Deschiderea căsuței de e-mail poate fi ca deschiderea unei cutii Pandora cu gramatică inadecvată, scriere slabă și gust prost. Luați în considerare ce impresii generează e-mailurile dvs. asupra celorlalți; este întotdeauna momentul potrivit pentru a vă separa e-mailurile de pachet. Urmați acești pași și îmbunătățiți-vă eticheta de e-mail.
Pași
Pasul 1. Păstrați e-mailul concis, conversațional și concentrat
Este mai greu să citești litere pe ecranul computerului decât pe o foaie de hârtie, așa că păstrează e-mailurile scurte și la obiect. Deși nu există o lungime ideală a e-mailului, păstrați propozițiile scurte, aproximativ 8-12 cuvinte și lăsați un spațiu între paragrafe.
Într-un e-mail de serviciu, treceți direct la subiect: „Sper că veți …” „Cred că ar trebui să …” etc. chiar în față, făcând cazul în rândurile următoare. Mulți oameni citesc primele rânduri doar înainte de a decide să răspundă sau să economisească pentru mai târziu. Aceste linii ar trebui să dea suficient din „carne” pentru a permite o decizie în cunoștință de cauză. Pentru e-mailurile personale, este adesea o idee plăcută să deschideți cu o scurtă notă personală înainte de a intra în punctul principal al e-mailului
Pasul 2. Evitați formatarea fantezie
Schimbarea fonturilor și culorilor, inserarea listelor de marcatori sau utilizarea HTML pot face ca un e-mail să pară bizar sau să îl facă ilizibil pentru destinatar, chiar dacă formatarea arată bine pe computer. Nu te complica.
Pasul 3. Limitați atașamentele
Nu adăugați un atașament decât dacă este cu adevărat necesar. Păstrați atașamentele cât mai mici posibil. Majoritatea aplicațiilor de e-mail pot trimite și primi atașamente de până la 1 MB, dar orice altceva poate fi o problemă pentru dvs. sau destinatar și chiar fișierele mai mici pot dura mult timp pentru a se deschide dacă conexiunea de e-mail a destinatarului este lentă. Dacă trebuie să trimiteți un fișier mai mare, comprimați-l sau zip-l sau utilizați servicii online care vă vor ajuta să trimiteți fișiere mari precum YouSendIt.com. Dacă trebuie să trimiteți mai multe pagini, cum ar fi planuri de întâlnire sau corecții mari de text, trimiteți un fax sau un set de pagini tastate într-o scrisoare.
- Nu arhivați atașamente de e-mail decât dacă este necesar. Cu excepția cazului în care un atașament este prea mare pentru a fi trimis altfel, riscați să pierdeți timpul destinatarului și, eventual, să îl împiedicați să vă acceseze atașamentele. Multe dispozitive mobile nu pot descomprima fișierele zip. În plus, este redundant, deoarece multe fișiere obișnuite precum.xlsx,.docx,.pptx (MS Excel, Word și Powerpoint) sunt deja într-un format comprimat.
- Rețineți că mulți oameni sau companii nu vor deschide atașamente de la o persoană pe care nu o cunosc, iar unele conturi de e-mail sunt configurate pentru a trimite automat e-mailuri cu atașamente în dosarul de spam, deci dacă solicitați o slujbă, de exemplu, asigurați-vă că urmați instrucțiunile destinatarului cu privire la atașamente. Dacă nu sunt date instrucțiuni, trimiteți un alt e-mail pentru a anunța destinatarul că veți trimite un e-mail cu un atașament.
Pasul 4. Gândiți-vă înainte de a trimite
Nu trimiteți e-mailuri când sunteți emoțional. Simțiți-vă liber să scrieți subiectul și textul e-mailului, apoi salvați-l. Adăugați destinatarii și trimiteți-l numai după ce ați avut timp să vă gândiți la ce trimiteți; s-ar putea să vă răzgândiți și să fiți mai bine pentru asta.
E-mailul a devenit, de asemenea, un instrument pentru a întreba sau a spune oamenilor lucruri pe care, în mod normal, nu le-ați spune niciodată față în față (vă întrebați vreodată de ce ați devenit o altă persoană instinctiv online?). Dacă trimiteți pe cineva orice, recitește-l și întreabă-te dacă le-ai spune asta dacă ar fi chiar lângă tine sau față în față. Dacă este vorba despre un subiect sensibil, citiți-l de două ori.
