Deși astăzi nu sunt utilizate la fel de frecvent, un aparat de fax este încă un dispozitiv important pentru transmiterea rapidă și eficientă a documentelor importante, a formularelor și a notelor scrise manual, în special într-un cadru de birou. Un aparat de fax utilizează un telefon fix activ pentru a trimite și primi documente, iar utilizarea unuia este la fel de ușoară ca formarea unui număr de telefon. După ce vă configurați corect aparatul de fax și vă familiarizați cu metodele de trimitere și primire a unui fax, veți trimite documente cu ușurință în cel mai scurt timp!
Pași
Partea 1 din 3: Configurarea aparatului dvs. de fax
Pasul 1. Poziționați aparatul de fax
Așezați aparatul de fax pe o suprafață plană, aproape de prizele de alimentare și de o priză telefonică. Asigurați-vă că alimentarea hârtiei este orientată spre exterior. Acest lucru va ajuta la prevenirea blocării faxurilor și a documentelor scanate între perete și aparat și prevenirea deteriorării acestora.
Pasul 2. Conectați sursa de alimentare
Conectați aparatul de fax la cea mai apropiată priză de perete. Asigurați-vă că conexiunea este solidă și că ștecherul se potrivește corect în priză. Odată ce aparatul de fax este conectat la sursa de alimentare, asigurați-vă că acesta rămâne oprit pentru restul setării.
Pasul 3. Securizați linia telefonică
Un aparat de fax folosește o linie telefonică pentru a trimite și primi date pentru a crea și imprima documente. Nu vor funcționa printr-o linie telefonică bazată pe internet. Asigurați-vă că aveți o linie de telefon activă și un număr de telefon pentru aparatul de fax, astfel încât aparatul dvs. să poată transmite și primi semnale pentru a crea documentele.
Sunați furnizorul dvs. de cablu și telefon pentru a configura un telefon fix dacă este necesar
Pasul 4. Conectați cablul telefonului
Un cablu telefonic standard ar trebui să fie conectat la mufa telefonului aparatului de fax, care este de obicei pe partea din spate a aparatului. Celălalt capăt al cablului trebuie fixat direct în cea mai apropiată mufă telefonică din perete. Verificați de două ori pentru a vedea dacă cablul este conectat la aparat și mufa telefonului de perete.
Pasul 5. Adăugați hârtie și cerneală
Faxul va necesita o cantitate de hârtie și cerneală pentru a crea și tipări documentele primite. Asigurați-vă că aveți aceste consumabile la îndemână.
- Înainte de a introduce hârtia, răsfoiți sau răsfoiți teancul de hârtie pentru a vă asigura că nu se lipesc împreună. Acest lucru va ajuta la prevenirea blocajelor de hârtie.
- Fiecare aparat va găzdui un anumit tip, dimensiune și număr de cartușe de cerneală. Consultați instrucțiunile aparatului pentru a decide ce cerneală funcționează cel mai bine cu aparatul.
Pasul 6. Verificați conexiunea
După ce aparatul de fax este conectat și hârtia și cerneala au fost introduse, porniți aparatul și verificați conexiunea telefonică. Conexiunea trebuie să fie sigură pentru a utiliza aparatul de fax.
- Verificați dacă linia fixă este conectată corect ridicând receptorul faxului dacă acesta este disponibil pe dispozitivul dvs. Receptorul ar trebui să semene cu un telefon. Ascultați zgomotul zumzet al unui ton de apel, care va indica faptul că conexiunea este sigură.
- Dacă faxul nu are un receptor, puteți conecta un telefon prin mufa telefonului extern de pe aparatul de fax. Ar trebui să auzi zgomotul zumzetului unui ton de apel dacă conexiunea este sunet.
Partea 2 din 3: Trimiterea unui fax
Pasul 1. Porniți mașina
Asigurați-vă că aparatul este pornit și că cablul telefonic este bine fixat înainte de a trimite un document. Poate doriți să verificați receptorul pentru un ton de apel pentru a vă asigura că conexiunea este sigură.
