Dacă trebuie să mutați o listă sau un tabel de date din Word în Excel, nu trebuie să copiați și să inserați fiecare informație individuală în propria celulă din foaia de calcul. Prin formatarea corectă a documentului Word mai întâi, puteți importa cu ușurință întregul document în Excel cu doar câteva clicuri.
Pași
Metoda 1 din 2: Conversia unei liste
Pasul 1. Înțelegeți cum va fi convertit documentul
Când importați un document în Excel, anumite caractere vor fi utilizate pentru a determina ce date intră în fiecare celulă din foaia de calcul Excel. Efectuând câțiva pași de formatare înainte de import, veți putea controla modul în care apare foaia de calcul finală și minimiza cantitatea de formatare manuală pe care trebuie să o efectuați. Acest lucru este util mai ales dacă importați o listă mare dintr-un document Word în Excel.
Această metodă funcționează cel mai bine atunci când aveți o listă de mai multe intrări, fiecare formatată la fel (lista de adrese, numere de telefon, adrese de e-mail etc.)
Pasul 2. Scanați documentul pentru eventuale erori de formatare
Înainte de a începe procesul de conversie, va trebui să vă asigurați că fiecare intrare este formatată în același mod. Aceasta înseamnă remedierea oricăror erori de punctuație sau reorganizarea oricăror intrări care nu se potrivesc cu restul. Acest lucru va asigura transferul corect al datelor.
Pasul 3. Afișați caracterele de formatare în documentul dvs. Word
Afișarea caracterelor de formatare ascunse în mod normal vă va ajuta să determinați cel mai bun mod de a împărți intrările. Le puteți afișa făcând clic pe butonul „Afișați / ascundeți semnele de paragraf” din fila Acasă sau apăsând Ctrl + ⇧ Shift + *
Majoritatea listelor vor avea fie un semn de paragraf la sfârșitul fiecărui rând, fie unul la sfârșitul liniei și unul în linia goală dintre intrări. Veți folosi semnele pentru a insera caracterele utilizate de Excel pentru a face diferența între celule
Pasul 4. Înlocuiți semnele de paragraf dintre fiecare intrare pentru a scăpa de spațiu suplimentar
Excel va folosi spațiul dintre intrări pentru a determina rândurile, dar va trebui să scăpați de el pentru moment pentru a ajuta procesul de formatare. Nu vă faceți griji, îl veți adăuga înapoi puțin. Acest lucru funcționează cel mai bine atunci când aveți un semn de paragraf la sfârșitul unei intrări și unul în spațiul dintre intrări (două la rând).
- Apăsați Ctrl + H pentru a deschide fereastra Căutare și înlocuire.
- Tastați ^ p ^ p în câmpul Căutare. Acesta este codul pentru două semne de paragraf la rând. Dacă fiecare intrare este o singură linie și nu există linii goale între ele, utilizați în schimb un singur ^ p.
- Introduceți un caracter delimitat în câmpul Înlocuire. Asigurați-vă că nu este un caracter care apare oriunde în document, cum ar fi ~.
- Faceți clic pe Înlocuiți toate. Veți observa că intrările se pot combina singure, dar acest lucru nu este o preocupare în acest moment, atâta timp cât caracterul de delimitare este la locul potrivit (între fiecare intrare)
Pasul 5. Separați fiecare intrare în câmpuri separate
Acum că intrările dvs. sunt separate astfel încât să apară în rândurile următoare, veți dori să definiți ce date vor apărea în fiecare câmp. De exemplu, dacă fiecare intrare este un nume pe prima linie, o adresă stradală pe a doua linie și un stat și un cod poștal pe a treia linie, puteți
- Apăsați Ctrl + H pentru a deschide fereastra Căutare și înlocuire.
- Eliminați una dintre marcajele ^ p din câmpul Căutare.
- Schimbați caracterul din câmpul Înlocuire cu o virgulă.
- Faceți clic pe Înlocuiți toate. Aceasta va înlocui simbolurile de paragraf rămase cu separatorul de virgule, care va separa fiecare linie într-un câmp.
Pasul 6. Înlocuiți caracterul de delimitare pentru a finaliza procesul de formatare
După ce ați făcut cei doi pași Găsiți și înlocuiți de mai sus, lista dvs. nu va mai arăta ca o listă. Totul va fi pe aceeași linie, cu virgule între fiecare bucată de date. Acest pas final Găsiți și înlocuiți vă va întoarce datele într-o listă, păstrând virgulele care definesc câmpurile.
