Crearea unui e-mail eficient care solicită contribuții necesită un ton care creează entuziasm cu privire la organizația dvs. Utilizarea e-mailului ca mijloc de strângere de fonduri este în creștere, deoarece costul este mai mic decât solicitările prin poștă sau prin telefon, iar comunicarea este imediată. Există modalități de a crea e-mailuri captivante, care pot fi acționate, astfel încât să obțineți rezultatele dorite: o mulțime de donații.
Pași
Exemple de e-mailuri
Exemplu de e-mail pentru donații școlare
Exemplu de e-mail pentru donații de afaceri
Exemplu de e-mail pentru donații de caritate
Partea 1 din 3: Structurarea e-mailului
Pasul 1. Scrieți un titlu puternic
Un titlu este prima linie a unui e-mail și funcționează ca un titlu. Doar aproximativ 15% din e-mailuri sunt deschise vreodată, astfel încât scrierea unui titlu excelent este extrem de importantă pentru a păstra atenția acelora 15% și a-i obliga să continue să citească. De fapt, în majoritatea conturilor de e-mail, puteți citi prima linie a unui e-mail în câmpul de lângă subiect, astfel încât titlurile nu sunt doar un motiv pentru a citi în continuare un e-mail, ci sunt un motiv pentru a deschide unul în primul rând.
- Folosiți verbe și substantive active pentru a atrage atenția, precum și îndrăznețe, centrare și un font mai mare.
- Faceți titlul scurt și la obiect, clarificând scopul e-mailului din start. Obligați cititorul să creadă că citirea acestui e-mail va fi utilă, la timp și foarte relevantă pentru viața lor.
- Răspundeți la întrebarea pe care cititorul dorește să o știe: Ce este în mine?
- Linia dvs. de subiect poate tachina cititorul, poate fi un îndemn la acțiune, poate fi un subiect al evenimentelor curente sau poate fi despre un loc sau eveniment local, dacă organizația dvs. este strict comunitară.
- Un bun exemplu de titlu este „New York City contestă reglementările de stat privind gazele naturale în instanță”
Pasul 2. Spuneți totul în primul paragraf
Ajunge la subiect chiar de pe bat. Cititorii nu vor să se întrebe care este e-mailul dvs. la jumătate, motiv pentru care ar putea șterge e-mailul fără a face nicio donație. Fiți foarte clar în acest paragraf ce doriți să facă cititorul și de ce trimiteți acest e-mail.
- În acest prim paragraf, ar trebui să cereți cititorului donația lor. Deși în persoană s-ar putea să doriți să le împărțiți cu blândețe că doriți bani, e-mailurile solicită „întrebați-vă” chiar la început. Faceți această solicitare ușor de văzut, cum ar fi cu caractere aldine sau mai mari.
- În „întrebați”, spuneți cititorilor ce vor face banii lor. Dacă o cantitate mică va face ceva dacă nu totul, spuneți-le. De exemplu, dacă 50 de dolari vor hrăni 100 de copii, este posibil să primiți mai multe răspunsuri decât să spuneți că aveți nevoie de 1 000 de dolari pentru a construi o colibă.
- Spune-le că este ok să spui nu. Statisticile arată că mai mulți oameni dau atunci când simt libertatea de a alege în ceea ce privește oferirea, mai degrabă decât să se simtă presați să o facă.
- Explicați și descrieți cauza în acest prim paragraf, astfel încât să fie clar că doriți banii pentru a face ceva, nu doar pentru a obține bani de dragul de a avea bani.
Pasul 3. Folosiți-vă microcontenutul cu înțelepciune
Microcontenutul reprezintă toate frazele scurte și subtitlurile care decorează un e-mail. Doriți să utilizați microcontenutul pentru a evidenția principalele puncte, astfel încât cititorii cărora le place să scaneze prin e-mail înainte de a citi se simt obligați să citească textul.
- Microcontenutul include titluri, subtitluri, linia subiectului și linkuri și butoane.
- Folosiți verbe active, adverbe descriptive și substantive. Scopul dvs. este să îi determinați să citească textul real.
- Un titlu bun ar putea arăta astfel: „Donați 50 USD pentru a salva un delfin”
- Faceți-le text îndrăzneț sau mai mare, astfel încât să iasă în evidență. Ele tind să apară la începutul paragrafelor sau secțiunilor noi.
