Dacă lucrezi de ceva timp, probabil știi cât de importante sunt e-mailurile. Deoarece nu există nicio modalitate de a transmite tonul sau limbajul corpului pe internet, este ușor să interpretezi greșit mesajul cuiva când îl vezi pe un ecran. Continuați să citiți pentru a afla cum puteți scrie e-mailuri clare, concise și eficiente într-un cadru profesional.
Pași
Metoda 1 din 10: scrieți e-mailuri atunci când vă puteți concentra
Pasul 1. Dacă sunteți distras, e-mailul dvs. ar putea să nu fie la fel de bine pus la punct
Când aveți un e-mail de scris, încercați să stați neîntrerupt atunci când nu vă gândiți la un milion de alte lucruri. Scrierea dvs. va fi mai clară și vă veți putea concentra asupra gramaticii, tonului și mesajului general.
- Acest lucru este important mai ales dacă e-mailul dvs. este trimis mai multor persoane.
- Scrieți e-mailuri într-o cameră liniștită și puneți-vă la distanță telefonul și alte distrageri.
Metoda 2 din 10: setați tonul cu primele cuvinte
Pasul 1. Fraza dvs. de deschidere poate avea un impact mare
Dacă doriți ca tonul dvs. să fie ușor și casual, deschideți-vă cu ceva de genul „Bună Jessica! Sper că ai avut un weekend bun.” Dacă doriți să vă mențineți un pic mai profesionist, spuneți ceva de genul: „Salut David”.
Încercați să evitați orice lucru prea înfundat, cum ar fi „Dragă Robert”. Pare puțin impersonal
Metoda 3 din 10: mențineți e-mailurile scurte
Pasul 1. Mesajele lungi au tendința de a vă încurca destinatarul
Încearcă să fii scurt și concis, dacă este posibil. Păstrați-vă propozițiile scurte și nu adăugați prea multe detalii - dacă vă aflați scriind mai mult de 1 sau 2 paragrafe, ar trebui să le oferiți oamenilor informațiile prin chat video sau personal.
- Încercați să ajungeți rapid la subiect și evitați să scrieți o tonă de plăceri.
- Oamenii tind să citească e-mailurile în scurte rafale. Dacă adăugați prea multe informații, este posibil ca unele dintre acestea să se piardă.
- Păstrați-vă e-mailurile pe scurt, dar încercați să evitați propozițiile contondente sau răspunsurile cu un singur cuvânt. Acestea pot părea puțin nepoliticoase, mai ales pe ecranul unui computer.
Metoda 4 din 10: spuneți clar de ce aveți nevoie
Pasul 1. Dacă solicitați ceva, asigurați-vă că este de înțeles
Nu încercați în mod clar ceea ce aveți nevoie în mod clar și direct, astfel încât să nu existe o neînțelegere. Dacă există o cronologie, asigurați-vă că includeți și asta. Asigurați-vă că păstrați tonul luminos, totuși. De exemplu:
- „Am nevoie de acel raport lunar de progres în căsuța de e-mail până luni seara.”
- „Dacă ați putea primi formularul de feedback al echipei până la sfârșitul săptămânii, ar fi minunat.”
Metoda 5 din 10: Organizați-vă gândurile cu paragrafe
Pasul 1. Va ajuta oamenii să citească informațiile cu ușurință
Când treceți la un subiect nou, separați-l cu un nou paragraf, astfel încât e-mailul dvs. să poată fi vizibil. Acesta vă va ajuta cititorul să scaneze rapid mesajul pentru a găsi părțile care sunt cele mai relevante pentru ei.
Folosiți cuvinte precum „și”, „următor” și „în sfârșit” pentru a începe paragrafele
Metoda 6 din 10: Adăugați un subiect specific
Pasul 1. Spuneți oamenilor despre ce este exact e-mailul
Asigurați-vă că subiectul dvs. este specific; de exemplu, în loc să scrieți „Raport”, încercați ceva de genul „Raport lunar de planificare: iunie 2021”. Colegii dvs. vor fi mai predispuși să o deschidă și să o citească dacă știu că este important și relevant pentru ei.
