Începerea unui e-mail cu mesajul de întâmpinare corect poate fi dificilă. Când trimiteți un e-mail profesionist sau scrieți unei persoane pe care nu o cunoașteți bine, cel mai bun pariu va fi, de obicei, să alegeți o salutare simplă și versatilă, cum ar fi „Bună ziua”, înainte de a vă adresa persoanei pe numele de familie. Dacă îi scrieți unui prieten, unui membru al familiei sau altcuiva cu care aveți o relație mai neobișnuită, este bine să vă referiți pur și simplu la numele lor.
Pași
Metoda 1 din 4: Alegerea unei salutări adecvate
Pasul 1. Spuneți „Bună” pentru a începe e-mailul cu o notă prietenoasă
Un simplu „Bună” urmat de numele persoanei va funcționa foarte bine pentru majoritatea e-mailurilor. Este relaxat și personal, fără să te simți prea formal sau casual. Și, deoarece este atât de scurt și direct, nu vă va distrage atenția cititorului și nici nu va arăta din loc.
De asemenea, puteți utiliza „Bună” atunci când vă adresați mai multor destinatari simultan, ca în „Bună tuturor”
Bacsis:
„Bună ziua” face un salut extraordinar, indiferent dacă e-mailul dvs. este destinat unui prieten, unui supervizor sau unui străin.
Pasul 2. Deschideți cu „Dragă” pentru mesaje mai formale
„Dragă” este o salutare versatilă - este mai potrivită decât „Salut”, dar are totuși un inel călduros și plăcut de modă veche. Acest lucru îl face un mod perfect de a invita corespondența atât cu cei dragi apropiați, cât și cu persoane pe care nu le cunoști prea bine.
Această felicitare poate fi folosită și pentru prieteni și familie
Pasul 1.
- Cuvântul „Draga” poartă, de asemenea, o notă de corectitudine și respect pe care nu o întâmpină felicitările mai puțin formale.
- Un dezavantaj al acestui program de deschidere este că ar putea fi considerat un pic prea formal pentru unii, mai ales într-un cadru de afaceri.
Pasul 2. Folosiți o salutare anonimă dacă nu știți numele destinatarului
„Salutări” și „Cui îi poate interesa” sunt două dintre cele mai frecvente, inofensive salutări anonime. Sunt un pariu sigur pentru acele momente în care nu sunteți sigur cine vă va citi mesajul.
- Ați putea încerca, de asemenea, ceva ambiguu, cum ar fi „Stimate domn sau doamnă”, deși acest lucru poate fi un pic înfundat în toate e-mailurile, cu excepția celor mai formale.
- Salutările anonime sunt folosite cel mai adesea atunci când scriu grupurilor, cum ar fi întreprinderile și organizațiile, mai degrabă decât persoanele fizice.
Pasul 3. Puneți numele persoanei de la sine dacă doriți să ajungeți la subiect
Dacă sunteți înțeles cu privire la ce fel de salut să folosiți sau preferați să lăsați mesajul să ocupe un loc central, este perfect în regulă să precizați numele destinatarului și să îl lăsați la acel moment. Doar adăugați o virgulă, săriți o coadă și spuneți ce doriți să spuneți.
- "Domnișoară. Thompson”nu sună mai mult sau mai puțin formal decât„ Bună domnișoară Thompson”și vă permite să ocoliți indecizia de a alege cel mai potrivit mesaj.
- Utilizarea numelui persoanei ca salut în sine poate fi de asemenea utilă în corespondența de urmărire atunci când nu doriți neapărat să alegeți de fiecare dată un nou salut.
Metoda 2 din 4: Adresarea destinatarului
Pasul 1. Sunați persoana după prenumele ei, dacă o cunoașteți bine
Această regulă este destul de simplă: dacă sunteți pe nume pe cineva, este bine să folosiți prenumele lor. În caz contrar, este o idee bună să te ții de numele lor de familie pentru a evita să fii presumptuos și să-i freci în mod greșit.
Când scrieți unui cunoscut cunoscut, puteți să conduceți cu numele lor de la sine sau să atașați un salut mai obișnuit ca introducere (adică „Hei Jackie”)
Avertizare:
Nu vă referiți niciodată la cineva pe care nu l-ați întâlnit cu numele său, cu excepția cazului în care acesta vă spune în mod specific că este în regulă să faceți acest lucru. Pur și simplu nu este politicos!
Pasul 2. Consultați contactele profesionale și necunoscute după numele lor de familie
Alegeți o felicitare adecvată (nu uitați, „Bună ziua”, „Dragă” și „Felicitări” sunt toate utile pentru o varietate de situații), apoi abordați numele de familie al persoanei. Majoritatea e-mailurilor pe care le trimiteți vor începe probabil cu numele de familie al destinatarului dvs., mai ales dacă acestea funcționează.