Pasul 2. Folosiți o copertă
O copertă este o modalitate excelentă de a garanta că documentul dvs. ajunge la persoana corectă. Acest lucru este deosebit de util atunci când trimiteți faxuri către o companie în care mai mulți angajați ar putea folosi același dispozitiv. O copertă trebuie să includă numele destinatarului, numărul de fax al acestuia și al dvs., informațiile dvs. de contact și numărul de pagini pe care destinatarul ar trebui să le primească în fax.
Includerea numărului de pagini pe copertă este utilă destinatarului, astfel încât să știe dacă au primit toate paginile necesare
Pasul 3. Comandați documentele în mod corespunzător
Asigurați-vă că adăugați numerele de pagină și că puneți paginile documentului în ordinea în care doriți să fie primite. Nu doriți ca destinatarul să descopere paginile împreună. Acest lucru poate provoca confuzie și poate interfera cu semnificația intenționată din spatele documentului. Ordonarea paginilor și numerotarea acestora va asigura un transfer eficient de informații.
Pasul 4. Introduceți documentele în scaner
Majoritatea aparatelor de fax vor necesita plasarea documentului cu fața în sus sau cu fața în jos în porțiunea de scanare a aparatului de fax. Nu există o metodă standard pe toate dispozitivele. Majoritatea aparatelor de fax vor indica ce metodă se utilizează cu un simbol ușor de citit pe partea din față a dispozitivului.
Pasul 5. Formați numărul de fax al destinatarului
Folosind tastatura de pe partea din față a faxului, formați numărul de fax al destinatarului, inclusiv codul de zonă. Dacă trimiteți prin fax un document la nivel internațional, trebuie să introduceți codul țării. Dacă există un număr corporativ care este utilizat pentru apelarea externă (adesea „7” sau „9”), asigurați-vă că atingeți acea cifră înainte de codul de zonă sau de țară și numărul de fax.
Pasul 6. Trimiteți documentele
După ce ați format numărul, majoritatea aparatelor de fax vor necesita să apăsați pe butonul „trimitere” sau „pornire” pentru a transmite documentul. Urmăriți cum transmite documentul în cazul în care există o eroare sau un blocaj de hârtie. Când transferul documentului a reușit, faxul cu tipărirea unui raport de progres sau a unei pagini de confirmare. Dacă primiți un mesaj de eroare, încercați să trimiteți din nou documentul.
Partea 3 din 3: Primirea unui fax
Pasul 1. Verificați conexiunea
Asigurați-vă că aparatul de fax este pornit. De asemenea, este important să vă asigurați că aparatul de fax este conectat la o sursă de alimentare și la mufa telefonului pentru a primi faxuri. Poate doriți să ridicați receptorul și să ascultați tonul de apel pentru a asigura o conexiune corectă.
Pasul 2. Inspectați alimentarea cu hârtie și cerneală
Veți dori să furnizați suficientă hârtie și cerneală în aparatul de fax. Dacă primiți o mulțime de documente prin fax, asigurați-vă că verificați frecvent aceste consumabile. În caz contrar, acest lucru vă poate împiedica să primiți un document în întregime sau să întârziați sosirea acestuia.
Pasul 3. Ascultați tonul de apel
Aparatul de fax va suna sau va emite un sunet dial-up atunci când primește un document primit. Aparatul este setat să proceseze automat aceste documente, deci nu vi se cere să faceți nimic în acest moment. Evitați să apăsați butoanele de pe aparat în acest timp sau altfel conexiunea poate fi perturbată sau deconectată.
Pasul 4. Examinați documentul
Odată ce aparatul de fax a primit documentul cu succes, acesta va imprima paginile în ordinea în care au fost plasate de către expeditor. Examinați foaia de acoperire pentru a vă asigura că sunteți destinatarul destinat și că toate paginile au fost transmise și tipărite cu succes.
Pasul 5. Urmărirea cu expeditorul
Dacă doriți să confirmați că ați primit faxul sau dacă sunteți îngrijorat că nu ați primit toate informațiile necesare, vă recomandăm să urmăriți expeditorul prin telefon sau e-mail. Informațiile de contact pot fi listate pe copertă, deci consultați această pagină dacă nu aveți la îndemână informațiile expeditorului.