Pasul 5. Aveți grijă folosind abrevieri și emoticoane
Acest lucru poate fi acceptat într-un e-mail informal, cum ar fi cu un prieten. Cu toate acestea, într-o scrisoare formală nu ar trebui să spuneți cuiva că „râdeți cu voce tare”, oamenii ar putea considera că este inadecvat și ar putea simți că sunteți frivoli.
Unele abrevieri, cum ar fi „BTW” pentru „Apropo”, sunt utilizate în mod obișnuit în e-mailuri și sunt, în general, acceptabile, cu excepția e-mailurilor oficiale și profesionale
Metoda 1 din 3: Scrierea e-mailurilor noi
Pasul 1. Folosiți corect câmpurile destinatarului
Destinatarii din câmpul „către” sunt așteptați să ia măsuri, iar cei din „CC” sunt pentru a ține la curent colegii sau șefii.
- Aveți grijă să solicitați ACTIUNE mai multor persoane din câmpul „Către:”. Acest lucru poate duce la eforturi multiple pentru aceeași sarcină sau la nici un efort, deoarece se presupune că altcineva gestionează solicitarea.
- Dacă trimiteți un e-mail către o listă de persoane ale căror adrese doriți să le păstrați private, puneți-le pe toate în câmpul BCC și introduceți propria adresă în câmpul „către”.
- Dacă doriți să eliminați pe cineva din fir (de exemplu, dacă v-a prezentat altcuiva, iar acum dvs. și persoana respectivă aflați câteva detalii și nu doriți să împiedicați căsuța de intrare a introductorului) adresa persoanei din câmpul „către” sau CC către câmpul BCC.
Pasul 2. Faceți subiectul util
Un subiect bun oferă un rezumat util al conținutului e-mailului, pregătind cititorul rapid. Căsuțele poștale de e-mail sunt frecvent înundate, astfel încât o linie de subiect bună ajută destinatarul să stabilească prioritatea e-mailului dvs. De asemenea, vă ajută să preveniți ștergerea e-mailului înainte de a fi citit. Deoarece subiectul este primul lucru pe care îl vede destinatarul dvs., păstrați-l fără erori, concis și evitați liniile generice precum „Bună”, „Ce se întâmplă” sau numele destinatarului (acesta din urmă poate fi blocat de filtrele anti-spam).
Evitați prioritizarea mesajelor pentru destinatar. Ieșiți din obișnuința de a marca fiecare e-mail ca „Urgent!” sau „Prioritate înaltă” sau e-mailurile dvs. vor ajunge să fie tratate ca un băiat care a plâns lup și vor fi ignorate. Este iritant și presumptuos să presupuiți că cererea dvs. de e-mail este mai mare în coadă decât a oricui altcineva, mai ales în un context de lucru. Fiți suficient de grațios pentru a acorda receptorului credit pentru că a lucrat singuri cum să vă prioritizeze mesajul
Metoda 2 din 3: Răspuns la e-mailuri
Pasul 1. Aveți grijă pe cine copiați la răspunsuri
Dacă răspundeți la un mesaj și apoi CC: un terț pe care expeditorul original nu l-a inclus, fiți siguri că expeditorul original nu va fi supărat în legătură cu acesta. Este posibil ca aceste informații să fi fost „numai pentru ochii tăi”. Acest lucru este deosebit de important dacă expeditorul inițial este supervizorul dumneavoastră de lucru. Aveți grijă cu privire la utilizarea BCC:. Acest lucru se poate întoarce dacă persoana care este BCC: ar răspunde înapoi, neavând văzut că copia lor era oarbă.
Pasul 2. Stabiliți la cine ar trebui să răspundeți
E-mailurile trimise către dvs. necesită în general să răspundeți numai expeditorului, dar pentru e-mailurile trimise mai multor persoane, poate fi necesar să alegeți opțiunea „Răspundeți tuturor” pentru a trimite răspunsul tuturor. Fii judicios; folosind „Răspundeți tot”, creați în permanență întoarceri din abundență și lăsați mesaje să stingă în casetele multor oameni. Luați în considerare consecințele primirii unui e-mail, apăsând răspunsul la toate, acesta ajunge la douăzeci de persoane și apoi acele douăzeci de persoane au răspuns la toate; se poate compune foarte repede în sute de mii de e-mailuri și toată lumea se simte obligată să apese „răspunde la toate” ca mijloc de a ține pe toți la curent, deoarece nimeni nu știe cine este menit să-l citească și cine nu.
