Ați scris un e-mail excelent, dar când vine timpul să scrieți declarațiile de încheiere, nu știți ce să spuneți. Este complet normal. Găsirea unui mod clar și concis de a termina un e-mail poate fi frustrant, dar nu este imposibil. Tot ce trebuie să faceți este să adăugați un rezumat rapid al punctelor dvs., să oferiți o închidere prietenoasă și să vă deconectați cu cuvântul sau expresia potrivită.
Pași
Metoda 1 din 3: Încheierea unui e-mail formal
Pasul 1. Reafirmați-vă scopul de a scrie
Acest lucru nu este necesar pentru e-mailuri scurte sau răspunsuri rapide la întrebarea cuiva. Totuși, dacă ați scris un e-mail lung sau dacă aveți de-a face cu mai multe subiecte sau preocupări, adăugați o scurtă propoziție finală pentru a rezuma informațiile sau cererea dvs.
Dacă, de exemplu, aplicați pentru un loc de muncă, puteți include informații cu privire la acreditările și experiența dvs. Puteți apoi să vă rezumați e-mailul scriind: „Pe baza experienței și experienței mele, cred că aș fi un candidat excelent pentru această funcție”
Pasul 2. Adăugați o linie de încheiere
Într-o singură propoziție, încheiați e-mailul cu o expresie de recunoștință sau o cerere de contact. Dacă contactați altcineva, puteți scrie „Vă mulțumim pentru timpul acordat” sau „Aștept cu nerăbdare să vă întâlnesc”. Dacă răspundeți la cineva, puteți încheia cu „Vă rugăm să nu ezitați să mă contactați dacă aveți întrebări suplimentare”.
Închiderea exactă pe care o utilizați ar trebui să o utilizați depinde de subiectul e-mailului dvs. Nu uitați să păstrați închiderea scurtă, politicoasă și relevantă pentru e-mail
Pasul 3. Alegeți semnarea
Deconectările sunt întotdeauna așteptate la încheierea unui e-mail formal. Când terminați un e-mail oficial, doriți să alegeți o semnare politicoasă și respectuoasă. Încercați o închidere precum „Cu respect”, „Cu stimă”, „Mulțumesc” sau „Cele mai bune urări”.
- Evitați utilizarea stenogramelor sau abrevierilor. Este întotdeauna cel mai bine să scrieți cuvinte complete într-un semn formal.
- Încercați să evitați închiderile prea apropiate sau formale. Deconectările precum „Dragoste” sunt prea personale pentru un e-mail formal, în timp ce „Cu respect”, este adecvat numai atunci când se adresează oficialilor guvernamentali.
Pasul 4. Introduceți numele complet
Când terminați un e-mail formal, doriți întotdeauna să vă folosiți numele și prenumele. Nu știți câți oameni pe nume John sau Lisa știe destinatarul. Adăugarea numelui dvs. de familie îi ajută să vă amintească mai repede și mai clar.
Metoda 2 din 3: încheierea unui e-mail informal
Pasul 1. Oferiți un motiv pentru încheierea e-mailului
Încheiați cu ușurință e-mailul oferind o remarcă rapidă de închidere înainte de a vă deconecta. Ar trebui să fie prietenos și nu trebuie să conțină multe detalii. O frază de genul: „Oricum, trebuie să bat cărțile!” este o remarcă de încheiere perfect bună.
Pasul 2. Păstrați linia de comunicație deschisă
Adăugați o declarație rapidă pentru a-i informa destinatarului că doriți să auziți de la ei. Scrierea „Spuneți-mi dacă mai aveți nevoie” sau „Abia aștept să aud ce ați făcut” este prietenoasă și casual.
Pasul 3. Deconectează-te
Încheierea unui e-mail informal poate fi mult mai casual decât un e-mail formal. În funcție de destinatar, deconectările pot include:
- Dragoste
- Noroc
- Te văd
- A ta
- Pa
Pasul 4. Semnează-ți numele
Cu un e-mail informal, de obicei nu trebuie să vă semnați întregul nume. Destinatarul știe deja cine ești. Este perfect acceptabil să vă semnați doar prenumele.
Dacă scrieți pe cineva apropiat, puteți utiliza și o poreclă. Dacă prietenii sau membrii familiei te sună cu o poreclă, poate fi amuzant și prietenos să folosești acest lucru atunci când te deconectezi
Metoda 3 din 3: Utilizarea unui bloc de semnături
Pasul 1. Decideți dacă este necesară o semnătură
Dacă trimiteți un e-mail personal, nu este nevoie de o semnătură. Un bloc de semnături include informații, inclusiv titlul dvs., informațiile dvs. de contact și informațiile despre companie sau organizație. Nu vă faceți griji cu privire la includerea acestor informații dacă trimiteți un e-mail informal sau personal. În schimb, semnează-ți numele.
- Adesea, compania sau organizația dvs. va necesita o semnătură și vă vor anunța ce informații au nevoie. Întrebați-vă compania dacă au un bloc de semnături standardizat pe care doresc să îl utilizați.
- În cazul în care compania dvs. nu furnizează un bloc de semnături standard, puteți, de asemenea, să copiați un bloc de la altcineva din organizația dvs. și să înlocuiți datele de contact ale acestora cu ale dvs.
Pasul 2. Adăugați informațiile
Blocul dvs. de semnătură ar trebui să includă câteva lucruri de bază. Cel puțin, ar trebui să aibă numele și prenumele dvs., titlul dvs., numărul dvs. de telefon și adresa dvs. de e-mail. Puteți alege, de asemenea, să includeți logo-ul companiei sau organizației, site-ul web și link-uri către rețelele sociale precum LinkedIn, YouTube și Facebook.
- Dacă compania sau organizația dvs. nu are un format de semnătură standard, urmați acest flux de bază: puneți-vă numele mai întâi, urmat de titlul dvs. pe rândul următor. Apoi, adăugați adresa de e-mail și numărul de telefon și puneți ultimele informații despre companie sau grup.
- Încercați să vă păstrați semnătura scurtă și simplă. Folosiți trei sau patru rânduri de text. Adăugați o siglă în loc să tastați numele companiei dvs. și utilizați o serie de pictograme de rețea socială în loc să tastați adresele URL.
- Aveți grijă să includeți prea multe informații despre rețelele sociale. Linkurile ar trebui să meargă la informațiile de socializare ale companiei dvs. Dacă compania dvs. nu are conturi de socializare, în general nu este adecvat să vă conectați la propriile conturi, cu excepția cazului în care vi se spune în mod expres să facă acest lucru.
Pasul 3. Salvați-vă semnătura pentru utilizare repetată
Majoritatea clienților de e-mail, inclusiv Gmail și Outlook, vă permit să salvați semnătura, astfel încât să o puteți adăuga cu un singur clic în loc să o tastați. Verificați sub setările de e-mail pentru a vă configura semnătura.
