Prin natura sa, e-mailul nu este la fel de formal ca scrierea scrisorilor. Cu toate acestea, veți avea în continuare momente în care trebuie să fiți mai formal în scrierea e-mailului. Gândiți-vă cine este destinatarul, apoi alegeți un salut adecvat situației. Odată ce ți-ai dat seama, poți trece la formatarea salutului și scrierea frazelor de deschidere.
Pași
Partea 1 din 3: Luarea în considerare a Destinatarului
Pasul 1. Decideți cât de formal trebuie să fiți
Chiar dacă scrieți un e-mail „formal”, cât de formal este acest e-mail depinde de persoana care îl primește. De exemplu, nu ați folosi același nivel de formalitate atunci când scrieți un profesor pe care l-ați folosi atunci când aplicați pentru un loc de muncă.
Când contactați pentru prima dată pe cineva, este mai bine să fiți mai formal decât trebuie să fiți, doar să fiți în siguranță
Pasul 2. Găsiți numele persoanei
Faceți câteva cercetări pentru a dezgropa numele persoanei, dacă nu o știți deja. Cunoașterea numelui persoanei face ca salutarea să pară mai agreabilă, chiar și atunci când utilizați tehnici formale pentru e-mail.
Pasul 3. Urmați exemplul persoanei
Dacă persoana respectivă v-a trimis deja un e-mail, este bine să copiați stilul de salut. De exemplu, dacă utilizează „Bună ziua” și prenumele dvs., este acceptabil să răspundeți în același stil, folosind „Bună ziua” și prenumele persoanei atunci când adresați e-mailul.
Partea 2 din 3: Alegerea unui salut
Pasul 1. Reveniți la „Dragă
„„ Dragă”(urmată de numele persoanei) este un vechi mod de așteptare dintr-un motiv. Este formal fără a fi înfundat și, deoarece este folosit atât de des, devine adesea invizibil într-un salut, ceea ce este un lucru bun. doresc ca salutul tău să iasă afară pentru că este inadecvat.
Pasul 2. Încercați „Salutări”, când nu știți numele persoanei
Salutările este un salut relativ formal pe care îl puteți folosi în e-mailurile de afaceri, mai ales dacă nu știți numele persoanei. Cu toate acestea, este întotdeauna mai bine să aflați numele persoanei, dacă este posibil.
Puteți utiliza, de asemenea, „Cui îi poate interesa” dacă e-mailul este deosebit de formal și nu știți numele persoanei. Cu toate acestea, acest salut poate fi descurajant pentru unii oameni
Pasul 3. Luați în considerare „Bună” sau „Bună ziua” în e-mailurile puțin mai formale
E-mailurile tind să fie mai puțin formale decât scrisorile în general, astfel încât puteți scăpa de ceva de genul „Bună” într-un e-mail oarecum formal. De exemplu, dacă trimiteți un e-mail profesorului dvs., în special celui cu care interacționați de fapt, „Bună” sau „Bună ziua” ar trebui să funcționeze foarte bine.
Pasul 4. Săriți „Hei
„Deși„ Bună”poate fi acceptabil într-un e-mail semi-formal,„ Hei”probabil nu este. Este un salut foarte informal, chiar și în vorbire, așa că ar trebui să-l evitați în orice tip de e-mail formal. Chiar dacă vă cunoașteți șeful destul de bine, de exemplu, este cel mai bine să omiteți „Hei” atunci când le trimiteți prin e-mail.
Pasul 5. Folosiți un titlu în locul unui nume atunci când este necesar
Uneori, când îi scrieți unei persoane, știți doar titlul acesteia în cadrul companiei sau organizației. În acest caz, puteți doar titlul persoanei în locul numelui persoanei, cum ar fi „Stimate manager de angajare”, „Stimate comitet de angajare” sau „Stimate profesor”.
Pasul 6. Adăugați onorificatorul persoanei pentru ao face mai formal
Când este posibil, adăugați „Domnul”, „Doamna”, „Dr.” sau „Profesor” înainte de numele persoanei, pentru a-l face mai formal. De asemenea, utilizați numele de familie sau numele complet al persoanei pentru a fi mai formal, mai degrabă decât doar prenumele persoanei.
Partea 3 din 3: Formatarea și începerea e-mailului
Pasul 1. Plasați mesajul de întâmpinare pe prima linie
Linia de sus ar trebui să fie salutarea pe care ați ales-o, urmată de numele persoanei. Utilizați un titlu pentru persoana respectivă atunci când este posibil, cum ar fi domnul, doamna sau dr., Urmat de numele și prenumele acestora.
Pasul 2. Folosiți o virgulă
În general, veți utiliza o virgulă după salut. În scrisorile formale, puteți utiliza două puncte, dar acest lucru este de obicei prea formal pentru un e-mail, chiar și unul formal. O virgulă va fi suficientă în majoritatea cazurilor, deși este posibil să utilizați două puncte dacă scrieți o scrisoare de intenție într-un e-mail.
Pasul 3. Treceți la linia următoare
Salutul merge pe linia proprie în partea de sus, așa că, odată ce l-ați scris, apăsați tasta de revenire pentru a trece la linia următoare. Dacă utilizați întreruperi de linie în loc de indentări pentru a face paragrafe, va trebui să lăsați o linie goală între salut și primul paragraf.
Pasul 4. Introduceți-vă în propoziția de deschidere, dacă este necesar
Dacă scrieți pe cineva pentru prima dată, ar trebui să furnizați o introducere, chiar dacă o cunoașteți în viața reală. A oferi persoanei un indiciu despre cine ești îl încurajează să continue să citească.
- De exemplu, ați putea scrie „Numele meu este Jessica Hills și sunt directorul de marketing al companiei XYZ”. Ați putea include, de asemenea, cum cunoașteți persoana respectivă: „Numele meu este Robert Smith și sunt în clasa dvs. de marketing (Marketing 101 care se întâlnește marți și joi la prânz)”.
- Dacă cunoașteți deja persoana și ați scris-o anterior, puteți folosi prima frază ca salut. De exemplu, ai putea spune „Mulțumesc că m-ai întors atât de repede” sau „Sper că te descurci bine”.
Pasul 5. Treceți la subiect
Majoritatea e-mailurilor oficiale trebuie să ajungă rapid la subiect. Asta înseamnă că prima sau a doua propoziție ar trebui să introducă motivul pentru care scrieți destinatarului. Nu uitați să fiți cât mai concis posibil atunci când vă descrieți scopul.