Pasul 3. Gândiți-vă de două ori înainte de a răspunde pentru a spune doar mulțumesc
Unii oameni nu doresc un e-mail care să spună „Mulțumesc”. Acest lucru necesită timp suplimentar pentru a deschide e-mailul și a-l citi doar pentru a citi ceea ce știți deja. Unii oameni includ un rând care spune „NTN” - „Nu este nevoie de mulțumiri”.
Pasul 4. Rezumă discuțiile lungi
Derularea prin pagini de răspunsuri pentru a înțelege o discuție este enervantă. În loc să continuați să redirecționați un șir de mesaje, luați un minut pentru a-l rezuma pentru cititorii dvs.
Pasul 5. Asigurați-vă că includeți informații la care răspundeți
Mulți oameni și companii scriu și răspund la sute de e-mailuri în fiecare zi. Evitați să trimiteți un e-mail neclar care să spună doar „Da”. Includeți întrebarea adresată de destinatar, astfel încât să știe la ce răspundeți. Evitați ca destinatarul să deruleze mai mult decât un singur mesaj din istorie.
Pasul 6. Răspundeți prompt
Dacă trebuie să faceți o cercetare sau să vă gândiți ceva înainte de a răspunde la un e-mail sau dacă sunteți prea ocupat pentru a scrie cu promptitudine un răspuns complet, trimiteți un răspuns scurt, comunicând expeditorului că ați primit e-mailul și sfătuind când veți răspunde.
Pasul 7. Fii proactiv
Când răspundeți la un e-mail, puteți economisi pe toată lumea timp anticipând orice întrebări sau nelămuriri pe care răspunsul dvs. le poate provoca. Adresați-le în răspunsul dvs. înainte ca cineva să trimită un nou e-mail pentru a întreba despre ele.
Metoda 3 din 3: Unele nu trebuie
Pasul 1. Nu redirecționați e-mailurile private
De exemplu, evitați redirecționarea unui e-mail care conține un secret, mai ales dacă persoana pe care o trimiteți prin e-mail nu dorește să o faceți. Dacă faceți acest lucru, puteți determina destinatarul să-și piardă încrederea în dvs. și este posibil ca relația dvs. să fie încurcată. Cu siguranță nu vrei să se întâmple asta.
Pasul 2. Nu răspândiți zvonuri despre oameni
Dacă te simți tentat să faci asta, pune-te în pielea celuilalt și gândește-te cum te-ai simți dacă persoana respectivă ar răspândi zvonuri despre tine. De exemplu, dacă prietenul tău are reputația de a fi rău și șef, gândește-te cum te-ai simți dacă prietenul tău le-ar spune celorlalți prieteni despre una dintre ciudățile tale. Nu ai fi foarte fericit, nu?
Pasul 3. Evitați să discutați despre afacerea privată a oamenilor
De exemplu, evitați să-i anunțați prietenului că prietenul ei s-a despărțit de un fost iubit. E-mailul nu este complet privat, deci este posibil ca persoana a cărei activitate pe care o discutați să poată vedea e-mailurile și să devină supărată pe dvs. și / sau jenată, iar acest lucru ar putea să vă încurce relația cu persoana respectivă.
Pasul 4. Evitați flăcările
Flăcările sunt practic insulte trimise online pentru a vă jigni, deci este important să nu trimiteți flăcări altor persoane sau să începeți războaiele cu flăcări. Acest lucru l-ar putea înnebuni pe cealaltă persoană, iar contul dvs. ar putea fi suspendat și pentru asta.
Pasul 5. Evitați partajarea informațiilor personale ale altor persoane fără permisiune
Aceasta poate fi orice, de la vârsta unei persoane până la numele școlii la care merge. Pune-te în pielea celuilalt - cum te-ai simți dacă cineva i-ar da prietenului tău adresa casei tale? Nu ați fi foarte fericit, așa că asigurați-vă că obțineți permisiunea înainte de a partaja informațiile personale ale cuiva cu alții prin e-mail sau nu o faceți deloc.