- Scrieți subpoziții simple. Este posibil să aveți sau nu subpoziții, dar sunt utile să le includeți atunci când credeți că un titlu este prea scurt. Urmați aceleași principii - scurt, acționabil, îndrăzneț.
Pasul 4. Spune o poveste
A spune o poveste cu e-mailul dvs. este mai atrăgător pentru cititori. Corpul e-mailului dvs. va conține această poveste. Amintiți-vă că poveștile au început, mijloc și sfârșit. Poate doriți să utilizați o poveste încărcată emoțional pentru a-i obliga pe cititori să se alăture financiar cauzei dvs., una care s-a întâmplat de fapt în cadrul organizației dvs. sau ca urmare a activității dvs.
Pasul 5. Scrieți paragrafe scurte pentru corp
Creați corpul e-mailului dvs. în paragrafe scurte, la obiect. Acest lucru se datorează faptului că cititorii sunt epuizați de numărul mare de e-mailuri pe care le primesc. Limitarea lungimii e-mailului vă face să ieșiți în evidență.
- Aduceți doar unul sau două puncte principale.
- Fiți foarte concis, indiferent de câte modificări și revizuiri trebuie să treacă e-mailul pentru a realiza acest lucru.
- Nu includeți istoricul motivelor pentru care solicitați bani. Utilizările pe care le oferiți în primul paragraf și povestea dvs. în paragrafele corpului sunt suficiente pentru a explica de ce aveți nevoie de bani.
Pasul 6. Furnizați linkuri și butoane - dar rămâneți la mesaj
Poate fi tentant să adăugați o mulțime de linkuri la adresa dvs. de e-mail, dar acest lucru poate deveni o distragere a atenției și poate deraia ușor cititorul din mesajul dvs. principal - pentru a obține o donație. O modalitate ușoară de a oferi cititorului curios informații fără a adăuga multe link-uri distractive este să aveți toate informațiile relevante pe site-ul dvs. web, apoi să includeți doar un link către site-ul dvs. web. De exemplu, dacă există cercetări care demonstrează că afirmațiile dvs. sunt adevărate, în loc să faceți legătura directă cu un studiu lung și complicat pentru ca cititorul să se piardă, aveți un link către acest studiu pe site-ul dvs. (și asigurați-vă că opțiunea de a dona este importantă pe site-ul dvs.).
Pasul 7. Adăugați imagini cu atenție
Poate doriți să adăugați una sau două imagini pentru a sublinia punctul dvs., dar acest lucru nu este necesar. De fapt, culorile și imaginile pot face ca e-mailurile să pară spam. Încercați să inserați imagini numai în partea de sus sau de jos și restricționați-le utilizarea la momentul în care simțiți că o imagine este absolut necesară pentru a vă comunica punctul de vedere sau pentru a provoca simpatie.
- O imagine utilă ar putea fi un subiect al carității dvs. care experimentează efectele donațiilor, cum ar fi o fetiță săracă care primește haine noi pentru prima dată.
- Introducerea siglei dvs. într-o locație discretă, precum un colț de jos, poate fi o excepție de la această regulă, deoarece oferă recunoaștere instantanee a cititorului.
Pasul 8. Scrieți un pas direct următor / îndemnul la acțiune
Ultima porțiune a unui e-mail este îndemnul la acțiune, iar scoaterea acestuia în evidență permite cititorilor să-l scaneze înainte de a citi toate motivele pentru care ar trebui să doneze. Aceasta servește pentru a informa cititorii de ce le trimiteți prin e-mail, astfel încât să rămână implicați. Fii clar despre cum să faci donația.
- Dacă un cititor nu știe de ce citește un e-mail, este mult mai probabil să renunțe la un e-mail.
- Asigurați-vă că această „întrebare” finală iese în evidență de restul e-mailului și fiți foarte clar cu privire la ceea ce solicitați. Faceți-l să aibă propriul paragraf, să fie în caractere aldine sau mai mari / diferite și să conțină un link viu colorat sau un buton de donație.
- Dacă cititorii trebuie să facă clic pe buton sau pe link, spuneți-le să facă acest lucru. Dacă trebuie să răspundă la e-mail pentru instrucțiuni suplimentare, spuneți-le să facă acest lucru. Nu există termeni incerti: „Faceți clic pe butonul pentru a salva o maimuță chiar acum!” sau „Apăsați butonul de răspuns chiar acum și introduceți expresia„ informații despre donații”în corp.”
