Un e-mail de confirmare anunță o altă persoană că ați primit un mesaj sau o solicitare, chiar dacă nu puteți da imediat un răspuns complet. Deși nu trebuie să trimiteți o confirmare pentru fiecare e-mail personal pe care îl primiți, trebuie să răspundeți într-un cadru profesional sau de afaceri atunci când vi se adresează direct. Dacă trebuie doar să îi spuneți celeilalte persoane că i-ați primit e-mailul, trimiteți o scurtă confirmare pentru a-i anunța. Dacă persoana a solicitat un serviciu sau a comandat un produs, furnizați mai multe informații despre când să așteptați un răspuns sau despre cum să rezolvați orice problemă.
Pași
Metoda 1 din 2: Confirmarea că ați primit un e-mail
Pasul 1. Răspundeți dacă sunteți listat în linia Către: sau numit în mesaj
Verificați partea de sus a e-mailului pentru a vedea dacă expeditorul a listat adresa dvs. de e-mail în linia „Către:”. Dacă nu sunteți listat acolo, scanați prin corpul e-mailului pentru a vedea dacă numele dvs. apare undeva acolo. Dacă vedeți numele dvs., asigurați-vă că trimiteți o confirmare, deoarece ați fost adresat direct.
Dacă adresa dvs. de e-mail este listată numai în linia „CC” a e-mailului, dar nu sunteți menționat în corp, atunci nu este necesar să trimiteți o confirmare, deoarece mesajul a fost probabil trimis unui grup mare de persoane
Avertizare:
Evitați să recunoașteți mesajele spam, deoarece acestea pot continua să vă trimită e-mailuri dacă răspundeți.
Pasul 2. Adresați-vă expeditorului după nume în salut
Începeți salutarea în partea de sus a e-mailului, astfel încât cealaltă persoană să o vadă imediat când o deschide. Folosiți un salut formal, cum ar fi „Bună ziua” sau „Dragă”, urmat de numele lor. Dacă răspundeți unui superior sau unei persoane cu care nu sunteți familiarizați, folosiți titlul urmat de numele de familie. Dacă o cunoști bine pe cealaltă persoană, poți folosi prenumele acesteia.
De exemplu, ai putea spune „Salut doamnă Davis” sau „Dragă Jonathan”, ca salutare
Pasul 3. Menționează pe scurt că ai citit prin e-mail
Folosiți doar câteva propoziții pentru recunoaștere, astfel încât să nu pară prea vorbitor. Mulțumește persoanei pentru trimiterea e-mailului sau anunță-i că le-ai primit mesajul. Dacă există detalii specifice, refaceți-le în propozițiile de deschidere pentru a arăta că ați fost citit prin mesajul lor.
- De exemplu, ați putea scrie ceva de genul „Vă mulțumim că mi-ați trimis un mesaj despre întâlnirea de săptămâna viitoare” sau „Am primit și am citit prin e-mailul dvs. în legătură cu noul nostru potențial client”.
- Dacă nu ați avut timp să citiți prin e-mail, puteți spune ceva de genul „Vă mulțumim că ați contactat-o. Am primit mesajul dvs. și îl voi citi de îndată ce voi putea."
Pasul 4. Oferiți un timp estimat pentru un răspuns dacă e-mailul are o cerere sau o întrebare
Dacă aveți timp să răspundeți pe deplin imediat, faceți-o cât mai curând posibil pentru a vă arăta că sunteți de încredere și de încredere. În caz contrar, furnizați un interval de timp în care cealaltă persoană se poate aștepta la un alt mesaj de la dvs., astfel încât să nu creadă că îi ignorați. Aveți grijă să nu expromiteți cât de curând puteți răspunde dacă credeți că poate dura mai mult.
- De exemplu, ați putea spune „Voi putea obține aceste informații în termen de 2 zile” sau „Voi contacta din nou mai târziu astăzi pentru a discuta problema în continuare”.
- Dacă nu știți cât timp va dura să răspundeți, folosiți „Vă voi răspunde cât mai curând posibil cu întrebări sau comentarii”.
- Dacă nu există o cerere sau o problemă pe care trebuie să o adresați în e-mail, nu trebuie să răspundeți cu un interval de timp.
Pasul 5. Încheiați e-mailul cu o închidere și numele dvs. înainte de a-l trimite
Utilizați o închidere formală în e-mail, cum ar fi „Cel mai bun” sau „Vă mulțumim din nou”, pentru a ajuta mesajul să pară mai profesional. Scrieți-vă numele după închidere pentru a încheia mesajul. Asigurați-vă că totul este scris corect înainte de a face clic pe butonul Trimiteți.
