Liniile subiectului e-mailului sunt adesea folosite de cititori pentru a decide dacă vă vor deschide e-mailul. Aceste spații trebuie să fie umplute cu un limbaj scurt, la obiect și orientat spre detalii, pentru a vă împiedica destinatarul să vă șteargă e-mailul fără să îl citiți. Dacă specificați exact de ce cititorul dvs. ar trebui să vadă ce aveți de spus folosind detalii în subiectul dvs., ar trebui să vă bucurați de răspunsuri mai rapide și mai frecvente la e-mailurile dvs.
Pași
Partea 1 din 3: Formatarea liniilor de subiect
Pasul 1. Evitați să lăsați subiectul necompletat
Când alegeți să nu includeți o linie de subiect, nu profitați de ocazia pe care aceasta o oferă pentru a atrage în cititorul dvs. Dacă aveți o linie de subiect necompletată, vă va face să păreați leneși. Cel mai important, cu siguranță nu va face cititorul să simtă că este nevoie să deschidă sau să răspundă rapid la e-mail.
Pasul 2. Scrieți linia subiectului înainte de a vă scrie e-mailul
Subiectul dvs. se poate simți ca un gând ulterior care nu este la fel de important ca conținutul real al e-mailului dvs. Deoarece este primul lucru pe care cititorul îl vede, totuși, este la fel de critic - dacă nu chiar mai mult! - ca ceea ce este înăuntru. Pentru a vă asigura că dedicați suficient timp și atenție subiectului dvs., scrieți-l înainte de a scrie altceva.
Pasul 3. Respectați regulile standard de capitalizare pentru a evita neglijența
Dacă nu trimiteți o notă rapidă cuiva pe care îl cunoașteți bine, ar trebui să vă tratați e-mailurile ca pe comunicări formale. Scrieți majuscule subiectele în același mod în care ați valorifica titlurile prezentărilor.
Amintiți-vă câteva reguli de bază pentru a vă ajuta să valorificați corect. De exemplu, scrieți întotdeauna cu majusculă primul și ultimul cuvânt din rândurile subiectului. De asemenea, ar trebui să scrii cu majuscule substantive (Munte, Prezentare, Clădire), pronume (He, She, They), verbe (Go, Change), adverbe (Quick, Slowly) și adjective (Sloppy, Excellent). Nu trebuie să scrieți cu majusculă articole (a, an, the), prepoziții (în, afară) sau conjuncții coordonatoare (și, dar)
Pasul 4. Evitați tratarea liniilor subiectului ca niște propoziții complete
Deși liniile subiectului trebuie să fie corecte din punct de vedere gramatical, vizualizați-le ca titluri, nu ca propoziții care necesită întotdeauna punctuație. Subiectele nu trebuie să fie limitate cu un punct, un semn de întrebare sau un semn de exclamare.
- Rețineți că unele filtre de spam vor înregistra automat e-mailurile cu linii de subiect punctate la filtrul de e-mail nesolicitat.
- Poate doriți ocazional să folosiți un semn de întrebare pentru a atrage atenția cititorului. Nu folosiți în exces această strategie.
- Conectați mai multe fraze în subiect cu liniuțe. De exemplu, linia de subiect: „Întâlnire programată pentru marți - Este necesară prezența dvs.” conține două fraze distincte legate de o liniuță.
Pasul 5. Păstrați subiectul sub aproximativ 50 de caractere
Subiectele dvs. ar trebui să fie cât mai scurte posibil. Acest lucru poate necesita ocazional să lăsați deoparte unele detalii în favoarea altora. Cel mai important este ca cititorul dvs. să știe ce trebuie să facă atunci când vă citesc rândul subiectului.
Este posibil să nu fie întotdeauna posibil să vă păstrați subiectele la sau sub 50 de caractere. Uneori, veți trece peste zece personaje. Cu toate acestea, dacă începeți să fotografiați pentru regula de 50 de caractere, veți începe automat să scrieți subiecte mai scurte
Pasul 6. Puneți mai întâi cuvinte importante pentru a atrage atenția cititorului
Care sunt aceste cuvinte vor diferi în funcție de scopul e-mailului dvs. Este posibil ca numele și titlul dvs. să fie primele în unele e-mailuri, în timp ce acțiunile solicitate de dvs. sau de cititor pot fi în fața altora. Gândiți-vă la ceea ce va face cititorul dvs. cel mai probabil să vă deschidă e-mailul și puneți cuvintele care corespund subiectului respectiv chiar la începutul liniei de subiect.
