ATTN este o formă scurtă a cuvântului „atenție” și este frecvent utilizat în e-mailuri și corespondență scrisă pentru a indica destinatarul dorit. Cel mai bun mod de a utiliza ATTN în corespondența prin e-mail este prin includerea acestuia în subiect. În acest fel este clar pentru cine este mesajul și este mai probabil ca e-mailul dvs. să fie citit de destinatarul corect.
Pași
Metoda 1 din 3: Adăugarea ATTN la un e-mail
Pasul 1. Începeți subiectul cu ATTN
În unele cazuri, cum ar fi o cerere de angajare, este posibil să aveți doar un e-mail generic pentru o companie, dar doriți să atrageți atenția unei anumite persoane sau departamente. Cel mai bun mod de a face acest lucru este să scrieți în subiect sub numele „ATTN: John Smith”.
Alternativ, dacă nu cunoașteți niciun nume, puteți scrie „ATTN: Angajare Manager” sau „ATTN: Departamentul de marketing”
Pasul 2. Includeți alte informații pertinente în linia subiectului
Împreună cu atragerea atenției unei anumite persoane sau grupuri de persoane, ar trebui să includeți și câteva detalii importante despre conținutul e-mailului. Acest lucru îl va face mai pertinent și va fi probabil deschis și citit mai repede.
De exemplu, ați putea spune „ATTN: John Smith re: Content Marking Position”
Pasul 3. Porniți corpul e-mailului cu ATTN când subiectul este plin
De asemenea, puteți include un mesaj ATTN în corpul unui e-mail sau într-un document atașat. În acest fel, comunicați în continuare cui este destinat mesajul și puteți utiliza subiectul doar pentru a indica scopul e-mailului. Acest lucru poate fi necesar atunci când răspundeți la un e-mail și subiectul a fost deja creat.
- De exemplu, ați putea începe corpul e-mailului spunând „ATTN: Sandeep Kumar”
- Poate doriți să includeți indicatorul ATTN atât în linia subiectului, cât și în corpul e-mailului.
Metoda 2 din 3: Determinarea când se utilizează ATTN în e-mailuri
Pasul 1. Folosiți ATTN atunci când nu aveți adresa de e-mail a destinatarului dorit
Dacă nu cunoașteți adresa de e-mail directă a persoanei sau departamentului la care trebuie să ajungeți, puteți trimite un e-mail la adresa de contact furnizată pe site-ul companiei. Apoi, ar trebui să indicați în rândul subiectului, utilizând ATTN, către cine trebuie să fie direcționat mesajul.
Pasul 2. Includeți ATTN în comunicarea internă
Utilizați ATTN atunci când scrieți o notă internă care poate fi relevantă pentru o serie de persoane din cadrul departamentului sau grupului dvs., dar necesită atenția directă a uneia sau a două persoane. În acest fel, îi mențineți pe toți informați, dar acordați prioritate, de asemenea, cu cine vorbește mesajul direct.
Puteți scrie „ATTN: Mary Smith re: sales target”, dar puteți trimite mesajul întregii echipe de vânzări
Pasul 3. Indicați că e-mailul dvs. este important folosind ATTN
Ați putea indica, de asemenea, că ceva are nevoie de atenție imediată, folosind acronimul ATTN din subiectul dvs. De exemplu, ați putea scrie „Declarațiile de salarizare necesită ATTN urgent”.
Metoda 3 din 3: Asigurarea e-mailurilor dvs. câștigă atenție
Pasul 1. Includeți o linie de subiect
Când trimiteți un e-mail, este foarte important să includeți întotdeauna un subiect. Aceasta este o oportunitate pentru dvs. de a face e-mailul dvs. să iasă în evidență și, de asemenea, să oferiți câteva detalii despre conținutul e-mailului. Este mai probabil ca un e-mail care nu include o linie de subiect să se șteargă sau să se piardă în căsuța de e-mail sau va irita destinatarul, deoarece este obligat să deschidă e-mailul pentru a afla despre ce este vorba.
Pasul 2. Mențineți subiectul scurt
Majoritatea căsuțelor de e-mail vor dezvălui doar aproximativ 60 de caractere din linia subiectului, iar un telefon mobil va afișa doar aproximativ 25-30 de caractere. Ca urmare, ar trebui să păstrați subiectul scurt și să scrieți mai întâi cele mai importante informații.
Formele scurte, precum „ATTN” și „RE” facilitează includerea mai multor informații în linia subiectului
Pasul 3. Scrie ceva atrăgător
Cutiile primite sunt deseori inundate de spam și materiale promoționale și mulți oameni șterg e-mailurile înainte de a fi deschise. Dacă trimiteți prin e-mail cuiva pe care nu o cunoașteți direct, este important ca e-mailul dvs. să iasă în evidență. Puteți atrage atenția destinatarilor scriind un subiect captivant și creativ.
- Ați putea scrie „Nu vreau nimic de la dumneavoastră” dacă contactați cineva pe care îl admirați, dar nu v-ați întâlnit niciodată personal. De exemplu, acesta ar putea fi un autor preferat sau cineva la care căutați în industria dvs.
- Alternativ, ați putea spune „câștigați mai mulți bani prin extinderea bazei de clienți”. Acest lucru ar fi util dacă doriți să faceți conexiuni de afaceri și doriți ca e-mailurile dvs. să fie deschise.
Pasul 4. Includeți detalii importante
Este foarte important să includeți întotdeauna informații importante despre conținutul e-mailului. Dacă scrieți un e-mail către un colaborator despre un proiect, asigurați-vă că puneți titlul proiectului în linia subiectului. În acest fel colegul dvs. de muncă va ști despre ce este vorba și îl poate acorda prioritate după cum este necesar.
- De asemenea, puteți spune ceva de genul „răspuns necesar”. Acest lucru va face probabil ca e-mailul dvs. să devină o prioritate.
- Alternativ, scrierea „întrebării rapide re: întâlnire la prânz” va atrage probabil atenția, deoarece indică faptul că va fi un răspuns ușor.