- De exemplu, ai putea scrie „Cel mai bun, Beth” sau „Mulțumesc din nou, Travis”.
- De asemenea, puteți furniza un număr de telefon sau o adresă de e-mail alternativă după numele dvs. dacă doriți să oferiți celeilalte persoane un mod diferit de a vă contacta.
Pasul 6. Urmăriți cu un e-mail de răspuns complet cât mai curând posibil
Dacă e-mailul inițial a avut o solicitare sau o întrebare, acordați-vă timp pentru a scrie un răspuns complet atunci când puteți. Adresați-vă tuturor preocupărilor sau întrebărilor din mesaj în întregime pentru a arăta că ați luat timp pentru a lua în considerare mesajul acestora. Păstrați un ton politicos și pozitiv pe tot parcursul mesajului pentru a menține un repertoriu bun cu ei.
Dacă aveți nevoie de mai mult timp, cum ar fi dacă așteptați un raport sau un document, încercați să trimiteți un e-mail de urmărire cu o actualizare și un interval de timp nou, astfel încât cealaltă persoană să nu creadă că ați uitat de ele
Metoda 2 din 2: Răspunsul la servicii și comenzi comerciale
Pasul 1. Puneți numele persoanei la care contactați în partea de sus a e-mailului
Începeți cu un salut formal, cum ar fi „Bună ziua” sau „Dragă”, pentru a menține un ton profesional în mesajul dvs. Dacă nu cunoști bine persoana, folosește-i titlul urmat de numele de familie pentru a rămâne formal. Dacă sunteți mai familiarizați cu persoana respectivă sau îi furnizează prenumele, vă puteți adresa în schimb prin aceasta.
De exemplu, puteți scrie „Dragă domnule Christensan” sau „Bună ziua Dana”, ca salutare
Pasul 2. Mulțumește persoanei și menționează produsul sau serviciul pe care l-a solicitat
Exprimă recunoștință autentică față de persoana din propoziția de deschidere a e-mailului tău. În aceeași propoziție, redactați produsul comandat de persoana respectivă sau ce probleme sau preocupări a menționat în corespondența anterioară. În acest fel, persoana va recunoaște că ați avut timp să citiți sau să procesați mesajele lor anterioare.
De exemplu, ați putea spune „Vă mulțumim că ați comandat cele 2 cutii de bomboane de ciocolată din magazinul nostru” sau „Vă mulțumim că ați contactat în ceea ce privește locul de muncă pentru care ați solicitat”
Pasul 3. Oferiți persoanei un interval de timp în care să așteptați un răspuns sau o livrare
Menționați în următoarea propoziție cât va dura cealaltă persoană să audă de la dvs., astfel încât să nu simtă că ați uitat de ele. Asigurați-vă că intervalul de timp pe care îl furnizați este corect și onest, altfel ar putea să se supere dacă nu vor primi răspunsuri de la dvs.
De exemplu, puteți spune: „Vă puteți aștepta la pachetul dvs. în 3 zile lucrătoare” sau „Vă rugăm să permiteți 1-2 zile lucrătoare să răspundem”
Variație:
Dacă nu știți cât timp va dura pentru a răspunde, spuneți ceva de genul: „Vă vom contacta cât mai curând posibil pentru a vă răspunde preocupărilor”.
Pasul 4. Oferiți sugestii dacă există probleme pe care nu le puteți rezolva prin e-mail
Dacă nu le puteți rezolva direct problema, încercați să recomandați alte opțiuni care ar putea fi mai utile. Păstrați un ton politicos și înțelegător pe tot parcursul mesajului, astfel încât să nu pară negativ sau să pară nesincer. Încercați să oferiți cât mai multe detalii persoanei, astfel încât să poată face pașii următori pentru a-și rezolva problemele.
De exemplu, ați putea spune: „Îmi pare rău că am auzit o problemă cu transferul de bani în contul dvs. de verificare. Încercați să consultați întrebările frecvente pentru a vedea dacă problema dvs. a fost rezolvată. În caz contrar, poate fi necesar să vă vizitați banca și să discutați cu managerul de cont pentru a vă confirma tranzacțiile.”
Pasul 5. Lăsați informațiile de contact în partea de jos a e-mailului
Încheiați e-mailul cu o închidere formală, cum ar fi „Cel mai bun” sau „Vă mulțumim din nou”, astfel încât să încheiați mesajul cu o notă bună. Asigurați-vă că includeți numele dvs. după închidere. Dacă doriți să oferiți celeilalte opțiuni pentru a vă contacta, puteți, de asemenea, să lăsați un număr de telefon, o adresă de e-mail alternativă sau un site web după numele dvs.
