Asistentul în afara biroului din Microsoft Outlook vă permite să configurați un răspuns automat care este trimis persoanelor care vă trimit prin e-mail când nu sunteți disponibil sau în afara biroului. Funcția Out of Office este disponibilă numai pentru utilizatorii cu un cont Microsoft Exchange; cu toate acestea, utilizatorii casnici cu conturi non-Exchange pot crea un șablon pentru birou și pot crea o regulă pentru ca Outlook să trimită răspunsul automat. Dacă nu sunteți sigur ce cont aveți, știți că conturile Exchange sunt cel mai frecvent conturi de afaceri sau școlare. Acest wikiHow vă va arăta cum să configurați un răspuns în afara biroului în Outlook cu un cont Exchange și non-Exchange.
Pași
Metoda 1 din 4: Utilizarea Outlook 2019-2010 și Outlook pentru Office 365
Pasul 1. Lansați Microsoft Outlook pe computerul personal
Veți găsi această aplicație în meniul Start.
Pasul 2. Faceți clic pe Informații în fila Fișier
Veți vedea acest lucru în panglica de deasupra căsuței de e-mail, împreună cu Acasă, Trimitere / Primire, Dosar, Vizualizare și Grupuri.
Pasul 3. Faceți clic pe Răspunsuri automate (În afara biroului)
Aceasta va deschide caseta de dialog Răspunsuri automate.
Dacă această opțiune nu este disponibilă, este posibil să utilizați un cont non-Exchange. Urmați metoda din acest articol pentru a activa răspunsurile automate pentru conturile care nu sunt schimbate
Pasul 4. Faceți clic pentru a selecta caseta de lângă „Trimiteți răspunsuri automate
” Când faceți clic pe casetă, se va completa cu o bifă pentru a indica faptul că a fost activată.
Dacă doriți să specificați o oră, faceți clic pentru a selecta caseta de lângă „Trimiteți numai în acest interval de timp”, apoi selectați ora de începere și ora de încheiere. De exemplu, dacă intenționați să plecați în vacanță timp de două săptămâni, selectați intervalul de date în care veți fi în vacanță, astfel încât răspunsul automat să fie activ numai în timp ce sunteți în afara
Pasul 5. Faceți clic pe fila În interiorul organizației mele
Veți vedea acest lucru deasupra casetei de text mari și goale.
Pasul 6. Tastați răspunsul automat pe care doriți să îl trimiteți persoanelor care vă trimit prin e-mail de la birou sau companie
Pasul 7. Faceți clic pe fila În afara organizației mele
Veți vedea acest lucru deasupra casetei de text mari și goale.
Pasul 8. Tastați răspunsul automat pe care doriți să îl trimiteți persoanelor care vă trimit prin e-mail din afara organizației dvs
Există o listă derulantă pentru tipul și dimensiunea fontului, precum și butoane pentru formatarea textului din mesaj
Pasul 9. Faceți clic pe OK
Persoanele care vă trimit un e-mail în timp ce vă aflați în afara biroului vor primi răspunsurile automate pe care le-ați creat. Dacă nu ați selectat un interval de timp, răspunsul automat va fi trimis până când opriți funcția.
Metoda 2 din 4: Utilizarea Outlook 2007
Pasul 1. Lansați Microsoft Outlook pe computerul personal
Veți găsi acest lucru în meniul Start.
Pasul 2. Faceți clic pe Asistent Office din fila Instrumente
Veți găsi fila Instrumente în meniul din partea stângă sus a ferestrei programului. Se va deschide caseta de dialog Asistent în afara biroului.
Dacă această opțiune nu este disponibilă, este posibil să utilizați un cont non-Exchange. Urmați metoda din acest articol pentru a activa răspunsurile automate pentru conturile care nu sunt schimbate
Pasul 3. Faceți clic pentru a selecta cercul de lângă „Trimiteți răspunsuri automate din birou
”
Dacă doriți să specificați o oră, faceți clic pentru a selecta caseta de lângă „Trimiteți numai în acest interval de timp”, apoi selectați ora de începere și ora de încheiere. De exemplu, dacă intenționați să plecați în vacanță timp de două săptămâni, selectați intervalul de date în care veți fi în vacanță, astfel încât răspunsul automat să fie activ numai în timp ce sunteți în afara
Pasul 4. Faceți clic pe fila În interiorul organizației mele
Veți vedea acest lucru deasupra casetei de text mari și goale.
Pasul 5. Tastați răspunsul automat pe care doriți să îl trimiteți persoanelor care vă trimit prin e-mail de la birou sau companie
Pasul 6. Faceți clic pe fila În afara organizației mele
Veți vedea acest lucru deasupra casetei de text mari și goale.
