Dacă nu sunteți foarte familiarizați cu Microsoft Excel, ar putea părea un program intimidant de utilizat. Din fericire, este ușor să începeți. Puteți să introduceți date, să le copiați și să le lipiți din alte documente și să le formatați cu doar câteva clicuri. Cu puțină practică, veți putea introduce rapid, edita și gestiona date în Microsoft Excel.
Pași
Partea 1 din 3: Introducerea și selectarea datelor
Pasul 1. Lansați Microsoft Excel
Puteți localiza Excel făcând clic pe meniul „Start”, selectând „Toate programele”, selectând „Microsoft Office” și apoi alegând „Microsoft Excel”. Excel vine cu suita de produse Microsoft Office, în general ambalate cu computere și notebook-uri Windows.
Utilizatorii de Mac care au achiziționat Excel pentru Mac vor găsi programul situat în Dock-ul lor sau printre acestea, deschizând „Finder” și apoi selectând „Applications”
Pasul 2. Deschideți o foaie de calcul
La deschiderea Excel poate apărea automat un „registru de lucru” gol. În caz contrar, veți vedea o „Galerie de șabloane” din care puteți selecta fie un nou registru de lucru gol, fie un șablon formatat special.
Puteți deschide întotdeauna o foaie de calcul nouă în timp ce lucrați la un alt registru de lucru în Excel. Pur și simplu faceți clic pe „Fișier” din bara de meniu și selectați opțiunea „Cartea de lucru nouă”
Pasul 3. Introduceți datele în celulele dorite
Puteți tasta numere, cuvinte, ecuații, formule sau funcții în orice celulă după selectare și clic pe ea.
- Când ați terminat cu o celulă dată, apăsați ↵ Enter sau Tab ↹ pentru a trece automat la următoarea celulă orizontal.
- De asemenea, puteți crea o nouă linie într-o celulă pe care să adăugați mai mult text. Pur și simplu introduceți un „Break Line” apăsând Alt + ↵ Enter.
Pasul 4. Creați titluri pentru coloanele dvs
Introduceți text în rândul 1 pentru a crea titluri de coloană pentru datele dvs. De exemplu, introduceți „Nume” în celula A1 și „Data” în celula B1 și permiteți-le să servească drept anteturi de coloană pentru urmărirea informațiilor despre nume și dată.
Pasul 5. Creați o serie de date secvențiate
Excel este capabil să învețe tiparele care stau la baza datelor dvs. și apoi să completeze date pe baza acestor tipare pentru a vă economisi timp și energie. Începeți prin stabilirea unui model în celule consecutive (de exemplu, tastați „ianuarie” într-o celulă și „februarie” în următoarea). Apoi selectați celulele populate și faceți clic și trageți colțul din dreapta jos al dreptunghiului selectat pentru a extinde modelul în celule noi. Excel vă va recunoaște automat modelul stabilit și va completa celulele ulterioare cu „Martie”, „Aprilie” și așa mai departe.
Excel poate recunoaște multe tipare obișnuite, cum ar fi zilele săptămânii, datele la distanțe egale, numerele consecutive și multe altele
Pasul 6. Selectați o gamă de celule
Pentru a selecta o gamă de celule cu ajutorul mouse-ului (pentru a formata sau edita cantități mai mari de date), faceți clic pe începutul sau la sfârșitul unui interval de date și trageți cursorul în direcția dorită pentru a evidenția textul corespunzător. Există, de asemenea, o serie de comenzi rapide de la tastatură enumerate mai jos.
- Apăsând Ctrl și bara de spațiu extinde o selecție în coloana în care se află celula originală.
- Apăsând ⇧ Shift și bara de spațiu extinde o selecție pe tot rândul în care se află celula originală.
- Apăsând Ctrl + ⇧ Shift și bara de spațiu sau Ctrl + A se va selecta întreaga foaie de lucru.
Pasul 7. Introduceți rândul (rândurile)
Începeți făcând clic pe un număr de rând (acesta va selecta întregul rând). Selectați rândul pe care doriți ca noul rând să fie deasupra. Faceți clic dreapta (Control + clic pe Mac) și selectați „Insert” din meniul care apare.
- Această funcție este disponibilă și din fila „Acasă” selectând „Inserați” din „Celule”, apoi „Inserați rânduri de foaie”.
- Pentru a insera mai multe rânduri este necesar să selectați mai multe rânduri deasupra locației în care doriți să plasați rânduri noi. Pur și simplu selectați același număr de rânduri pe care doriți să le introduceți mai jos.
Pasul 8. Introduceți coloane
Începeți făcând clic pe o literă de coloană (aceasta va selecta întreaga coloană). Selectați coloana în care doriți ca noua coloană să se deplaseze în stânga. Faceți clic dreapta (Control + clic pe Mac) și selectați „Insert” din meniul care apare.
- Această funcție este disponibilă și din fila „Acasă” selectând „Inserați” din „Celule”, apoi „Inserați rânduri de foaie”.
- Inserarea mai multor coloane necesită selectarea mai multor coloane în dreapta locației în care doriți să plasați coloane noi. Pur și simplu selectați același număr de coloane pe care doriți să le inserați în stânga.