- Apăsați Ctrl + H pentru a deschide fereastra Căutare și înlocuire.
- Introduceți ~ (sau orice caracter ați ales inițial) în câmpul Găsiți.
- Introduceți ^ p în câmpul Înlocuire.
- Faceți clic pe Înlocuiți toate. Acest lucru vă va împărți intrările în grupuri individuale separate prin virgule.
Pasul 7. Salvați fișierul ca fișier text simplu
Acum că formatarea dvs. este completă, puteți salva documentul ca fișier text. Aceasta va permite Excel să citească și să analizeze datele dvs., astfel încât acestea să intre în câmpurile corecte.
- Faceți clic pe fila Fișier și selectați „Salvați ca”.
- Faceți clic pe meniul drop-down „Salvați ca tip” și selectați „Text simplu”.
- Denumiți fișierul după cum doriți și faceți clic pe Salvare.
- Dacă apare fereastra Conversie fișiere, faceți clic pe OK.
Pasul 8. Deschideți fișierul în Excel
Acum că ați salvat fișierul în text simplu, îl puteți deschide în Excel.
- Faceți clic pe fila Fișier și selectați Deschidere.
- Faceți clic pe meniul derulant „Toate fișierele Excel” și selectați „Fișiere text”.
- Faceți clic pe Următorul> în fereastra Expert de importare text.
- Selectați „Virgulă” în lista Delimitator. Puteți vedea cum vor fi separate intrările în previzualizarea din partea de jos. Faceți clic pe Următorul>.
- Selectați formatul de date pentru fiecare dintre coloane și faceți clic pe Finalizare.
Metoda 2 din 2: Conversia unui tabel
Pasul 1. Faceți un tabel în Word cu datele dvs
Dacă aveți o listă de date în Word, o puteți converti într-un format de tabel în Word și apoi copiați rapid acel tabel în Excel. Dacă datele dvs. sunt deja în format tabel, treceți la pasul următor.
- Selectați tot textul pe care doriți să îl convertiți într-un tabel.
- Faceți clic pe fila Insert și apoi faceți clic pe butonul Table.
- Selectați „Conversia textului în tabel”.
- Introduceți numărul de linii per înregistrare în câmpul „Număr de coloane”. Dacă aveți o linie goală între fiecare înregistrare, adăugați una la total.
- Faceți clic pe OK.
Pasul 2. Verificați formatarea tabelului
Word va genera un tabel pe baza setărilor dvs. Verificați-l din nou pentru a vă asigura că totul este locul unde ar trebui să fie.
Pasul 3. Faceți clic pe micul buton „+” care apare în colțul din stânga sus al tabelului
Aceasta se va afișa când plasați mouse-ul peste masă. Dând clic pe aceasta, veți selecta toate datele din tabel.
Pasul 4. Apăsați
Ctrl + C pentru a copia datele.
De asemenea, puteți face clic pe butonul „Copiați” din fila Acasă.
Pasul 5. Deschideți Excel
Odată ce datele au fost copiate, puteți deschide Excel. Dacă doriți să introduceți datele într-o foaie de calcul existentă, încărcați-le. Plasați cursorul în celula în care doriți să apară celula din stânga sus a tabelului.
Pasul 6. Apăsați
Ctrl + V pentru a lipi datele.
Celulele individuale din tabelul Word vor fi plasate în celule separate în foaia de calcul Excel.
Pasul 7. Împarte orice coloane rămase
În funcție de tipul de date pe care le importați, este posibil să aveți o formatare suplimentară pe care trebuie să o faceți. De exemplu, dacă importați adrese, orașul, abrevierea de stat și codul poștal pot fi toate în aceeași celulă. Puteți face ca Excel să le împartă automat.
- Faceți clic pe antetul coloanei pe care doriți să o împărțiți pentru a selecta întreaga coloană.
- Selectați fila „Date” și faceți clic pe butonul „Text în coloane”.
- Faceți clic pe Următorul> și apoi selectați „Comma” în câmpul Delimitatori. Dacă utilizați exemplul de mai sus, acest lucru va separa orașul de abrevierea de stat și codul poștal.
- Faceți clic pe Finalizare pentru a salva modificările.
- Selectați coloana care mai trebuie împărțită și repetați procesul, selectând „Spațiu” în loc de „Comă” ca delimitator. Aceasta va separa abrevierea de stat de codul poștal.