- Pentru cititori este mai logic să poată da clic pe un link chiar atunci și probabil vei primi mai multe donații în acest fel, așa că încearcă să oferi un link sau un buton organizației tale.
- Configurați un site web sau o pagină de donații online, astfel încât cititorii să poată contribui online. Aceasta este ceea ce cititorii așteaptă oricum de la un e-mail de donație.
Pasul 9. Păstrați-l scurt
Dacă e-mailul dvs. este lung, nu este ușor de scanat. Menținerea scurtă a paragrafelor și a titlurilor vă va asigura că e-mailul dvs. primește o scanare adecvată înainte ca cititorul să decidă sau nu să citească în continuare.
Partea 2 din 3: Păstrarea audienței în minte
Pasul 1. Păstrează tonul mai casual decât o scrisoare
O scrisoare formală trimisă prin poștă de la o organizație către o persoană este adesea formală și îndepărtată din cauza modului de comunicare. Cu toate acestea, un e-mail, ca un blog, are un ton mai puțin formal.
- Folosiți „a doua” persoană când vă adresați cititorului.
- Folosiți expresii familiare pentru a-l ajuta pe cititor să se raporteze la dvs., cum ar fi „A costat un braț și un picior” sau „A fost până la genunchi până la o lăcustă”.
- Folosiți un limbaj direct, onest, deschis atunci când vă adresați cititorului, astfel încât acesta să se simtă conectat și să vă vadă drept autentic.
Pasul 2. Faceți cuvintele ușor de citit
Utilizați fonturi de bază și simplificați atracția vizuală a e-mailului. Nu încercați să utilizați un font cursiv fantezist - doar un font serif de bază va face. Și nu utilizați două fonturi diferite pentru titluri și text. Simpla îndrăzneală sau mărirea unui text mai mare decât altele va sublinia punctele foarte bine.
De asemenea, e-mailul dvs. ar trebui să fie ușor de citit din punct de vedere lingvistic - scrisul dvs. ar trebui să fie la un nivel de lectură de clasa a VIII-a. Nu fi prea vorbitor sau complicat. Scrierea dvs. trebuie să fie clară, fără greșeli (fără greșeli de gramatică sau ortografie) și ușor de citit
Pasul 3. Înscrieți-vă pentru un serviciu de e-mail
Dacă doriți să vă asigurați că e-mailurile dvs. sunt deschise sau să determinați ce fel de persoane vă citesc e-mailurile mai mult decât altele, nu trebuie să așteptați răspunsuri sau donații. Dacă vă înscrieți pentru un serviciu de e-mail precum MailChimp, puteți măsura o listă întreagă de valori diferite de fiecare dată când trimiteți un e-mail pentru a vă adapta e-mailurile la cititorii dvs. reali.
- Puteți examina valori precum ratele de clic, ratele de deschidere și citiți rapoarte.
- Tarifele de deschidere sunt utile în special pentru a determina ce subiecte sunt populare, crescând numărul de persoane care vă citesc e-mailurile.
- Un alt motiv pentru care este util un serviciu de e-mail este dacă trimiteți în mod regulat e-mailuri în masă prin care solicitați donații, furnizorul dvs. de e-mail poate deveni suspect, chiar vă întrerupe ca suspect de spam. De asemenea, este nevoie de mult timp pentru a compila listele, a defalca lista dvs. de trimitere pentru a se potrivi cerințelor contului dvs. de e-mail (majoritatea furnizorilor de e-mail stabilesc o limită de aproximativ 50 de destinatari pe e-mail), pentru a răspunde persoanelor fizice și pentru a gestiona e-mailurile care reveniți de la adrese de e-mail inactive.
Pasul 4. Asigurați-vă că pe lista dvs. îi pasă de cauza dvs
Revedeți periodic lista de e-mailuri pentru a vă asigura că o trimiteți persoanelor care au mai multe șanse să o citească, asigurându-vă mai ales că persoanele care și-au exprimat interesul sunt pe ea. Valorile dvs. se vor îmbunătăți în acest fel și veți pierde mai puțin timp.
Pasul 5. Personalizați prin segmentare
Folosiți un ton diferit cu diferite grupuri de donatori. De exemplu, dacă aveți un grup de persoane care răspund în mod regulat la e-mailurile dvs., trimiteți-le un e-mail cu un ton personal. Compilați o altă listă de cititori pe care știți că nu vă deschid de obicei e-mailurile cu un ton mai puțin formal. Și aveți un e-mail cu un ton explicativ pentru primele e-mailuri.