Partea 2 din 3: Editarea datelor
Pasul 1. Copiați una sau mai multe celule
După selectarea celulei pe care doriți să le copiați, faceți clic dreapta și selectați „Copiere” din meniul care apare. Apăsați alternativ Ctrl + C (sau ⌘ Comandă + C pentru utilizatorii de Mac). Aceasta va adăuga datele selectate în clipboard.
Pasul 2. Tăiați una sau mai multe celule
După ce selectați celula (celulele) pe care doriți să o tăiați, faceți clic dreapta și selectați „Tăiați” din meniul care apare. Apăsați alternativ Ctrl + X (sau ⌘ Comandă + X pentru utilizatorii de Mac). Aceasta va adăuga datele selectate în clipboard.
Pasul 3. Lipiți una sau mai multe celule
După ce selectați celula (celulele) în care doriți să lipiți datele, faceți clic dreapta și selectați „Lipire” din meniul care apare. Alternativ, apăsați Ctrl + V (sau ⌘ Comandă + V pentru utilizatorii de Mac). Aceasta va lipi conținutul celulelor copiate sau tăiate.
În cazul în care celula dvs. conține o formulă, „Lipire” va lipi formula, valoarea care nu este calculată a formulei. Pentru a „lipi” valorile celulei, utilizați „Lipire specială”
Pasul 4. Lipiți valorile celulei în loc de formule
Începeți prin selectarea „Editați” din fila „Acasă” și faceți clic pe „Lipire specială”. Selectați „Valori” din lista de atribute de lipit.
În funcție de versiunea dvs. de Excel, alte opțiuni din „Lipire specială” pot include „Comentarii” (comentarii text care pot fi adăugate la celule individuale), „Formate” (toate selecțiile de formatare a textului) sau „Toate” pentru a lipi totul la o singura data
Pasul 5. Ștergeți conținutul celulei
Pur și simplu selectați celula (celulele) în care doriți să ștergeți text și apăsați Del sau faceți clic dreapta și selectați „Ștergeți” din meniul care apare.
Pasul 6. Mutați celule, rânduri sau coloane
Evidențiați celulele alese și activați „mutați indicatorul” (care apare ca patru săgeți direcționale pentru utilizatorii Windows sau ca pictogramă manuală pentru utilizatorii Mac). Trageți la locația preferată pentru a înlocui orice date existente acolo cu celulele pe care ați decis să le mutați
Pasul 7. Folosiți o formulă
Excel folosește „formule” pentru a face calcule într-o celulă și poate face referire la alte celule ca parte a acelui calcul. Faceți clic pe celula în care doriți să introduceți formula și apoi începeți tastând „=”. Acum introduceți o formulă matematică și faceți clic pe „Enter”. Excel va afișa rezultatele (nu formula în sine).
De asemenea, puteți afla mai multe despre Cum se tastează formulele în Microsoft Excel
Pasul 8. Valorile de referință din alte celule
Formulele pot face referire la alte celule și valorile acestora. În timp ce tastați o formulă, faceți clic pe o singură celulă sau pe o gamă de celule, iar Excel va popula automat numele celulei (de exemplu, B2, D5) în formula dvs. Acum formula dvs. face referire la acea celulă specifică și va atrage o valoare din ea în mod continuu. Dacă valoarea din celula de referință se modifică, rezultatele formulei vor fi, de asemenea.
De asemenea, puteți face referință la valori din alte foi de lucru. Începeți prin selectarea celulei în care doriți să faceți referire la o valoare, tastați un „=” în bara de formulă și apoi tastați formula dorită imediat după „=.” După ce ați tastat formula, pur și simplu faceți clic pe fila pentru foaia de lucru pe care o doriți să faceți referință și apoi selectați intervalul de date dorit pe care doriți să îl introduceți în formulă
Pasul 9. Urmăriți modificările
Puteți urmări modificările selectând „Instrumente” din bara de meniu și apoi făcând clic pe „Urmăriți modificările”. În cele din urmă, selectați „Evidențiați modificările”.
Dacă această opțiune nu este disponibilă, sunteți într-un format numai în citire. Sub „Urmărirea modificărilor”, bifați opțiunea de lângă „Urmărirea modificărilor în timpul editării. Aceasta vă permite să vă partajați și registrul de lucru”. Odată selectată această opțiune, puteți face modificări și vizualiza aceste modificări selectând din nou această opțiune și bifând caseta de lângă „Evidențiați modificările”
Pasul 10. Adăugați comentarii
Acesta poate fi un mod util de a discuta despre modificările făcute pe o foaie de calcul Excel. Începeți prin selectarea celulelor pe care doriți să le comentați. Apoi selectați „Insert” din bara de meniu și faceți clic pe „Insert Comment” din meniul care apare. O casetă de text va apărea în locația dorită și vă va permite să lăsați un comentariu.