Pasul 6. Nu trimiteți un e-mail când sunteți furios
Vă va arăta că sunteți furios și puteți supăra persoana respectivă. De exemplu, dacă ești supărat pe cineva de la locul de muncă și îi trimiți prin e-mail persoanei respective un discurs mare în toate majusculele, acest lucru ar putea provoca iritarea persoanei pe care ai trimis-o prin e-mail. Acesta este același lucru cu răspunsul la e-mailuri; dacă ești supărat pe cineva pentru că ți-a trimis un anumit mesaj, nu mai răspunde până nu te-ai liniștit.
Exemple de e-mailuri
Exemplu de e-mail pentru memento conferință
Sprijină wikiHow și deblocați toate mostrele.
Exemplu de e-mail care descrie politica nouă
Sprijină wikiHow și deblocați toate mostrele.
Exemplu de e-mail profesor despre o întrebare
Sprijină wikiHow și deblocați toate mostrele.
Video - Prin utilizarea acestui serviciu, unele informații pot fi partajate cu YouTube
sfaturi
- Fonturile standard facilitează citirea. De exemplu, Arial, Cambria și Narrow. Păstrați dimensiunea fontului la normal, în general nu mai mult de 15. Dacă trebuie să atrageți atenția într-un mod special sau emfatic, utilizați fonturi aldine sau cursive. Acest lucru este infinit mai bun decât să strigi prin toate capitalele.
- Dacă vi se trimite o flacără, ștergeți-o imediat pentru a evita declanșarea unui război de flacără.
- Amintiți-vă că tonul dvs. nu poate fi auzit prin e-mail. Ați încercat vreodată sarcasm într-un e-mail, iar destinatarul a luat-o în mod greșit? Mesageria prin e-mail nu reușește să transmită nuanțele comunicării verbale. În încercarea de a deduce tonul vocii, unii oameni folosesc emoticoane, dar le folosesc cu ușurință, astfel încât să nu păreați neprofesionist.
De asemenea, nu presupuneți că utilizarea unui emoticon smiley va îmblânzi un mesaj dificil.
- Evitați utilizarea e-mailului ca mijloc de evitare a contactului personal. „Vă vom trimite un e-mail” poate fi adesea cea mai înfuriată sentință pentru oricine. E-mail-ul nu ar trebui să se sustragă ideii contactului față în față sau chiar a conversațiilor telefonice. De asemenea, abțineți-vă de la utilizarea e-mailului pentru a evita o situație incomodă, cum ar fi scuze sau pentru a acoperi o greșeală.
- Încheiați-vă e-mailul politicos. Închiderea cu o declarație precum „Cele mai bune urări”, „Noroc” sau „Vă mulțumim anticipat pentru ajutor”, poate înmuia chiar și un e-mail dur și poate obține un răspuns mai favorabil.
- Aveți grijă să căutați chitanțe. Deși există anumite cazuri în care primirea cerută ar putea fi necesară pentru evidența evidenței sau dovada primirii, de cele mai multe ori acest lucru este doar iritant și obligă cititorul să efectueze acțiuni suplimentare pentru a face față e-mailului dvs. Dacă ceva este cu adevărat urgent sau trebuie să vă asigurați că destinatarul are mesajul dvs., ridicați telefonul și folosiți-l în schimb.
- Dacă vi se trimite ceva care vă face să vă simțiți inconfortabil, cum ar fi un zvon transmis, ștergeți-l. Nu ar trebui să doriți să faceți parte din asta.
Avertizări
- Evitați agresiunea cibernetică. Este ilegal și poate afecta enorm alte persoane, în special adolescenții (poate provoca sinucideri, de exemplu).
- Nu utilizați toate capacele. Aceasta este o practică inutilă și vă poate enerva destinatarul, câștigându-vă în schimb o scrisoare de flacără. Toate capitalele sunt considerate a fi echivalentul „strigării”.
- Abțineți-vă de la redirecționarea Chain Mail. Ar fi foarte puțini oameni cărora le place să primească mesaje inutile constante. Aceste tipuri de e-mailuri au fost cunoscute pentru contaminarea virușilor periculoși și dăunători care pot fi transferați către și de la computere. Urmăriți să redirecționați numai mesajele pe care le-ați primit direct de la destinatarii conversanților.
- Nu utilizați semnătura de serviciu pentru e-mailurile personale - vă va face să păreați neprietenos.