În general, ar trebui să începeți subiectul cu un cuvânt care să indice de ce vă contactați cititorul. Dacă ați modificat recent reglementările de birou, de exemplu, scrieți: „Reglementările companiei modificate - necesită recenzia dvs. astăzi”
Pasul 7. Alegeți substantive și verbe specifice pentru a comunica scopul e-mailului
Nu includeți substantive și verbe vagi sau neclare în subiectul dvs. În schimb, utilizați cuvinte care indică în mod specific exact ce doriți de la cititorul dvs. Acest lucru va reduce lungimea liniei subiectului, oferind în același timp detaliile de care aveți nevoie în linia subiectului.
În loc de: „Contactându-vă pentru a verifica informații noi”, scrieți: „Reguli HR revizuite - necesită aprobare până miercuri”. În cea de-a doua versiune a subiectului, ați clarificat exact care sunt „noile informații” și de ce contactați cititorul. Ați corectat orice confuzie cu privire la faptul dacă destinatarul trebuie să citească e-mailul și ce trebuie să facă după deschiderea acestuia
Partea 2 din 3: Furnizarea de detalii în liniile de subiect
Pasul 1. Specificați scopul e-mailului dvs
Spuneți cititorului de ce îi contactați. Fiți cât mai specific posibil. Acest lucru îl va ajuta pe cititor să știe imediat dacă ar trebui să vă deschidă mesajul.
- O linie de subiect care solicită o scrisoare de recomandare sau referință ar putea arăta astfel: „Solicitarea referinței pentru Tamara G. până vineri 6/2”.
- Dacă îi oferi cititorului tău un beneficiu, încearcă ceva de genul: „Schimbă-ți uleiul cu reducerea de 50% a lui Jim doar în această săptămână”.
Pasul 2. Scrieți ce acțiune doriți să efectueze cititorul
De îndată ce vă vor vedea e-mailul, cititorul dvs. va dori să știe ce trebuie să facă. Deținerea imediată a acestor cunoștințe vă va pregăti cititorul să caute detalii suplimentare în conținutul notei dvs.
În loc să scrieți „Ajungeți la o favoare”, faceți obiectul: „Aveți nevoie de ajutorul dvs. Scrierea propunerii de proiect săptămâna viitoare”. Acest lucru îi permite cititorului să știe nu numai că cereți ajutor, ci și explicați exact ce sperați că va face cititorul pentru dvs
Pasul 3. Oferiți un termen pentru ca cititorul să știe când va răspunde
Dacă nu anunțați cititorul când trebuie să acționeze sau să răspundă, este posibil ca acesta să nu vă deschidă e-mailul până mâine, săptămâna viitoare sau chiar luna viitoare. Acest lucru nu se datorează faptului că cititorul dvs. nu vrea să vă ajute. Majoritatea oamenilor primesc zeci sau chiar sute de e-mailuri pe zi, astfel încât e-mailurile fără termene clare se pierd cu ușurință în turmă.
Dacă e-mailul dvs. este deosebit de important și are nevoie de un răspuns imediat, puteți folosi cuvintele „Urgent”, „Critic” sau „Răspuns imediat” pentru a informa cititorul că ar trebui să acorde o atenție deosebită acestei note
Pasul 4. Spuneți cine sunteți dacă cititorul nu vă cunoaște deja
Uneori, veți trimite prin e-mail persoanelor pe care nu le-ați mai întâlnit. În aceste cazuri, poate fi important pentru dvs. să furnizați cititorului dvs. titlul, compania sau numele, astfel încât să aibă un motiv pentru a vă deschide nota. În caz contrar, puteți părea că sunteți doar o persoană aleatorie al cărei e-mail poate merge direct la coșul de gunoi!
Poate că sunteți un student care ia legătura cu un politician local pentru un proiect școlar. Scrieți: „Liceul senior solicită un interviu pentru proiect, scadent 24/6”
Pasul 5. Menționați întâlnirea cu cititorul dacă este un cunoscut recent
Este posibil să luați legătura cu această persoană pentru că tocmai v-ați întâlnit și sperați să dezvoltați o relație mai strânsă cu aceasta. Trageți memoria în subiect, astfel încât să-și amintească că v-au întâlnit. Vor fi mai predispuși să organizeze o monitorizare dacă își vor aminti întâlnirea anterioară.