Pasul 11. Salvați modificările
Selectați „Fișier” din bara de meniu și faceți clic pe „Salvare”. Apoi selectați butonul din lista derulantă „Salvați în” și alegeți folderul preferat. Dacă încercați să ieșiți din Excel înainte de a salva cele mai recente modificări, va apărea o casetă de dialog care vă va întreba dacă doriți să salvați modificările. Puteți face clic pe „Salvare” sau „Nu Salvați” în funcție de preferințe.
Partea 3 din 3: Formatarea datelor
Pasul 1. Vizualizați panglica „Format”
Asigurați-vă că panglica „Format” este vizibilă, astfel încât să puteți accesa cu ușurință și rapid o varietate de opțiuni de formatare. Pur și simplu faceți clic pe săgeata orientată în jos din partea dreaptă a panglicii „Format” pentru ao extinde. Acest lucru vă va permite să ajustați stilul și dimensiunea fontului, făcând în același timp textul cursiv, aldin sau subliniat. De asemenea, vă oferă acces rapid la mai multe dintre funcțiile discutate în pașii de formatare descriși mai jos.
Un clic dreapta pe o celulă sau un grup de celule afișează, de asemenea, opțiuni de formatare. După ce faceți clic dreapta pe celulele, selectați „Formatare celule”. Aceasta vă va oferi o serie de opțiuni în ceea ce privește Numărul (stilul), Alinierea, Fontul, Bordura, Modelele și Protecția
Pasul 2. Înfășurați textul
Acest lucru va face ca textul să se înfășoare și să rămână vizibil într-o celulă, mai degrabă decât să se desprindă și să devină ascuns de următoarea celulă. Începeți prin evidențierea celulelor pe care doriți să le reglați. Apoi, sub fila „Acasă”, uitați-vă la grupul de butoane „Alignment” și selectați opțiunea „Wrap Text”.
De asemenea, puteți să vă ajustați textul pentru a se potrivi celulelor, astfel încât coloanele și rândurile să își ajusteze automat lățimea sau înălțimea (respectiv) pentru a găzdui conținutul dintr-o celulă. Sub fila „Acasă”, uitați-vă la grupul de butoane „Celule” și faceți clic pe „Formatare”. Din meniul „Format”, selectați „Dimensiune celulă” și faceți clic pe „Lățime coloană AutoFit” sau „Înălțime rând rând AutoFit”
Pasul 3. Aliniați textul
Acest lucru va face ca textul dvs. să fie justificat în partea stângă, dreaptă sau centrală a celulelor. Începeți prin evidențierea celulelor pe care doriți să le reglați. Apoi, sub fila „Acasă”, selectați alinierea corespunzătoare. Veți vedea trei butoane cu linii orientate astfel încât să demonstrați partea laterală a celulei în care va începe textul.
Pasul 4. Schimbați stilul numeric al datelor
Veți găsi mai multe stiluri de numerotare de bază pe bara de instrumente „Format”. Pur și simplu selectați celula (celulele) pe care doriți să o formatați, apoi faceți clic pe stilul numeric corespunzător situat pe bara de instrumente. Pentru a accesa stiluri suplimentare, faceți clic dreapta pe celulele selectate, faceți clic pe „Formatare celule” și apoi selectați fila „Număr”. Veți vedea o varietate de opțiuni listate la „Categorie”.
Pasul 5. Schimbați culoarea textului
Selectați celulele pentru care doriți să reglați culoarea textului. Apoi, din bara de instrumente „Format”, faceți clic pe săgeata orientată în jos de lângă „Culoare font”. Aceasta este opțiunea care arată ca o literă „A” cu o linie colorată sub ea. Dând clic pe săgeată cu afișarea unui meniu cu o varietate de opțiuni de culoare.
Pasul 6. Schimbați culoarea de fundal
Selectați celula (celulele) pentru care doriți să reglați culoarea de fundal. Apoi, din bara de instrumente „Format”, faceți clic pe săgeata orientată în jos de lângă „Culoare umplere”. Aceasta este opțiunea care arată ca o cutie de vopsea cu litere, cu o linie colorată sub ea. Dând clic pe săgeată cu afișarea unui meniu cu o varietate de opțiuni de culoare.
sfaturi
- Apăsând Ctrl + ⇧ Shift și săgeata direcțională corespunzătoare extinde o selecție până la ultima celulă populată din aceeași coloană sau rând ca celula originală.
- Apăsând Ctrl + ⇧ Shift + ⇱ Home se extinde o selecție până la începutul foii de lucru.
- Apăsând Ctrl + ⇧ Shift + ⇟ PgDn se extinde o selecție prin foaia curentă și următoarea foaie care vine după ea.
- Apăsând Ctrl + ⇧ Shift + ⇞ PgUp se extinde o selecție prin foaia curentă și foaia anterioară care vine înainte.
- De asemenea, puteți regla manual lățimea coloanelor și înălțimea celulelor. Pur și simplu faceți clic pe linia care separă două celule și țineți-o până când apar două săgeți opuse. Apoi trageți aceste săgeți în direcția preferată pentru a micșora sau extinde un rând sau o coloană.
- De asemenea, puteți crea formatare condiționată pentru anumite celule (sau categorii de celule). Sub fila „Acasă”, alegeți „Formatare condiționată” din grupul de butoane „Stiluri”.