Pasul 7. Tastați răspunsul automat pe care doriți să îl trimiteți persoanelor care vă trimit prin e-mail din afara organizației dvs
Există o listă derulantă pentru tipul și dimensiunea fontului, precum și butoane pentru formatarea textului din mesaj
Pasul 8. Faceți clic pe OK
Persoanele care vă trimit un e-mail în timp ce vă aflați în afara biroului vor primi răspunsurile automate pe care le-ați creat. Dacă nu ați selectat un interval de timp, răspunsul automat va fi trimis până când opriți funcția.
Metoda 3 din 4: Utilizarea Outlook 2003
Pasul 1. Lansați Microsoft Outlook pe computerul personal
Veți găsi acest program în meniul Start.
Pasul 2. Faceți clic pe Asistent Office din fila Instrumente
Veți găsi fila Instrumente în meniul din partea stângă sus a ferestrei programului. Se va deschide caseta de dialog Asistent în afara biroului.
Dacă această opțiune nu este disponibilă, este posibil să utilizați un cont non-Exchange. Urmați metoda din acest articol pentru a activa răspunsurile automate pentru conturile care nu sunt schimbate
Pasul 3. Faceți clic pentru a selecta cercul de lângă „În prezent sunt în afara biroului
”
Pasul 4. Tastați un mesaj în caseta de text
Persoanele care vă trimit prin e-mail vor primi răspunsul dvs. o singură dată până când veți ajunge înapoi la birou.
Pasul 5. Faceți clic pe OK
Toate părțile care vă trimit prin e-mail vor primi răspunsul dvs. în afara biroului la nesfârșit sau până când selectați „Sunt în prezent la birou”.
Metoda 4 din 4: Utilizarea conturilor non-Exchange
Pasul 1. Lansați Microsoft Outlook pe computerul personal
Veți găsi acest lucru în meniul Start.
Pasul 2. Faceți clic pe E-mail nou în fila Acasă
Veți vedea fila din panglica de deasupra căsuței de e-mail, împreună cu Fișier, Trimitere / Primire, Dosar, Vizualizare și Grupuri. Se va deschide un e-mail necompletat.
Pasul 3. Editați e-mailul șablon în afara biroului
Lăsați liniile Către … și CC … necompletate.
- Tastați un subiect pentru e-mail, cum ar fi „În afara biroului”, astfel încât oamenii să știe că primesc un răspuns automat de la dvs.
- Tastați răspunsul pe care doriți să îl trimiteți automat celor care vă trimit prin e-mail în corpul mesajului de e-mail. Acest mesaj va fi folosit ca șablon „în afara biroului”.
Pasul 4. Faceți clic pe fila Fișier și faceți clic pe Salvare ca
Aceasta va deschide caseta de dialog „Salvare ca”.
Pasul 5. Faceți clic pe Șablon Outlook din meniul derulant „Salvați ca tip”
Pasul 6. Tastați un nume pentru șablonul de mesaj, apoi faceți clic pe Salvare
Acest șablon poate fi utilizat acum ori de câte ori nu sunteți disponibil prin e-mail în contul dvs. Outlook personal.
Pasul 7. Faceți clic pe fila Fișier și faceți clic pe Gestionare reguli și alerte
Pentru ca șablonul dvs. să fie trimis automat utilizatorilor în timp ce sunteți indisponibil, trebuie să creați o regulă care să instruiască Outlook să răspundă automat la e-mailurile folosind acest șablon.
Pasul 8. Faceți clic pe Regula nouă
Veți vedea acest lucru în fila Reguli de e-mail. Va apărea o fereastră de dialog cu asistent pentru reguli pentru a vă ajuta să creați o regulă.
Pasul 9. Faceți clic pentru a selecta „Aplică reguli la mesajele pe care le primesc
” Veți vedea acest lucru sub antetul „Începeți de la o regulă goală”.
Clic Următorul de două ori pentru a continua crearea regulii. Veți da clic Următorul într-o pagină cu opțiuni, dar doriți să lăsați casetele necompletate pentru Pasul 1 și 2 necompletate pentru ca regula dvs. să funcționeze.
Pasul 10. Faceți clic pe caseta de lângă „răspundeți folosind un șablon specific
” Veți vedea acest lucru sub antetul „Ce doriți să faceți cu mesajul?”
Pasul 11. Faceți clic pe linkul „un șablon specific” din Pasul 2
Va apărea o cutie.
Pasul 12. Selectați „Șabloane de utilizator în sistemul de fișiere” din meniul derulant „Căutați în”
Faceți dublu clic pentru a selecta șablonul pe care l-ați creat anterior pentru a-l utiliza ca răspuns automat în afara biroului
Pasul 13. Faceți clic pe Următorul
Sunteți direcționat către ultimul pas din Expertul pentru reguli, unde puteți denumi regula, setați excepții și o puteți revizui.
Tastați un nume pentru regula de răspuns automat pe care ați creat-o
Pasul 14. Faceți clic pe Finalizare
Utilizatorii care vă trimit prin e-mail vor primi acum răspunsul automat pe care l-ați creat folosind șablonul.
