Un e-mail de partajare a cunoștințelor este un e-mail conceput pentru a partaja informații, în special la locul de muncă sau într-un alt cadru profesional. Împărtășirea cunoștințelor este o modalitate excelentă de a le arăta colegilor tăi că îți pasă de ei și că vrei să le împărtășești ceea ce știi, în speranța că ar putea să-i ajute în viitor. De asemenea, vă poate ajuta să vă consolidați conexiunile profesionale. Încercați să vă faceți ca e-mailurile de partajare a cunoștințelor să fie cât mai clare și digerabile posibil. Acest lucru le va face ușor de înțeles și absorbit de către ceilalți.
Pași
Metoda 1 din 2: Compunerea e-mailului
Pasul 1. Indicați în mod clar și scurt scopul e-mailului dvs. în linia subiectului
Scrieți o linie de subiect care să ofere publicului o previzualizare clară a la ce să vă așteptați atunci când vă deschid e-mailul. Încercați să păstrați lungimea liniei subiectului la aproximativ 7 cuvinte.
- De exemplu, dacă doriți să împărtășiți cunoștințele pe care le-ați dobândit în timp ce participați la o conferință de codificare, ați putea face subiectul ceva de genul: „Key Takeaways from Miami Coders Conference 2020”.
- E-mailurile cu subiecte vagi sau prea lungi sunt mult mai puțin susceptibile de a fi deschise. Abțineți-vă de subiectele scurte de doar 1-2 cuvinte care nu indică efectiv despre ce e-mail este vorba.
Bacsis: Dacă doriți ca oamenii să vă citească e-mailurile de partajare a cunoștințelor într-un anumit interval de timp, includeți o dată în linia subiectului. De exemplu, puteți pune „Progresele din industrie pentru a discuta în cadrul întâlnirii din 2 august”.
Pasul 2. Începeți e-mailul cu un mesaj adresat publicului dvs. specific
Gândiți-vă la publicul la care intenționați să trimiteți e-mailurile de partajare a cunoștințelor dvs. și alegeți o felicitare cu un nivel adecvat de formalitate. Faceți salutul inclusiv tuturor celor care vor primi e-mailul.
- De exemplu, dacă trimiteți e-mailul către o mică echipă de programatori cu care lucrați îndeaproape și pe care îi cunoașteți bine, puteți începe e-mailul cu ceva foarte casual și prietenos, cum ar fi: „Bună ziua, colegii mei ninja de codificare”.
- Dacă trimiteți un e-mail de partajare a cunoștințelor către persoanele în vârstă sau către un fel de grup care conține persoane pe care nu le cunoașteți personal, puteți alege un salut mai formal pe linia următoarelor: „Dragi membri ai consiliului executiv” sau „ Bună dimineața, echipă de marketing.”
- Dacă împărtășiți cunoștințe doar cu 1 sau 2 persoane, le puteți adresa după nume în mesajul de întâmpinare al e-mailului.
- Când aveți dubii, puteți folosi doar ceva generic precum: „Bună ziua tuturor” sau „Bună ziua”.
Pasul 3. Scrieți un scurt fundal sau context la începutul e-mailului
Începeți cu un paragraf scurt, chiar sub felicitare, care explică ce veți distribui în e-mail. Acest lucru va oferi cititorilor mai mult context pentru ceea ce urmează să citească decât linia subiectului.
De exemplu, dacă împărtășești învățături dintr-o conferință de codificare, poți scrie ceva de genul: „Săptămâna trecută, am avut norocul să particip la ediția 2020 a Conferinței Miami Coders. Aș dori să vă împărtășesc câteva dintre acțiunile cheie de la conferința de 2 zile, în cadrul căreia am aflat despre inteligența artificială și tendințele de codificare pentru 2021. Sper că aceste cunoștințe vă vor fi la fel de utile și interesante pentru dvs. ca și pentru mine.”
Pasul 4. Împărțiți corpul e-mailului în secțiuni
Împărțiți principalele puncte pe care doriți să le împărtășiți în secțiuni coezive, astfel încât să fie mai ușor de urmărit și de digerat. Puneți titluri la începutul fiecărei secțiuni de informații pentru a clarifica despre ce este textul de mai jos. Împărțiți secțiunile lungi în mai multe paragrafe mai scurte pentru a împărți informațiile, în loc să aruncați doar o grămadă de informații într-un bloc de text lung.