Acest lucru vă ajută, de asemenea, să vă păstrați e-mailurile din dosarul de spam
Metoda 7 din 10: Corectat pentru greșeli de scriere
Pasul 1. Greșelile pot întrerupe mesajul
În timp ce majoritatea verificatorilor ortografici vor surprinde cuvinte ortografiate greșit, nu vor putea prinde cuvântul greșit ales sau numele cuiva scris greșit. De asemenea, ar trebui să citiți dacă lipsesc punctuația sau erorile gramaticale, deoarece acestea pot face cititorul să creadă că nu vă pasă. Petreceți între 2 și 3 minute citind e-mailul înainte de a-l trimite pentru a vă asigura că nu există erori evident evidente.
Într-un cadru profesional, este foarte important să scrieți corect numele cuiva. Luați un minut pentru a verifica din nou dacă îl aveți chiar înainte de al trimite pentru a evita orice stângăcie în viitor
Metoda 8 din 10: Citiți din nou e-mailurile pentru ton
Pasul 1. Gândiți-vă la modul în care destinatarii dvs. vă vor citi mesajul
Ceva de genul „Să vorbim mai târziu” s-ar putea să îți pară inocent, dar colegul tău care îl citește ar putea crede că are probleme sau că ești furios. Schimbați-l cu ceva de genul „Aveți timp să discutați mai târziu despre viitoarele modificări din raport?” să fiu puțin mai clar.
- Nu folosiți niciodată toate majusculele în e-mailurile dvs.! Scrierea unei propoziții în blocarea majusculelor este de obicei văzută ca țipând la cineva prin ecranul unui computer.
- În loc de ceva de genul „Trimiteți modificările până mâine dimineață”. încercați ceva de genul „Deoarece termenul limită este mâine după-amiază, voi avea nevoie de modificările dvs. până mâine dimineață. Spuneți-mi dacă această cronologie funcționează pentru dvs."
Metoda 9 din 10: Pauză înainte de a răspunde la un e-mail inflamator
Pasul 1. Dacă primiți un e-mail care vă face să vă simțiți furioși, luați o secundă să respirați
În loc să creați un răspuns redus, numărați până la 10 (sau 1.000) până când vă simțiți calm. Apoi, citiți din nou e-mailul pentru a vedea dacă este de fapt jignitor sau nu. Șansele sunt, este posibil să fi interpretat greșit un pic mesajul și nu este chiar așa de rău.
Dacă totuși simți nevoia să creezi un răspuns supărat, așteaptă 24 de ore înainte de a-l trimite. Apoi, revizuiți-vă răspunsul după o zi pentru a vedea dacă mai doriți să îl trimiteți sau nu
Metoda 10 din 10: Oferiți oamenilor beneficiul îndoielii
Pasul 1. Este greu să transmiteți un ton pozitiv într-un e-mail
Dacă citești ceva ce ți-a trimis un coleg și te simți imediat ofensat, fă un pas înapoi și citește din nou ceea ce au scris. Încercați să vă întrebați dacă există un alt mod în care tonul poate fi interpretat - acest e-mail este de fapt nepoliticos sau sunt pur și simplu contondente?
De exemplu, cineva ar putea scrie „Am nevoie de acest raport până diseară”. La prima vedere, acest lucru pare puțin rece și lipsit de emoții. Cu toate acestea, nu este neapărat nepoliticos, ci doar faptic și scurt
sfaturi
E-mailurile sunt adesea văzute ca neurgente. Dacă aveți nevoie de un răspuns imediat, încercați să discutați cu colegul dvs. în persoană sau prin chat video
Avertizări
- Chiar dacă emoji-urile și emoticoanele indică ton, nu le folosiți pentru un e-mail profesionist.
- Nu trimiteți e-mailuri jignitoare sau inflamatoare, mai ales unei persoane pe care nu o cunoașteți prea bine.
