Fie că sunteți un tânăr snapper care nu a mai auzit de un fax înainte, fie că ați fost în preajma blocului, dar doar ați uitat, probabil că va trebui să știți cum să trimiteți un fax la un moment dat. Rețineți că există o serie de variante între aparatele de fax, deci ar trebui să consultați manualul sau instrucțiunile aparatului dvs. personal dacă le aveți la îndemână. Utilizarea majorității aparatelor necesită introducerea unei scrisori de intenție, formarea numărului de fax și trimiterea faxului pe drum.
Pași
Metoda 1 din 2: Înainte de a trimite faxul
Pasul 1. Creați scrisoarea de intenție
Aparatele de fax sunt adesea partajate de birouri sau de mai multe persoane din cadrul unui birou. Deoarece oricine poate vedea un fax trimis către un aparat de fax, este o idee bună să includeți o scrisoare de intenție. Acest lucru vă va asigura că faxul dvs. ajunge la persoana corectă.
Scrisoarea de intenție include informații precum numele destinatarului, conținutul faxului și câte pagini include. De asemenea, ar trebui să includă informațiile expeditorului, cum ar fi numele și numărul de fax, astfel încât destinatarul să știe de la cine provine și să poată răspunde dacă este necesar
Pasul 2. Formați numărul de fax
Apoi, va trebui să formați numărul de fax, la fel ca la telefon. Pe majoritatea aparatelor de fax noi, prefixul nu va trebui să fie format pentru un număr local, dar este totuși necesar pentru numerele pe distanțe lungi. Unele aparate de fax necesită codul de zonă, indiferent de locație. Verificați sau întrebați despre aparatul dvs.
- Codul de țară (numărul 1 pentru telefoanele și numerele de fax din SUA) va trebui, de asemenea, să fie apelat uneori înaintea numerelor locale, dar numai atunci când este necesar și codul de zonă. Codul țării este aproape întotdeauna necesar pentru a forma numere pe distanțe lungi.
- De asemenea, va trebui adesea să formați 9 înainte de a forma numere pe distanțe lungi. Verificați specificațiile sau întrebați despre aparatul dvs. de fax individual.
- Asigurați-vă că numărul pe care îl utilizați este numărul de fax și nu numărul de telefon al persoanei la care încercați să ajungeți. Adesea numerele vor fi listate una lângă cealaltă pe cărțile de vizită și este ușor să le citiți greșit sau să vă uitați la numărul greșit.
Pasul 3. Determinați metoda de hrănire
Când introduceți materialele care vor fi trimise prin fax în aparat, va trebui să le așezați în direcția corespunzătoare. Hârtia va fi scanată, deci dacă hârtia este orientată într-un mod greșit, numai partea din spate va fi scanată, iar faxul trimis va fi gol. Asigurați-vă că hârtia este orientată spre partea dreaptă în sus înainte de a trimite faxul.
-
Diferite aparate de fax se alimentează în moduri diferite. În mod util, toate aparatele de fax sunt etichetate cu direcția adecvată pentru plasarea hârtiei. Undeva lângă zona în care hrăniți hârtia, căutați un simbol al unei foi de hârtie cu un colț pliat în jos. Veți vedea pe acest simbol că o parte a foii are linii și cealaltă parte este goală.
- Dacă colțul rabatat are liniile, aceasta înseamnă că foile trebuie introduse în aparatul de fax cu partea goală orientată spre dvs.
- Dacă colțul pliat este gol, aceasta înseamnă că trebuie să alimentați mașina cu partea frontală a hârtiei orientată spre dvs.
Pasul 4. Trimiteți prin fax materialul potrivit
Aparatele de fax funcționează cel mai bine cu hârtia de dimensiuni standard. Este posibil să nu trimiteți nimic într-o dimensiune non-standard sau să vă blocheze sau să vă dăuneze aparatul de fax. Dacă trebuie să trimiteți ceva de o dimensiune non-standard, cum ar fi o copie a chitanței, veți dori să faceți mai întâi o fotocopie a articolului și să înlocuiți fotocopia prin fax.
Cea mai comună hârtie de dimensiuni pentru aparatele de fax, ca și în cazul imprimantelor, este antetul A4 sau american
Metoda 2 din 2: Trimiterea faxului
Pasul 1. Utilizați aparatul de fax pentru a trimite faxul
După ce ați făcut tot ce este enumerat mai sus, sunteți gata să vă trimiteți faxul. Cu hârtia introdusă corect și numărul format, sunteți gata să apăsați pe Trimitere. Acest buton va fi de obicei mare și bine etichetat. Asta e! V-ați trimis faxul!
Veți observa că, după apăsarea butonului de trimitere, aparatul va emite o serie de sunete și sunete. Asta este normal. Aceste sunete sunt modul în care aparatele de fax comunică între ele. Când un fax a trecut cu succes, veți auzi de obicei un bip lung și clar după câteva minute. Când un fax întâmpină o problemă și nu trece, veți auzi de obicei că face un fel oribil de moarte. Dacă auziți acest sunet oribil, ar trebui să verificați aparatul de fax pentru a evalua problema
Pasul 2. Folosiți internetul pentru a trimite un fax
De asemenea, este posibil să utilizați internetul pentru a trimite materiale către un aparat de fax. Există o serie de servicii care pot fi utilizate, majoritatea costând bani. Aceasta poate fi o investiție înțeleaptă, totuși, dacă nu trimiteți faxuri foarte des și nu doriți să cumpărați un aparat de fax sau să vă ocupați de servicii precum FedEx.
- PamFax este un serviciu de fax excelent pentru Skype. Cu toate acestea, acest program percepe o mică taxă.
- HelloFax este un serviciu care integrează bine Google Drive, permițându-vă să trimiteți cu ușurință documente Google prin fax. Include un anumit număr de faxuri gratuite și apoi percepe o taxă.
Pasul 3. Folosiți e-mailul pentru a trimite un fax
În funcție de numărul către care trimiteți faxul, este posibil să trimiteți prin e-mail fișierul la aparatul de fax gratuit. Cu toate acestea, trebuie să rețineți că această metodă acoperă doar un număr limitat de numere de fax și poate trimite doar informații limitate.
- Puteți verifica dacă numărul de fax este acoperit căutând online.
- Utilizați această formulă pentru a crea adresa la care veți trimite e-mailul: „remote-printer. [email protected]”
- Eliminați ofertele, schimbați numerele cu numărul de fax (inclusiv codul de țară și de zonă) și primul și ultimul pentru numele persoanei căreia îl trimiteți.
- Rețineți că numai textul din caseta de text va apărea pe fax. Nu puteți atașa fișiere PDF sau orice alt material cu această metodă.
sfaturi
- Introduceți întotdeauna întregul număr, inclusiv prefixul și numărul 1 pentru distanțe lungi.
- Majoritatea aparatelor de fax vor avea instrucțiuni de la acestea. Lasă înțelepciunea celor care au venit înainte să te ghideze în călătoria ta …
