Scrierea priorităților pe hârtie funcționează dacă reușiți să le eliminați într-o după-amiază. Cu un flux de sarcini primite acasă sau la serviciu, mulți sunt transferați a doua zi (sau săptămână sau lună). Această foaie de calcul Excel urmărește apropierea de termene și schimbă prioritățile sarcinilor în consecință. În 20 de minute, pașii de mai jos oferă o modalitate mai eficientă de a vă gestiona prioritățile.
Pași
Pasul 1. Creați o filă „Acasă” sau „Birou”
Deschideți o nouă foaie de calcul Excel. Faceți clic dreapta pe fila „Sheet1” din partea de jos și faceți clic pe Redenumiți. Tastați „Acasă” sau „Birou”.
Pasul 2. Redenumiți Sheet2 ca „Șablon” și Sheet3 ca „Puncte” prin repetarea Pasului 1
Pasul 3. Creați tabelul de importanță
În fila Puncte, completați coloanele A, B și C:
Pasul 4. Definiți numele „Importanță”
Selectați de la celula A2 la C7. Faceți clic pe Insert Name Define
Definiți numele ca „Importanță” și faceți clic pe OK
Pasul 5. Creați tabelul de efort
Repetați pașii 3, 4 și 5 pentru a crea tabelul Efort în coloanele E, F și G. Selectați celulele E2 până la G6 și dați-le numele „Efort”.
Pasul 6. Creați tabelul de urgență
Repetați pașii 3, 4 și 5 pentru a crea tabelul de urgență în coloanele I, J și K. Denumiți-le „Urgență”.
Pasul 7. Introduceți titluri în fila Acasă
Faceți clic pe fila Acasă și introduceți titluri în rândul 1:
- A - Formula priorității A, 1 pentru cea mai importantă sarcină, dar poate fi peste 100
- B - Activitate Numele sarcinii.
- C - Importanța A, B, C, D, E sau F din tabel.
- D - Efort A 1-5, din tabelul Efort.
- E - Urgență O formulă bazată pe scadență.
- F - Data scadenței când sarcina ar trebui terminată. Termenele limită nu sunt grele și rapide. Intensifice îți spune cât de devreme ai putea începe sarcina și Extensie îți spune câte zile ar putea aluneca. O tunsoare ar putea avea o Ramp Up de 5 și o extensie de 4 - nu are sens să te tunzi cu 2 săptămâni mai devreme și oamenii ar putea observa dacă a întârziat mai mult de 5 zile.
- G - Ramp Up Zilele anterioare datei scadente ai putea începe sarcina.
- H - Extensie Extensie automată a scadenței
- I - Zile rămase Formula. Numărul de zile înainte de scadență; negativ dacă termenul de scadență a trecut.
- J - Sarcina dată finalizată a fost efectiv finalizată.
- K - Comentariu Orice detalii despre sarcină.
Pasul 8. Introduceți lista de sarcini
Notă Prioritate, Urgență și Zile rămase rămân necompletate. Acestea vor fi completate cu formule. Iată un eșantion de sarcini la domiciliu.
Pasul 9. Introduceți formule pentru Zile rămase, Urgență și Prioritate
Formulele de mai jos sunt pentru rândul 2.
- I (Zile rămase) = F2-IF (ISBLANK (J2), TODAY (), J2)
- E (Urgență) = IF (I2> G2, 5, IF (I2> 0, 4, IF (I2 = 0, 3, IF (I2 + H2> 0, 2, 1))))
- A (Prioritate) = VLOOKUP (C2, Importanță, 2, FALSE) + VLOOKUP (D2, Efort, 2, FALSE) + VLOOKUP (E2, Urgență, 2, FALSE)
Pasul 10. Schimbați formatul pentru Celula I2 în Număr întreg făcând clic dreapta pe celulă, selectând formatul și transformați-l într-un Număr cu 0 Zecimale
Pasul 11. Copiați formulele pentru Prioritate, Urgență și Zile rămase în celulele rămase din fiecare coloană
Selectați celula E2 și tastați CTRL-C.
Selectați celulele E3 la E10 și faceți clic pe CTRL-V. Repetați pentru a copia celula I2 în celulele I3 la I10. În cele din urmă, repetați pentru a copia celula A2 în celulele A3 în A10. Ignorați valorile ciudate pe care le obțineți pentru sarcini nedefinite.
