Trimiterea de e-mailuri face parte din viața a aproape oricărui profesionist, student și persoană care lucrează în viață în prezent. Deși unele e-mailuri se pot dovedi reci, altele pot fi în mod flagrant nepoliticos și au nevoie de adresare. Puteți să vă ocupați de astfel de e-mailuri, menținându-vă calmul, răspunzând după ce ați făcut un plan și avansând cu ziua.
Pași
Partea 1 din 3: Menținerea calmului și elaborarea unui plan
Pasul 1. Luați în considerare dacă e-mailul este menit să fie nepoliticos
Poate fi dificil să vă dați seama dacă cineva este sau nu nepoliticos prin e-mail, mai ales că nu puteți vedea expresiile faciale sau auzi tonul vocii pentru a vă ajuta să decideți. Înainte de a reacționa la un e-mail care vi se pare nepoliticos, luați în considerare dacă grosolanul ar putea fi o comunicare greșită.
Încercați să întrebați direct persoana ce a vrut să spună vorbind cu ea față în față sau la telefon. Acest lucru poate ajuta la evitarea unei probleme din cauza unei simple comunicări greșite
Pasul 2. Nu răspunde imediat
Deși poate fi tentant să începeți imediat să strângeți o mulțime de cuvinte răutăcioase sau dureroase ca răspuns la acest e-mail, evitați acest lucru cu orice preț. Probabil că veți regreta mai târziu. În schimb, îndepărtează-te de e-mail, închide browserul și ia câteva momente pentru a-ți aduna gândurile.
- Faceți o plimbare câteva minute până când vă simțiți calm.
- Respirați adânc și beți puțină apă.
Pasul 3. Descărcați o schiță de e-mail, dar nu o trimiteți
O altă modalitate de a obține o energie negativă în mod constructiv este de a redacta un e-mail către persoană, dar nu-l trimiteți. În acest fel, puteți începe să vă colectați gândurile inițiale, oricât de intense ar fi, oferindu-vă în același timp timp pentru a le rafina, perfecționa și adăuga la ele.
- Trageți un e-mail separat și introduceți un răspuns fără a fi introdus vreodată un destinatar, astfel încât să nu îl trimiteți din greșeală. Sau puteți să vă indicați propriul e-mail ca destinatar.
- Gândiți-vă la toate momentele în care ați reacționat imediat la ceva și apoi ați regretat toate lucrurile inteligente sau provocatoare pe care le-ați fi putut spune. Acest lucru vă va oferi timp pentru a dezvolta astfel și pentru a preveni regretul.
Pasul 4. Acceptați responsabilitatea atunci când este necesar
Citind e-mailul, s-ar putea să-l fi interpretat ca fiind nepoliticos, deoarece o parte din el este adevărată, iar adevărul poate afecta. Deși acest lucru nu îi scutește de vina lor în situație, vă oferă un anumit spațiu pentru auto-îmbunătățire și pentru onestitate, atât cu dvs., cât și cu expeditorul de e-mail.
De exemplu, poate că șeful tău ți-a trimis un e-mail nepoliticos despre întârzierea la serviciu. Deși formularea nu trebuia să fie nepoliticoasă, ar trebui să recunoașteți și să vă corectați întârzierea
Pasul 5. Nu imita comportamentul lor rău
Când cineva este nepoliticos cu tine, poate fi prea tentant să-ți întoarcă favoarea. Din nou, abțineți-vă de la a răspunde negativ, dar, de asemenea, abțineți-vă de la un comportament pasiv agresiv sau grosolan dacă ar trebui să le vedeți personal înainte de a răspunde. Nu le arunca priviri murdare și nu le ignora dacă îți vorbesc.
- În schimb, practică bunătatea. Salutați-le și continuați să mergeți.
- Nu petreceți timp în jurul lor, dacă nu este necesar, dar nu le evitați în mod activ.
Pasul 6. Luați în considerare rădăcina
Uneori, un e-mail nepoliticos are foarte puțin de-a face cu tine sau cu circumstanțele care îl înconjoară. A te lăsa pe cineva nu este niciodată în regulă, dar uneori persoana care a trimis e-mailul ar putea trece puțin mai mult decât poate și ar fi putut să te trimită din frustrări care nu te implică. Poate că nici nu își dau seama că au fost nepoliticoși. Acest lucru nu îi scuză, dar înțelegerea stării și motivațiilor actuale ale unei persoane poate ajuta la luarea de pași înainte.
- De exemplu, dacă au probleme matrimoniale sau dacă cineva din familia lor a murit recent, acest lucru ar putea explica grosolănimea lor.
- De asemenea, este posibil ca ei să aibă o zi proastă.
Partea 2 din 3: Răspunsul la e-mail
Pasul 1. Solicitați ajutorul unui prieten
Prietenii sau colegii pot fi deosebit de utile pentru a vă ajuta să creați un răspuns la un e-mail nepoliticos sau urât și pot oferi, de asemenea, o a doua opinie asupra situației. În acest timp, abțineți-vă de la a cere prietenilor voștri călduroși să vă ajute; contactați în schimb cei care sunt calmi, isteți și orientați spre soluție.
Dacă este posibil, cereți să vedeți răspunsurile anterioare la e-mailurile nepoliticoase pe care le-au trimis
Pasul 2. Recunoașteți grosolănimea lor
Când vă redactați e-mailul, va fi necesar să recunoașteți cât de nepoliticos au fost. S-ar putea să nu fie conștienți de faptul că cuvintele lor se vor dezvălui ca fiind neplăcute, dar, indiferent, ar trebui să le atrageți atenția.
- Spuneți ceva de genul „înainte de a începe cu un răspuns, vreau să recunosc grosolănimea afișată în e-mailul dvs., în special în jurul observațiilor dvs. acuzatoare și jignitoare”.