- Dacă persoana pe care o trimiteți prin e-mail este de sex feminin, mergeți cu prefixul „Doamna”. în loc de „doamna” dacă nu știi cu siguranță că este căsătorită.
- A face rost de folosirea numelui de familie al destinatarului dvs. stabilește un ton amabil și respectuos pentru corespondența de urmat.
Pasul 3. Folosiți un termen ca „Toată lumea” atunci când salutați mai mulți destinatari
Grupurile mari pot conține multe tipuri diferite de oameni și nu doriți să faceți presupuneri cu privire la sexul sau nivelul de familiaritate al acestora. Întrucât termeni precum „Băieți” și „Doamnelor și domnilor” ar putea fi interpretați ca restricționând genul, cel mai bine sunt trecuți în favoarea a ceva mai incluziv.
- Asigurați-vă că evitați felicitările excesiv de casual, cum ar fi „oameni buni” sau „toți”, de asemenea.
- Aruncarea unui pronume colectiv greșit ar putea face ca unul dintre cititorii dvs. să se simtă marginalizat sau ignorat cu totul.
Pasul 4. Menționează titlul sau poziția persoanei dacă este relevant pentru mesajul tău
În circumstanțe normale, s-ar putea părea ciudat să începeți un e-mail cu „Greetings Chief Customer Service Representative”. Cu toate acestea, dacă poziția persoanei este direct legată de motivul dvs. pentru care ați scris, poate fi o modalitate bună de a-i orienta pentru întrebări, cereri sau reclamații.
- Adresarea unui e-mail către „Direct of Communications” mai degrabă decât „Mr. Everett”vă va informa destinatarul că problema în cauză implică îndeplinirea îndatoririlor lor individuale.
- În mod similar, atunci când luați legătura cu liderul unei organizații, ați putea îndrepta lucrurile cu un mesaj de felul „Draga organizator al Uniunii Salt Lake City”.
Metoda 3 din 4: Evitarea greșelilor comune de salut
Pasul 1. Nu uitați să includeți întotdeauna un salut
Regula numărul unu pentru a scrie o felicitare prin e-mail este să vă asigurați că există una acolo. Poate fi deranjant să deschizi un e-mail și să te confrunți cu un bloc de text fără introducere sau plăcere personală și durează doar câteva secunde pentru a introduce câteva cuvinte pentru a rezuma intenția comunicării tale.
Un e-mail fără o felicitare va fi văzut de mulți ca incomplet. Ca urmare, se poate reflecta slab asupra dvs. sau asupra capacității dvs. de a comunica eficient
Bacsis:
Nu vă gândiți prea mult - dacă nu sunteți sigur ce altceva să puneți, alegeți un „Bună” simplu și canalizați-vă puterea creierului în compunerea restului e-mailului.
Pasul 2. Evitați „Hei” dacă nu sunteți aproape de persoana pe care o scrieți
„Hei” este la fel de casual pe cât devine. Din acest motiv, este o modalitate acceptabilă de a trimite un e-mail către cel mai bun prieten al dvs. sau unui coleg de muncă din același clasament, dar nu unul către un superior sau pentru oricine cu care comunicați pentru prima dată.
- Deși pot părea inofensive, salutările excesiv de informale precum „Hei” ar putea semna din greșeală o lipsă de respect față de destinatarul tău.
- Alte moduri de adresare relaxate, cum ar fi „Ce se întâmplă” sau „Yo”, nu ar trebui utilizate niciodată în e-mailuri. Aceste felicitări sunt mai bine rezervate pentru schimbul de mesaje text.
Pasul 3. Aveți grijă când utilizați felicitări specifice timpului, cum ar fi „Bună ziua
„Dacă faceți referire la timpul pe care îl scrieți, puteți oferi un e-mail mai personalizat și vă poate permite să vă relaționați mai bine cu destinatarul. Cu toate acestea, ar trebui să faceți acest lucru numai atunci când sunteți sigur că se află în același fus orar. Dacă nu sunteți, s-ar putea să ajungeți să păreați lipsit de idei sau neglijent.
- A spune „Bună dimineața” cuiva care locuiește în cealaltă parte a lumii ar putea provoca confuzie, mai ales dacă e-mailul dvs. conține informații sensibile la timp.
- Dacă ți-ai pus inima să folosești una dintre aceste salutări, nu va strica să durezi un moment pentru a vedea la ce oră (și dată!) Este locul în care destinatarul îți va citi mesajul.
Pasul 4. Păstrați punctuația simplă și adecvată
Cel mai bun mod de a forma orice fel de felicitare este să tastați salutul ales și numele destinatarului, apoi să inserați o virgulă pentru a ajuta ochii să treacă către corpul e-mailului. S-ar putea să credeți că o exclamație este mai expresivă, dar există șansa ca aceasta să poată fi citită ca juvenilă sau neprofesionistă.
- În unele cazuri, s-ar putea să vă încheiați salutul cu două puncte sau cu o liniuță pentru un efect mai formal sau mai casual.
