E-mailurile sunt o modalitate rapidă și ușoară de a lua legătura cu colegii de muncă și alți asociați de afaceri și sunt un instrument eficient pentru programarea tuturor tipurilor de întâlniri. Indiferent dacă încercați să stabiliți o întâlnire cu un coleg de muncă, superior sau complet necunoscut, trebuie mai întâi să formatați e-mailul cu un subiect clar și un text. După ce v-ați deconectat de la e-mail și ați trimis mesajul, așteptați 3-5 zile înainte de a trimite un răspuns de urmărire.
Pași
Metoda 1 din 2: Formatarea e-mailului
Pasul 1. Menționați în subiectul pe care doriți să-l întâlniți
Indicați clar scopul dvs. în subiectul e-mailului, astfel încât destinatarul să știe imediat că doriți să vă întâlniți. Evitați să folosiți un limbaj vag, cum ar fi „Întâlnire” sau „Timp posibil de întâlnire”. În schimb, utilizați date și intervale de timp specifice în linia subiectului, astfel încât destinatarul dvs. să știe la ce să se aștepte imediat.
De exemplu, tastați ceva de genul acesta: „Cerere de întâlnire pentru 5/17 la 11 AM”
Pasul 2. Folosiți o felicitare adecvată pentru a începe e-mailul
Încercați să utilizați o felicitare formală standard atunci când începeți să scrieți mesajul. Dacă contactați un oficial public sau o altă persoană distinsă pe care nu l-ați întâlnit niciodată, utilizați titlul complet al acesteia în antet. Dacă contactați un coleg sau un superior, utilizați un mesaj onorific precum „Domnul”, „Doamna”, „Mx.” Sau „Domnișoară”. Ca regulă generală, încercați să folosiți felicitări precum „Dragă”, „Bună ziua” și „Bună” pentru a începe e-mailul.
- Dacă vă adresați unui birou general sau unui grup în loc de o persoană fizică, utilizați în schimb „Cui îi poate interesa”.
-
De exemplu, dacă ați contactat superiorul, încercați să redactați salutarea astfel:
„Dragă domnule Jackson, Sper ca acest e-mail vă găsește bine! Am vrut să vă contactez în legătură cu o posibilă întâlnire.”
Pasul 3. Prezentați-vă dacă vă întâlniți cu un străin complet
Dedicați primul dvs. paragraf unei scurte introduceri dacă scrieți unui oficial public sau unei alte persoane pe care nu l-ați mai întâlnit niciodată. Concentrați-vă pe numele, funcția și conexiunea dvs. profesională, astfel încât destinatarul să știe cine sunteți și de ce îi contactați. Dacă contactați pe cineva pe care îl cunoașteți deja, cum ar fi un șef sau un coleg de serviciu, nu vă simțiți obligat să includeți un paragraf introductiv.
- Introducerea dvs. nu ar trebui să dureze mult timp pentru a fi citită.
-
Încercați să scrieți așa ceva:
Stimate doamnă Atkins, Numele meu este Sarah Clement și lucrez pentru adăpostul pentru animale din județul Jones.
Pasul 4. Descrieți motivul întâlnirii și importanța sa generală
La începutul e-mailului (după introducerea dvs., dacă ați ales să includeți unul), specificați tipul de întâlnire pe care doriți să îl aveți cu destinatarul și dacă va fi o afacere formală sau întâmplătoare. După ce ați explicat la ce servește întâlnirea, explicați de ce este importantă întâlnirea pentru sarcina pe care încercați să o îndepliniți. Încercați să păstrați explicația pe scurt, deoarece este posibil ca destinatarul dvs. să nu aibă mult timp pentru a trece prin e-mail.
De exemplu, încercați să scrieți așa ceva: „Puteți să mă întâlniți săptămâna viitoare pentru a discuta despre viitoarea încercare de adopție? Întrucât sunteți actualul consilier financiar pentru adăpostul pentru animale, cred că ați putea oferi multe informații despre bugetul de lucru al organizației pentru eveniment."
Pasul 5. Sugerați un loc posibil și ora pentru întâlnirea dvs
Încercați să vă gândiți la un loc bine cunoscut și ușor accesibil destinatarului. Dacă lucrați în aceeași clădire sau locație generală ca și persoana pe care o trimiteți prin e-mail, vedeți dacă vă puteți întâlni în timpul unei pauze de masă. Dacă tu și destinatarul nu locuiți sau lucrați într-o locație din apropiere, încercați să sugerați un restaurant sau altă zonă publică unde vă puteți întâlni. În plus, menționați o serie de ori care funcționează pentru dvs., astfel încât destinatarul să vă poată spune disponibilitatea mai ușor.
- Dacă aveți amândoi programe ocupate, luați în considerare programarea unei întâlniri de telefonie sau conferință video.
- De exemplu, proiectați ceva de genul acesta: „Ați putea să vă lăsați la adăpostul pentru animale ceva timp săptămâna aceasta? Voi fi la recepție în fiecare zi de la 9 la 5."