Pasul 12. Sortați rândurile după Prioritate
Selectați din celulele A1 până la K, pentru câte rânduri aveți date. Apoi faceți clic pe Sortare date.
Pasul 13. Salvați foaia de calcul a priorităților, inclusiv data pentru versiune
Pasul 14. Marcați sarcinile finalizate
Pe măsură ce finalizați sarcinile, marcați data în coloana Finalizat. Tine minte CTRL- ;
(cheie de control și punct și virgulă) introduce imediat data curentă.
Pasul 15. Urmăriți prioritățile se schimbă în fiecare zi
Iată prioritățile pe parcursul mai multor zile. Pe 13 iulie toate sarcinile sunt înainte de Intensifice perioadă, așa că au un număr mare. Pe 20 iulie, priorități mai mari (numere mai mici) apar pentru patru sarcini, inclusiv Tunde gazon care a lovit-o Datorită Data. Pe 21, prioritatea este mai mare pentru că suntem în Extensie perioadă și pe 23 iulie este chiar mai mare pentru că este dincolo de Extensie perioadă. Plateste facturile trece, de asemenea, printr-o escaladare pe 23 și 25.
sfaturi
- Simțiți-vă liber să adăugați mai multe coloane - cine a atribuit sarcina, categoria etc.
- Împarte sarcinile mari în cele mai mici.
- Sortează lista de sarcini în fiecare zi, dacă este necesar.
- Păstrați fișiere Excel separate pentru familie / casă și serviciu.
- = IF (SĂPTĂMÂNĂ (AZI (), 2)> 5, AZI () - (SĂPTĂMÂNĂ (AZI (), 2) -5) +7, AZI () - (SĂPTĂMÂNĂ (AZI (2) -5)))
- Folosiți AutoFilter pentru a selecta sarcini scadente (Urgență = 1) sau sarcini extrem de importante (Importanță = "A")
- Citiți articolele enumerate mai jos despre stabilirea priorităților și gestionarea timpului.
- Copiați activitățile recurente în fila Șabloane, pentru a le putea găsi și recopia cu ușurință.
- Simțiți-vă liber să modificați punctele acordate pentru fiecare parte a priorității.
- O modalitate de a menține actualizată în mod constant o sarcină reapărând este să o introduceți în coloana de dată: (Acest exemplu folosește Vineri, care este „5” aici.)
- Adăugați formate condiționate la Data scadenței pentru a indica când este depășit.
- Săptămânal, lunar (sau poate dublu) calculează numărul de sarcini finalizate în fiecare perioadă. Acesta poate fi singurul feedback pozitiv pe care l-ați putea obține cu privire la munca dvs.
- Aceasta găsește data „de azi” (luni = 1, marți = 2, … soare = 7) și verifică dacă este mai târziu de vineri. Dacă este, va adăuga șapte la vinerea curentă, oferind săptămânile viitoare vineri. Dacă nu este mai târziu de vineri, afișează doar data de vineri pentru această săptămână.
- În acest exemplu, luni = 1, marți = 2, miercuri = 3, joi = 4, vineri = 5, sâmbătă = 6 și duminică = 7.
- Pentru a schimba această formulă, astfel încât să funcționeze pentru, să zicem, marți, putem vedea uitându-ne la lista de mai sus că marți = 2, deci pur și simplu schimbați cele trei 5s din formula pentru 2s.
Avertizări
- În loc să purtați tot timpul fișierele Excel cu dvs., utilizați Foaia de calcul Google, astfel încât fișierele dvs. să fie întotdeauna disponibile pentru dvs.
- Salvați foaia de calcul la fiecare câteva sesiuni pentru recuperare.
- Gestionarea timpului este foarte personală și este posibil ca această foaie de calcul să nu se potrivească cu nevoile și preferințele dvs. Se poate simți intruziv sau pur și simplu prea solicitant pentru a vizita zilnic. Poate funcționa pentru dvs., dar nu pentru prietenii dvs. sau invers.
- Prioritățile calculate nu sunt numere ordinale. Finalizarea unei sarcini prioritare „1” nu le schimbă pe toate celelalte. Prioritățile pot varia de la peste o sută și nu toate numerele sunt posibile. Concentrați-vă de obicei pe prioritățile cuprinse între 1 și 12.
- Nu vă faceți griji că aveți prea multe sarcini - chiar și două luni de sarcini pot aștepta în partea de jos a listei până când se apropie data limită.