- Asigurați-vă că fiecare dintre paragrafele dvs. conține puncte conexe. Dacă începeți un gând nou, începeți să scrieți un nou paragraf.
- De exemplu, dacă doriți să împărtășiți ceea ce ați învățat despre inteligența artificială și tendințele de codificare la o conferință recentă la care ați participat, puteți structura e-mailul astfel: un titlu de secțiune care spune „Actualizări ale industriei de inteligență artificială”, apoi scrieți câteva paragrafe despre subiect, urmat de un alt titlu de secțiune care spune „Tendințe de codificare pentru 2021”, urmat de încă câteva paragrafe.
Pasul 5. Încheiați corpul e-mailului cu un paragraf rezumat
Scrieți un scurt paragraf înainte de deconectare, care reiterează unele dintre principalele informații pe care le conținea e-mailul. Anunțați-vă cititorii ce sperați să obțină din cunoștințele partajate și includeți orice element de acțiune relevant.
- De exemplu, puteți spune ceva de genul: „După cum puteți vedea, există multe noi dezvoltări interesante în AI, în ceea ce privește marketingul și există câteva noi tendințe interesante de programare de care trebuie să aveți grijă în 2021. Sper că veți aplica aceste informații. la proiectele noastre de dezvoltare și să ne gândim la modalități prin care ne putem îmbunătăți produsele în anul următor.”
- Un exemplu de element de acțiune ar fi ceva de genul: „Să planificăm să împărtășim câteva dintre gândurile noastre despre toate aceste informații în cadrul întâlnirii de vineri. Vă rugăm să veniți pregătiți cu cel puțin 1 punct pentru a discuta.”
Pasul 6. Încheiați e-mailul cu o deconectare urmată de numele și titlul dvs
Alegeți o semnare scurtă și prietenoasă, cu un nivel de formalitate adecvat pentru publicul dvs. Includeți-vă numele și titlul chiar la final, astfel încât oamenii să știe exact de la cine provine e-mailul pe care tocmai l-au citit, ceea ce este deosebit de important dacă nu cunoașteți personal toți membrii publicului.
- Exemple de deconectări casual care funcționează pentru aproape orice e-mail sunt: „Mulțumesc”, „Cu respect” și „Toate cele bune”.
- Unele semnări mai oficiale sunt: „Cu stimă” și „Cu respect”.
- Câteva idei pentru deconectări și mai casual, pe care le-ați putea folosi pentru un e-mail adresat oamenilor cu care să lucrați sau să le vedeți în fiecare zi, sunt: „Ne vedem mâine” și „Noroc”.
- Dacă împărtășiți cunoștințe în afara organizației dvs., includeți și numele organizației dvs. după numele și titlul dvs., astfel încât oamenii să știe de unde le scrieți.
Metoda 2 din 2: E-mailul dvs. este ușor de citit
Pasul 1. Păstrați-vă e-mailul cât mai scurt posibil
Încercați să includeți toate informațiile pe care doriți să le împărtășiți în cât mai puține cuvinte. Cu cât e-mailul dvs. este mai lung, cu atât persoanele cu care doriți să vă împărtășiți cunoștințele sunt mai puțin probabil să citească întregul lucru.
- Dacă scrieți despre un subiect deosebit de complex, puteți include întotdeauna linkuri către surse externe sau atașamente pentru a furniza informații mai detaliate. În acest fel, cei interesați de ceea ce împărtășești pot intra în profunzime subiectului.
- Nu există nicio regulă pentru cât timp ar trebui să fie un e-mail de partajare a cunoștințelor și va depinde foarte mult de tipul de informații pe care le distribuiți și de complexitatea subiectului. O regulă bună este să nu scrieți un e-mail mai mult decât ați dori să citiți singur.
Pasul 2. Evidențiați informații importante cu puncte glonț sau liste numerotate
Repetați informații cheie din paragrafele text în puncte glonț sau liste numerotate. Acest lucru vă ajută să reiterați cunoștințele pe care le împărtășiți și oferă cititorilor ceva la care să arunce rapid o privire pentru a obține unele dintre principalele puncte ale e-mailului.