Pasul 6. Solicitați ca destinatarul să vă răspundă la mesaj
Întrucât programați un eveniment din punct de vedere tehnic, cereți politicos ca destinatarul să răspundă cu disponibilitatea lor. Dacă contactați o persoană deosebit de ocupată, nu uitați că este posibil să dureze o zi sau două pentru a răspunde. înapoi.
De exemplu, spuneți ceva de genul acesta: „Dacă mi-ați putea spune disponibilitatea pentru săptămâna viitoare, aș aprecia cu adevărat!”
Pasul 7. Folosiți un limbaj de închidere cordial când terminați e-mailul
Elaborați o propoziție finală care reface scopul e-mailului dvs., astfel încât destinatarul să înțeleagă în mod clar scopul întâlnirii. Utilizați un ton prietenos pentru a vă deconecta e-mailul, folosind expresii precum „Cu stimă”, „Mulțumesc” sau „Cele mai bune urări”. După scrierea semnării, lăsați o semnătură sub numele dvs., care vă reafirmă poziția sau cariera actuală.
- Furnizați limba destinatarului. Dacă vorbiți cu un coleg de serviciu, o semnare de tipul „Ne vedem în curând” ar avea mai mult sens decât „Cu respect pentru dvs.”. Dacă contactați un superior, „Cu sinceritate” sau „Cele mai bune urări” ar fi mai adecvat decât o deconectare întâmplătoare precum „Ne vedem”.
-
De exemplu, scrieți așa ceva:
Aștept cu nerăbdare să ne întâlnim în curând, întrucât doresc ca acest impuls de adoptare să aibă cât mai mult succes.
Cu sinceritate, Sarah Clement
Coordonator activități, adăpost pentru animale din județul Jones
Pasul 8. Includeți toate atașamentele relevante legate de întâlnire
Atașați orice documente, foi de calcul sau alte fișiere relevante care ar putea ajuta la pregătirea destinatarului pentru întâlnire. Dacă contactați cineva cu privire la un subiect complex, includeți orice broșuri sau fișe tehnice necesare pentru a ajuta destinatarul să înțeleagă subiectul întâlnirii.
De exemplu, dacă discutați despre modificările bugetului pentru un eveniment viitor, vă recomandăm să includeți o foaie de calcul cu bugetul anului precedent
Pasul 9. Folosiți un limbaj profesional și o gramatică adecvată pe tot e-mailul
Corectați mesajul pentru orice erori gramaticale evidente și greșeli de ortografie, astfel încât versiunea finală să pară cât mai lustruită și mai curată posibil. În plus, eliminați orice abrevieri sau argou care fac ca mesajul să pară mai casual sau mai greu de înțeles. Dacă versiunea finală nu pare profesională, este posibil ca destinatarul să nu vă ia în serios solicitarea.
Deși emoji-urile pot fi distractive de utilizat în texte și e-mailuri casual, nu ar trebui să le folosiți pentru a solicita o întâlnire
Metoda 2 din 2: Urmărirea cu Destinatarul
Pasul 1. Redactați un e-mail de urmărire dacă destinatarul nu vă revine în 3-5 zile
Acordați destinatarului câteva zile pentru a citi și a răspunde la solicitarea dvs. Dacă nu veți auzi înapoi într-o săptămână lucrătoare, trimiteți persoanei un e-mail rapid pentru a-i reaminti că așteptați un răspuns. Subliniază că ești recunoscător pentru oportunitatea de a-i întâlni și că ești recunoscător pentru timpul acordat.
- Apelurile de urmărire sunt, de asemenea, un mod eficient de a vă înregistra cu persoana cu care încercați să vă întâlniți.
- De exemplu, redactați așa ceva: „Am vrut doar să vă urmez cu privire la cererea mea de întâlnire. Când ai un moment liber, îmi poți spune disponibilitatea pentru o întâlnire săptămâna viitoare?”
Pasul 2. Elimină detaliile întâlnirii într-un e-mail suplimentar
Negociați cu programul altei persoane după ce răspundeți. Rețineți disponibilitatea celeilalte persoane și confirmați ora întâlnirii la o dată când sunteți amândoi disponibili. Încercați să confirmați o dată și o oră în 1-2 e-mailuri pentru a evita orice confuzie și dezordine din căsuța de e-mail.
- Încearcă să fii cât mai flexibil posibil. Dacă contactați o persoană ocupată, este posibil să nu vă poată întâlni imediat.
- Nu programați o întâlnire în ultimul moment. Dacă destinatarul este ocupat, este posibil să nu fiți de acord cu privire la o dată pe care să o întâlniți.
Pasul 3. Trimiteți un memento sau o confirmare cu câteva zile înainte de întâlnire
Dacă doriți să fiți pregătit suplimentar înainte de întâlnirea programată, încercați să trimiteți un e-mail de confirmare destinatarului ca memento. Nu faceți acest e-mail prea lung, în schimb, specificați ziua, ora și locul pe care intenționați să îl întâlniți pentru a verifica dacă ședința este încă activă conform programării.
-
De exemplu, scrieți așa ceva:
Am vrut doar să confirm că ne întâlnim încă pe 17 mai la ora 11 dimineața la adăpostul pentru animale din județul Jones.