- A fi direct este util pentru tine și pentru cealaltă persoană și poate ajuta la prevenirea reapariției aceleiași situații.
Pasul 3. Recunoașteți frustrarea lor
Deși e-mailul lor era nepoliticos, poate frustrarea lor venea dintr-un loc foarte real. Dacă da, recunoașteți frustrarea și exprimați înțelegerea, chiar dacă este marginală. Acest lucru le va permite să se simtă mai puțin o mentalitate față de voi față de ei și să vă mute pe amândoi spre potențialul pacificator.
- Spuneți ceva de genul „E-mailul dvs. a indicat că sunteți frustrat”.
- Asigurați-vă că vă concentrați asupra a ceea ce a spus e-mailul lor și nu asupra lor personal.
Pasul 4. Întrebați de ce
Cu toate acestea, uneori, este posibil să fiți complet lipsit de idei de motivul pentru care cineva a decis să vă trimită un astfel de e-mail după multă auto-reflecție și consultarea celorlalți. În acest caz, ar trebui să întrebați expeditorul un „de ce” simplu, astfel încât să puteți înțelege și să abordați mai bine problema.
S-ar putea să spuneți „M-am gândit cu atenție la adresa dvs. de e-mail și sunt încă un pic confuz cu motivarea dvs. în trimiterea acesteia, așa că aș dori să știu ce a determinat-o”
Pasul 5. Oferiți o soluție sau o explicație
După ce ați abordat unele dintre preocupările și punctele dvs. preliminare din e-mail, ar trebui să începeți să căutați soluții și să răspundeți la preocupările lor, dacă acestea sunt prezente. Spuneți-le ce sunteți dispus să faceți, explorați domenii de compromis și exprimați-vă dorința de a lucra prin acest lucru.
- Înființarea unei întâlniri ar putea fi, de asemenea, benefică. Oamenii tind să fie mai amabili în persoană decât atunci când se ascund în spatele ecranului unui computer.
- S-ar putea să spui ceva de genul „ai exprimat furia că m-am întors ieri cu 15 minute mai târziu la prânz, dar a trebuit să-mi iau fiica bolnavă de la școală. Deși, cu siguranță, pot încerca să o revin la timp în viitor, vor exista momente ca acestea care sunt inevitabile”.
Pasul 6. Stabiliți limite
După ce ați oferit cu succes soluții, este momentul să stabiliți câteva reguli de bază pentru orice conversație continuă. Anunțați-i că nu veți tolera o asemenea grosolănie în viitor și că faceți astfel va face foarte dificil, dacă nu imposibil, să continuați să colaborați împreună.
- Spuneți-le că nu veți accepta insulte sau acuzații neadecvate.
- Rugați-i să vină la voi cu îngrijorări și cu bunătate înainte de a arunca arma.
Pasul 7. Ștergeți-l, dacă este necesar
S-ar putea să constatați că ați citit și recitit e-mailul de mai multe ori și că vă prindeți de sentimente negative în legătură cu acesta. Cu toate acestea, acest lucru nu vă va ajuta să mergeți mai departe și probabil vă va face doar să vă supărați și să vă simțiți mai frustrat. Dacă este absolut necesar, ștergeți e-mailul din căsuța de e-mail, astfel încât să nu aveți acces la acesta.
Dacă credeți că s-ar putea să aveți nevoie din nou de e-mail în viitor, trimiteți-l către cineva de încredere, dar ștergeți-l din propria căsuță de e-mail
Partea 3 din 3: Continuarea cu ziua ta
Pasul 1. Continuă să fii productiv
Deși este posibil ca acest e-mail să vă fi distrus ziua, faceți tot ce vă stă în putință pentru a nu permite acest lucru. Continuați cu rutina dvs., faceți o listă de sarcini și finalizați toate sarcinile necesare. Nu lăsați un blip să vă deraieze ziua sau progresul.
A te ocupa te va ajuta să rămâi concentrat asupra a ceea ce este important pentru tine și să eviți să rumegi într-un singur e-mail
Pasul 2. Stabiliți obiective mici pentru a vă menține impulsul
Păstrându-vă rutina, stabiliți-vă obiective mici, realizabile, pe care le puteți angaja în acea zi. Finalizarea acestora vă va ajuta să vă simțiți mai realizat și, ulterior, mai puțin afectat de e-mailul nepoliticos pe care l-ați primit.
Luați în considerare stabilirea unor obiective precum „răspundeți la toate celelalte e-mailuri” sau „mergeți la sală”
Pasul 3. Distrageți-vă atenția
Uneori, pentru a merge mai departe de ceva, ai nevoie de un pic de distragere. Faceți o pauză pentru a asculta muzică, luați masa de prânz sau sunați un prieten pentru a discuta despre altceva decât e-mailul. Îndepărtarea minții de lucruri vă poate oferi o pauză foarte necesară și cathartică.
Pasul 4. Luați în considerare raportarea lor, dacă este necesar
La sfârșitul zilei, uneori cel mai bun mod de a merge mai departe este de a rezolva problema permanent. Dacă e-mailul conținea amenințări sau insulte care ar putea fi considerate discursuri de ură, raportați această persoană persoanelor potrivite, care ar putea fi Departamentul de resurse umane la locul de muncă sau Conduita studenților la școala dvs. De asemenea, le puteți împiedica să vă trimită e-mailuri în viitor.
- Raportați-le autorităților dacă fac amenințări fizice împotriva dvs.
- Încercați mai întâi să trimiteți prin e-mail managerului dvs. pentru a le informa ce se întâmplă. Dacă nu abordează problema, duceți-o la HR.