- Transmiterea unui exces excesiv ar putea chiar deranja persoana către care scrieți dacă nu vă împărtășește entuziasmul.
Pasul 5. Asigurați-vă că scrieți corect numele destinatarului
Verificați de două ori ortografia numelui persoanei, așa cum apare pe un e-mail anterior sau pe un document original, înainte de a apăsa „trimite”. O greșeală de ortografie inocentă nu este sfârșitul cuvântului, dar a face aceeași eroare de mai multe ori spune că nu îți pasă suficient pentru a-l înțelege.
- Dacă întâlnești un nume deosebit de provocator sau neobișnuit, vezi dacă îl poți copia și lipi direct în e-mailul tău dintr-o sursă externă.
- Riscați să vă înstrăinați cititorul prin scrierea numelui lor într-un mod greșit inconsecvent.
Metoda 4 din 4: Crearea liniei de deschidere a e-mailului dvs
Pasul 1. Precizați scopul e-mailului dvs. imediat
Folosiți prima propoziție pentru a spune destinatarului exact de ce scrieți. În acest fel, nu vor fi lăsați agățați. De obicei, acest lucru este la fel de simplu ca distilarea a ceea ce veți discuta în corpul mesajului dvs. într-o idee centrală și transformarea acestuia într-o scurtă introducere.
- Un instrument de deschidere solid pentru e-mailul dvs. ar putea fi: „Scriu să mă interesez despre …” sau „Am vrut să îmi obțin opinia despre …”
- Nu vă plictisiți destinatarul cu un preambul lung sau informații inutile. Nu este nevoie să bateți în jurul tufișului, doar săriți direct în el.
Pasul 2. Mulțumiți destinatarului dacă scrieți un răspuns
Când vă întoarceți la cineva despre un mesaj pe care vi l-a trimis, este obișnuit să luați un moment pentru a spune mulțumiri. A fi mulțumit pentru ceva poate fi foarte plăcut și o mică expresie de recunoștință vă va ajuta să vă asigurați că corespondența dvs. începe cu piciorul drept.
- În timpul formulării primei propoziții, asigurați-vă că recunoașteți sau rezumați scopul e-mailului original, ca în „Vă mulțumim că ați contactat Acme Corporation despre experiența dvs. recentă” sau „Vă mulțumim că ați răspuns atât de repede”.
- Dacă corespondența dvs. nu este legată de afaceri, puteți deschide cu ceva de genul „Vă mulțumim că ați contactat. A trecut atât de mult timp de când nu mai vorbim!”
Pasul 3. Salutați contactele strânse cu o notă mai personală
Dacă îl cunoașteți pe destinatar în mod rezonabil, ați putea alege să adoptați o abordare mai sentimentală verificându-le sau cerând actualizări despre viața lor. Salutările personale au o senzație intimă și servesc la stabilirea unei dinamici prietenoase, din inimă.
- Puteți folosi o linie de plumb de genul „Felicitări pentru noul copil!” sau „Tocmai am fost în Brooklyn și mi-a adus o mulțime de amintiri bune” pentru a reaminti unei rude sau unui coleg de birou că sunt în gândurile tale.
- Asigurați-vă că orice comentarii sau întrebări personale pe care le includeți sunt adecvate, având în vedere relația dvs. cu destinatarul. Întrebând: „Cum îți place noul tău apartament?” s-ar putea să se strecoare pe cineva pe care l-ați întâlnit doar o dată sau de două ori.
Pasul 4. Lucrați cu puțin umor ca un spargător de gheață care atrage atenția
În timp ce umorul este adesea descurajat în lumea profesională, acesta poate oferi un moment de ușurare binevenită de natura anestezică a comunicării practice de zi cu zi, atunci când este utilizat judicios. Majoritatea oamenilor sunt obișnuiți să treacă prin e-mailuri uscate, la obiect, astfel încât felicitări amuzante pot avea efectul de a vă agăța cititorul și de a-i face mai angajați.
”Dacă doriți să ușurați puțin lucrurile, încercați o linie de deschidere de genul„ Este deja vineri?” sau „Știu cât de mult îți place să auzi de la mine la prima oră dimineața”
Avertizare:
O șmecherie rapidă sau un joc prostesc poate fi util pentru a înviora e-mailurile profesionale incolore, dar numai atunci când situația o cere.
sfaturi
- În ciuda faptului că este scurt, salutarea este una dintre cele mai importante părți ale unui e-mail de afaceri. În esență, îi oferă destinatarului prima impresie despre tine și comportamentul profesional.
- Numele date sau preferate ale majorității persoanelor pot fi găsite în informațiile despre expeditor sau în adresa lor de e-mail.
- Dacă se întâmplă să aflați numele unui destinatar anonim după e-mailul inițial, asigurați-vă că îl includeți în mesajele ulterioare pentru a recunoaște schimbarea și pentru a obține un acord mai personal.