Cu un furnizor de servicii de e-mail, puteți personaliza, de asemenea, e-mailurile individuale cu numele destinatarilor dvs., cum ar fi „Dragă Henry”
Pasul 6. Includeți date care vă susțin strângerea de fonduri
Pentru a vă menține publicul implicat, vă recomandăm să le furnizați date încurajatoare care să le arate cum au funcționat sau vor merge banii lor. Aceste informații pot apărea în paragraful de deschidere sau în îndemnul la acțiune sau ambele. Oamenilor le place să ofere atunci când știu că fac deja lucruri bune.
Pasul 7. Spuneți mulțumiri după ce ați primit o donație
Nu uitați să trimiteți mulțumiri personale donatorilor după ce ați primit o donație. Acesta este un act simplu care poate garanta o donație repetată în viitor. Doriți să trimiteți acest e-mail cât mai repede posibil; priviți-l ca pe un tip de chitanță.
Dacă primiți o cantitate mare de donatori în fiecare lună, vă recomandăm să creați un șablon, astfel încât să îl puteți lipi într-o schiță de e-mail și să îl personalizați rapid
Partea 3 din 3: Construirea unei liste de e-mail
Pasul 1. Nu cumpărați o listă de e-mailuri
Vânzarea și cumpărarea unei liste de adrese de e-mail ale potențialilor donatori este ilegală conform CAN SPAM Act din 2003. Există companii care vă vor permite să „închiriați” o listă pentru o singură utilizare, dar acest lucru poate fi foarte scump, deoarece va trebui probabil să cumpere mii de adrese de e-mail pentru a vedea chiar și returnări mici. Probabil că este mai bine să puneți acești bani către altceva și să căutați modalități mai solide de a vă construi lista de e-mailuri.
Pasul 2. Colectează nume la evenimente
De fiecare dată când organizația dvs. non-profit găzduiește sau este implicată într-un eveniment, asigurați-vă că oferiți o modalitate prin care oamenii să se înscrie la lista dvs. de e-mailuri. Puneți un pix, un clipboard și câteva foi de hârtie cu spațiu pentru ca părțile interesate să își scrie numele și adresa de e-mail. Asigurați-vă că hârtia afirmă că se înscrie la lista dvs. de e-mailuri.
Încercați o tombolă sau un concurs pentru a obține mai multe nume. La eveniment, încercați să găzduiți o tombolă sau un concurs pentru cei care se înscriu pe lista dvs. de e-mail
Pasul 3. Folosiți rețelele sociale
Asigurați-vă că organizația dvs. non-profit are o prezență puternică în social media - de la Twitter la Facebook la Instagram. Este ușor să ajungeți la oameni prin intermediul rețelelor sociale și, dacă aveți conținut convingător, oamenii pot începe să vă împărtășească postările sau apelurile pentru donații. Rugați-vă adepții să se înscrie la lista dvs. de e-mail, astfel încât să nu rateze niciodată un anunț important.
Pasul 4. Ușurează-l
Site-ul dvs. web ar trebui să ofere vizitatorilor posibilitatea de a se înscrie la lista dvs. de e-mailuri. Nu trebuie să fie strălucitor, dar ar trebui să fie ușor de găsit și de înscris.
Video - Prin utilizarea acestui serviciu, unele informații pot fi partajate cu YouTube
sfaturi
- Examinați scrisorile sau mesajele de e-mail din trecut pentru strângerea de fonduri. Folosiți o formulare și un stil similar dacă literele au fost eficiente. Multe organizații folosesc scrisorile lor anterioare de strângere de fonduri ca șabloane pentru altele noi.
- Incorporați-vă sigla în scrisoarea dvs. de e-mail pentru recunoaștere imediată. Cititorii asociază deseori organizații sau corporații cu logo-urile lor.
- Folosiți un furnizor de servicii de e-mail pentru a crea e-mailuri mai atrăgătoare din punct de vedere vizual și pentru a genera valori care vă vor îmbunătăți viitoarele e-mailuri. MailChimp este unul bun.
- Asigurați-vă că e-mailul dvs. este etichetat alb înainte de al trimite. Dacă utilizați o platformă de strângere de fonduri online, cum ar fi Fundraise.com, aceasta va face acest lucru automat pentru dvs.