Poate că ați avut o scurtă discuție la o conferință sau o cină despre unele dintre interesele voastre reciproce. Asigurați-vă subiectul: „Urmărirea chat-ului la Writers’ Conf, 30.04.”
Pasul 6. Denumiți-vă contactul reciproc dacă sunteți prezentat cititorului
Dacă altcineva te pune în legătură cu destinatarul tău, este important să clarifici acest fapt. Cititorul dvs. va fi mult mai probabil să deschidă un e-mail cu o linie de subiect care include numele unei persoane pe care o cunoaște, mai degrabă decât o persoană anonimă pe care nu a cunoscut-o niciodată. Cititorul dvs. poate alege, de asemenea, să contacteze contactul dvs. reciproc pentru a confirma introducerea.
De exemplu, scrieți „Dr. Smith’s Student @ Hopkins, solicitând întâlnirea luna viitoare.”
Partea 3 din 3: eficientizarea și corectarea liniilor de subiect
Pasul 1. Folosiți un limbaj simplu pentru a evita confuzia
Nu doriți ca cititorul dvs. să aibă probleme în înțelegerea subiectului. Evitați să folosiți cuvinte prea lungi și vocabular complex. Presupune-ți că-ți trimiți e-mailul unui elev de gimnaziu și întreabă-te dacă ar putea înțelege fiecare cuvânt din linia subiectului.
Evitați să folosiți vocabular obscur atunci când un cuvânt mai simplu va funcționa. Alegeți: „Reguli noi pentru birou - examinați și răspundeți rapid”, în loc de „Reguli noi pentru birou - examinați și răspundeți cu Alacrity”. „Rapid” și „cu înverșunare” înseamnă același lucru, dar prima opțiune este mai puțin descurajantă și confuză
Pasul 2. Folosiți simboluri și abrevieri pentru a scurta liniile subiectului
Multe cuvinte pot fi scurtate fără a lăsa cititorul confuz. Folosiți doar abrevieri și simboluri obișnuite și citiți peste subiectul dvs. pentru a vă asigura că nu va exista confuzie cu privire la scopul e-mailului.
De exemplu, toate zilele săptămânii pot fi scurtate. „@” Este un simbol comun pentru „la”. De asemenea, puteți utiliza „RE:” pentru a însemna „aproximativ”. „EOM” poate fi folosit pentru „sfârșitul mesajului”, iar „EOD” poate sta pentru „sfârșitul zilei”
Pasul 3. Verificați dacă există greșeli de ortografie și gramaticale
La fel ca orice altă parte a e-mailului, subiectul dvs. trebuie să fie lipsit de erori. Acest lucru vă va asigura că nu arătați neprofesionist sau leneș chiar înainte de liliac, înainte ca cititorul dvs. să aibă chiar șansa de a vă deschide nota.
- Este posibil ca verificările ortografice prin e-mail să nu acopere liniile subiectului, deci fiți deosebit de atenți la greșelile de ortografie. Dacă sunteți îngrijorat, copiați și lipiți subiectul într-un document Word sau Google și rulați verificarea ortografică acolo.
- Este posibil ca linia dvs. de subiect să nu fie o frază completă. Cu toate acestea, evitați erorile gramaticale obișnuite, cum ar fi confuzia „ei sunt”, „lor” și „acolo” sau „ești” și „al tău”.
Pasul 4. Citiți liniile subiectului cu voce tare pentru a verifica claritatea
Cel mai bun mod de a vă asigura că liniile de subiect sunt simple, concise și scrise corect este să le citiți cu voce tare. Când îți auzi cuvintele rostite, vei surprinde greșeli pe care nu le-ai face dacă le-ai fi verificat pe ecran.
Dacă vă aflați într-un loc public, citiți cu blândețe cuvintele
Avertizări
- Nu tastați subiecte de rutină ale e-mailului cu puncte de exclamare !!! sau toate majusculele. Veți pierde credibilitatea.
- Nu începeți niciodată o propoziție în subiectul pe care îl terminați în conținutul e-mailului. De exemplu, nu ați dori să scrieți „Cerându-vă o favoare pe care aș dori să o faceți …” în subiect, apoi deschideți e-mailul cu „faceți până vineri”.
