Arhivarea este stocarea sau conservarea informațiilor. Organizațiile convertesc documente pe hârtie în digital în fiecare zi, pentru a crește durata de viață a documentelor. Asta, împreună cu cantitatea imensă de date generate de computerele de astăzi, înseamnă că arhivarea documentelor va crește din ce în ce mai mult. Dacă știți cum să arhivați documente, puteți elibera spațiu, astfel încât computerul să gestioneze documentele actuale mai eficient.
Pași
Pasul 1. Arhivează documentele într-un fișier zip
Deosebit de util în cazul fișierelor importante, dar rareori necesare, fișierele zip reduc spațiul pe care îl ocupă documentele pe hard disk.
- Evidențiați pur și simplu fișierele pe care doriți să le convertiți într-un format zip.
- Faceți clic dreapta cu mouse-ul și apoi alegeți „Trimiteți la”.
- Doriți să trimiteți fișierele într-un dosar „Comprimat (comprimat)”.
- Verificați dacă fișierele sunt într-adevăr acolo făcând dublu clic pe folderul zip. Dacă sunt, puteți șterge fișierele originale.
Pasul 2. Migrați documentele pe un mediu de stocare separat
Alegerile populare pentru arhivarea digitală sunt unitățile de bandă externe, unitățile de hard disk externe sau unitățile de tip thumb.
Pasul 3. Faceți o copie de rezervă a documentelor pe un CD sau DVD dacă aveți un CD sau DVD recorder
Copiile de rezervă sunt un alt mod de arhivare, deși probabil știți această metodă cu un alt nume - arderea unui disc. De exemplu, Windows folosește un sistem de fișiere live și un format masterizat (mai bun pentru compatibilitate cu alte dispozitive) pentru copierea fișierelor pe CD-uri sau DVD-uri.
- Introduceți un CD sau DVD înscriibil în CD-ul sau DVD-ul computerului pentru sistemul de fișiere live.
- Când apare caseta de dialog, faceți clic pe „Înregistrați fișiere pe discul de date”.
- Denumiți discul, apoi faceți clic pe „Următorul”.
- Așteptați ca un folder gol să apară discul. Aceasta înseamnă că discul este formatat și gata să copieze fișiere.
- Deschideți folderul cu documentele pe care doriți să le arhivați și trageți fișierele în folderul de disc gol.
- Pentru formatul Mastered, introduceți un CD sau DVD inscriptibil în CD-ul sau DVD-ul computerului.
- Când apare caseta de dialog, faceți clic pe „Înregistrați fișiere pe discul de date”.
- Denumiți discul și faceți clic pe „Afișați opțiunile de formatare”.
- Alegeți „Masterat” și faceți clic pe „Următorul”.
- Așteptați să apară un folder gol pentru ca discul să apară. Aceasta înseamnă că discul este formatat și gata să copieze fișiere.
- Deschideți folderul cu documentele pe care doriți să le arhivați și trageți aceste fișiere în folderul de disc gol.
Pasul 4. Trimiteți documente în spațiul de stocare extern
- În plus față de funcționarea ca locație pentru fișierele arhivate, locațiile de stocare securizate în afara site-ului protejează datele de dezastre, cum ar fi defecțiunile de incendiu și hard disk.
- Cu atât de multe companii care oferă acest serviciu, trebuie să contactați direct o companie pentru detalii despre modul în care funcționează și ce garanții sunt incluse în arhivarea documentelor în afara locației.
Pasul 5. Utilizați software pentru arhivarea digitală
- Una dintre cele mai cunoscute metode de păstrare a aspectului unui document este crearea unui fișier PDF. Oferit de Adobe, acest software - - cunoscut sub numele de Adobe Acrobat - - face mai ușoară conversia documentelor în format PDF din diferite programe software. Există, de asemenea, mai multe programe gratuite care vor crea aceste fișiere.
- Faptul că specificațiile sunt publice înseamnă că versiunile viitoare ale software-ului Adobe vor putea citi versiunile anterioare ale documentelor.
- În plus, cititoarele PDF sunt disponibile ca descărcare gratuită de pe site-ul web Adobe.
Pasul 6. Rămâneți la curent cu tehnologia pentru arhivarea documentelor
Odată cu desfășurarea rapidă a tehnologiei, ceea ce este actual astăzi ar putea fi depășit mâine. Aceasta poate fi o problemă la migrarea fișierelor arhivate la un sistem nou.
sfaturi
- Catalogați fișierele arhivate astfel încât dvs. sau alte persoane să puteți găsi fișierele necesare în timp. Acest lucru poate fi la fel de simplu ca denumirea fișierelor sau folderelor cu numele conținutului și datele cuprinse în fișiere. De exemplu, dacă arhivați înregistrări comerciale, ați putea denumi un singur dosar „Fișiere comerciale primul trimestru 1997”. În sistemele mai mari, arhivele utilizează cel mai probabil metadatele în scopuri de catalogare.
- Un alt motiv pentru arhivarea fișierelor este că uneori există cerințe legale care necesită salvarea informațiilor.
Avertizări
- Datele multimedia sunt adesea legate de hardware sau software specifice și pot să nu fie accesibile în afara sistemelor proprietare.
- Un pericol este riscul corupției fișierelor. Asigurați-vă că utilizați un sistem bine testat pentru a vă face backup.
- Lipsa unui sistem de arhivare a documentelor poate duce la pierderea neintenționată a fișierelor, mai ales dacă sunt șterse din greșeală.
