea serviciilor dvs
Pasul 10. Salvați factura finalizată
Pentru a face acest lucru, faceți clic pe Fişier meniu, selectați Salvează ca, apoi salvați fișierul în locația dorită de pe computer. Odată ce ați creat factura, o puteți imprima sau trimite prin e-mail către clienții dvs.
sfaturi
- După ce ați salvat un document de factură, îl puteți utiliza ca șablon pentru crearea altor facturi utilizând opțiunea „Nou din existent” atunci când creați o nouă factură. De asemenea, puteți salva documentul ca șablon.dot sau.dotx pentru utilizarea ulterioară a șablonului.
- Un alt mod de a afișa informațiile de facturare și total este să le configurați într-un registru de lucru Microsoft Excel și apoi să inserați un link către acesta în factura dvs. Word. Ori de câte ori actualizați foaia de calcul, faceți clic dreapta pe foaia de calcul încorporată și selectați „Actualizați linkul” pentru a vedea modificările.
