E-mailul este acum una dintre cele mai utilizate forme de comunicare, împreună cu mesaje text, apeluri telefonice și aplicații de mesagerie instantanee. Corespondența cu e-mailul a fost atât de obișnuită încât mulți oameni au uitat cum să creeze corect unul. Un e-mail bine compus reflectă profesionalismul și sinceritatea în mesajul pe care îl transmite, deci este absolut necesar ca cineva să știe cum să formateze un mesaj de e-mail.
Pași
Pasul 1. Compuneți subiectul e-mailului
Subiectul unui mesaj de e-mail servește drept scurt rezumat al mesajului. Subiectul dvs. ar trebui să fie simplu și concis, că poate oferi destinatarului o idee despre subiectul e-mailului dvs. în doar câteva cuvinte simple.
- De exemplu, dacă îi scrieți cuiva despre unele afaceri, nu complicați subiectul cu prea multe detalii precum „Îmi place mașina pe care o conduceți. Îmi place culoarea albastră și roțile sunt superbe.”
- Precizați clar motivul dvs. direct pe subiect. De exemplu: „Cumpărătorul interesat al sedanului tău albastru”.
Pasul 2. Includeți salutările corespunzătoare
Nu începeți instantaneu e-mailul cu ceea ce trebuie să spuneți. Includeți salutări obișnuite precum „Salutări” sau „Bună ziua”. Nu ai vrea ca o persoană întâmplătoare să urce și să vorbească imediat cu tine fără să te întâmpine, nu-i așa? Este la fel și pentru e-mailuri.
Pentru a vă face salutul mai personal, includeți numele de primire al destinatarului în salut
Pasul 3. Scrie corpul mesajului tău
În funcție de tipul de mesaj pe care îl scrieți și de către cine îl trimiteți, îl puteți scrie oricum doriți.
- Dacă îi scrieți unei persoane apropiate, puteți face ca e-mailul dvs. să pară personal; dar dacă scrieți o scrisoare de afaceri, trebuie să păstrați e-mailul cât de profesionist ați putea.
- De asemenea, trebuie să țineți cont de formatul mesajului dvs. Nu utilizați stiluri, dimensiuni și formate de font greu de citit și evitați utilizarea majusculelor. Literele mari, în lumea digitală, seamănă cu strigătele.
Pasul 4. Includeți o remarcă de închidere
Nu terminați doar adresa de e-mail unde se termină mesajul. Scrieți comentarii de încheiere precum „Cu stimă”, „Cu respect” sau orice credeți că va merge cel mai bine cu e-mailul pe care îl compuneți.
Comentariile de încheiere ar trebui să se potrivească cu siguranță cu e-mailul dvs. De ce? Deoarece, dacă scrieți un mesaj de afaceri, nu ați dori să scrieți „Cu drag drag” ca concluzii de încheiere pentru scrisoarea dvs.; ar fi nepotrivit
Pasul 5. Adăugați o semnătură
Deși adresa dvs. de e-mail include deja numele dvs. în fiecare e-mail trimis, este totuși recomandat să includeți o semnătură împreună cu fiecare mesaj pe care îl compuneți. Semnăturile pot fi doar text simplu sau, dacă doriți să fiți creativi, imagini (cum ar fi sigle, mărci etc.).
Utilizați opțiunea Semnătură a oricărei aplicații client de e-mail sau web pe care o aveți pentru a vă crea propria semnătură
sfaturi
- În afară de formatarea mesajelor de e-mail, ar trebui să utilizați și adrese de e-mail numite corect. Trimiterea unui mesaj prietenului dvs. din copilărie folosind „[email protected]” este în regulă, dar nu este o idee atât de grozavă atunci când trimiteți e-mailuri de afaceri către șeful dvs.
- Folosiți etichete Internet adecvate atunci când creați e-mailuri. Nu trimiteți mesaje spam sau mesaje către contacte necunoscute.
- Verificați întotdeauna mesajul dvs. de e-mail înainte de al trimite pentru a evita trimiterea mai multor mesaje către un singur destinatar. Mesajele dvs. pot fi marcate ca SPAM dacă faceți acest lucru.