De exemplu, ați putea face o listă cu un titlu precum „Top 5 Tendințe de marketing pentru 2021” și să scrieți tendințele de la 1 la 5 într-o listă numerotată sub aceasta. Cititorii pot vedea cu ușurință care sunt tendințele, apoi pot citi textul e-mailului dvs. dacă doresc informații mai detaliate
Pasul 3. Folosiți un limbaj simplu, ușor de înțeles cât mai mult posibil
Evitați să folosiți cuvinte mari și jargon pentru a explica punctele dvs., cu excepția cazului în care este absolut necesar. Astfel, e-mailul dvs. va fi mult mai ușor de citit și de înțeles de către un public mai larg, care probabil nu sunt la fel de familiarizați cu tema despre care scrieți.
Luați în considerare publicul dvs. și atunci când alegeți ce limbă să folosiți. De exemplu, dacă scrieți unui grup mic de programatori, probabil că veți reuși să folosiți mai mult jargon de codificare în e-mail decât dacă scrieți unui public variat
Bacsis: Dacă este absolut necesar să utilizați un cuvânt pe care oamenii ar putea să nu îl știe pentru a explica un punct, furnizați o definiție prima dată când utilizați cuvântul în conținutul e-mailului.
Pasul 4. Scrieți pe un ton profesional
Fii politicos, folosește o gramatică și o punctuație adecvate și alege-ți cuvintele cu atenție. Evitați să scrieți pe un ton dezinvolt și nu folosiți argou sau limbaj neprofesionist. Acest lucru vă va ajuta să fiți profesioniști și cunoscuți în subiectul despre care distribuiți informații.
- De exemplu, nu scrieți cuvinte cu majuscule și nu folosiți semnele de exclamare cu ușurință, astfel încât să nu întâlniți ca și cum ați fi țipat la publicul dvs.
- Nu folosiți cuvinte sau fraze de argou precum „yo”, „what’s up” sau „y’all” pentru a numi câteva.
Pasul 5. Rămâneți la fonturi standard, caractere și formatare e-mail
Nu utilizați fonturi sau caractere speciale pe care unele sisteme nu le au. Utilizați un font de sistem standard care este încorporat pe serverul dvs. de e-mail, respectați utilizarea caracterelor care sunt pe o tastatură standard și nu vă deranjați cu formatarea implicită a e-mailului.
Acest lucru vă va asigura că practic oricine vă primește e-mailul pe un alt computer sau printr-un alt server de e-mail va vedea exact ceea ce ați văzut când ați scris e-mailul
sfaturi
- Luați întotdeauna în considerare publicul dvs. atunci când scrieți un e-mail de partajare a cunoștințelor. Acest lucru vă va ajuta să determinați nivelul de formalitate, tonul și ce limbaj să utilizați.
- Asigurați-vă că trimiteți un e-mail de partajare a cunoștințelor către persoanele care vor beneficia cel mai mult de acesta. De exemplu, un programator ar putea să nu fie interesat de tendințele și evoluțiile industriei de marketing, dar cineva din serviciul pentru clienți ar putea.
- Înainte de a compune un e-mail de partajare a cunoștințelor, întrebați-vă dacă este cel mai bun mod de a partaja informațiile. În unele cazuri, ați putea decide că o întâlnire personală sau o prezentare video conferință ar fi mai eficiente.
- Creați o schiță a ceea ce doriți să partajați înainte de a vă scrie e-mailul. De exemplu, dacă doriți să împărtășiți câteva tehnici de marketing pe care le-ați învățat într-un seminar web la care ați participat, puteți scrie puncte principale precum „noi tehnici SEO”, „strategii de marketing prin e-mail” și „cele mai bune practici de marketing pentru conținut”.
Avertizări
- Asigurați-vă că limba pe care o utilizați în e-mailul dvs. va fi ușor de înțeles de toată lumea din public. De exemplu, nu utilizați o grămadă de jargon de programare dacă scrieți întregii companii.
- Corectați întotdeauna și verificați ortografia e-mailurilor înainte de a le trimite. Dacă e-mailul dvs. conține erori, nu veți găsi o sursă fiabilă de cunoștințe.
