Aproape toți cei care lucrează folosesc e-mail, dar ne pot copleși cu ușurință. Unii dintre noi primesc mult mai multe e-mailuri decât putem face față în mod eficient. A putea răspunde rapid și corect la un e-mail ne poate ajuta să economisim timp și să arătăm mai profesioniști. Notă:
Nu toți acești pași și sugestii funcționează în toate serviciile de e-mail, însă funcționează în Gmail.
Pași
Pasul 1. Înțelegeți motivul pentru care oamenii folosesc e-mailul
E-mailul este pentru comunicarea între oameni; este pentru a trimite text și informații vizuale de la o persoană la alta / multe altele. Nu este pentru:
- Stocarea informațiilor; este mai bine să salvați informații ca document pe computerul dvs. sau în cloud
- Amintindu-vă ce trebuie făcut; folosiți mai degrabă o listă de sarcini sau un calendar pentru aceasta
Pasul 2. Folosiți etichete sau foldere pentru a menține e-mailurile organizate și pentru a le scoate din căsuța de e-mail
- Folosiți o etichetă de „urmărire” sau „răspuns” pentru lucrurile pe care trebuie să le faceți. Apoi, ar trebui să le adăugați în jurnalul dvs. sau în lista „de făcut”.
- Utilizați „așteaptă răspunsul” când așteptați pe altcineva
- Folosiți „urgent” pentru lucruri care trebuie făcute cât mai curând posibil
Pasul 3. Salvați informațiile utile, apoi arhivați e-mailul
- Descărcați orice atașament și salvați fișierele în locul potrivit
- Apoi, dacă nu veți răspunde la e-mail, arhivați-l
Pasul 4. Arhivează e-mailurile cu care ai terminat
Nu vă temeți de arhivare; Practic, mută e-mailul din căsuța de e-mail într-o casetă „fără nume” (din punct de vedere tehnic, elimină eticheta „căsuță de e-mail”)
- Nu a dispărut - pentru asta este eliminarea
- Este întotdeauna capabil de căutare și de găsit
Pasul 5. Ștergeți e-mailurile de eroare, apoi dezabonați-vă de la sursa lor
Acest lucru vă va păstra căsuța de e-mail liberă de e-mailuri inutile și nedorite.
- Ștergeți e-mailurile pe care nu trebuia să le primiți
- Acestea nu vor mai putea fi căutate sau găsite după ce au fost în „coșul de gunoi” pentru o vreme
- Dacă nu doriți să primiți din nou acest tip de e-mail, asigurați-vă că vă dezabonați de la primirea acestuia, căutând informațiile de „dezabonare” din partea de jos a e-mailului
- Dacă nu vă puteți dezabona de la acesta, atribuiți e-mailul ca spam
Pasul 6. Folosiți stelele pentru e-mailuri speciale și foarte importante sau urgente
Folosiți stelele cu ușurință, deoarece a avea prea multe e-mailuri cu stea va fi la fel de inutil ca niciun e-mail cu stea.
sfaturi
- Rețineți întotdeauna scopul e-mailului și încercați să nu-l mai folosiți pentru nimic.
- Utilizați e-mailul ca parte a „fluxului de lucru pentru productivitate”, împreună cu o listă de sarcini, un calendar sau un jurnal și orice alt instrument pe care îl considerați util.
