O bază de date pentru clienți poate elimina o mulțime de documente pentru o afacere, oferind un singur depozit pentru informații valoroase despre clienți care pot fi utilizate de echipele de vânzări, personalul de asistență pentru clienți și chiar de echipa de contabilitate. Deși este posibil să cumpărați produse software care oferă formate de bază pentru acest tip de bază de date, bazele de date personalizate pot fi create ținând cont de câteva elemente de bază despre formă și funcție.
Pași
Pasul 1. Achiziționați software pentru crearea bazei de date
Alegeți un produs care este compatibil cu procesarea de text și alte instrumente software utilizate în afacere. Acest lucru va facilita importul sau exportul de date din alte surse, făcând posibilă evitarea introducerii unei cantități mari de date în baza de date nou creată.
Pasul 2. Determinați tipul de informații care vor fi găzduite în baza de date a clienților
Cele mai multe modele vor include informații precum numele companiei, adresa poștală, adresa fizică, numele de contact, numerele de telefon și fax și adresele de e-mail. Date suplimentare, cum ar fi informații despre condițiile contractuale, prețuri și note cu privire la sarcinile în așteptare asociate fiecărui client sunt adesea incluse în datele capturate și menținute în acest tip de resursă electronică.
Pasul 3. Luați în considerare posibilele utilizări ale bazei de date
Împreună cu furnizarea unei resurse centralizate pentru recuperarea datelor importante, gândiți-vă la ce tipuri de rapoarte ar putea fi create folosind datele sau dacă baza de date este destinată utilizării ca resursă în generarea de etichete de corespondență, liste de e-mail sau chiar liste de utilizat în transmiterea prin fax. Ținând cont de acest lucru, veți ajuta la determinarea modului de denumire a fiecărui câmp care va găzdui date și va ușura procesul de creare a formatelor de raport care se extrag din acele câmpuri.
Pasul 4. Organizați câmpurile de date
Creați un șablon simplu care urmează o secvență logică atunci când vine vorba de introducerea de nume, adrese și alte informații de contact. Procedând astfel, este mai ușor să treceți de la un câmp la următorul cu un minim de întrerupere și să completați înregistrarea unui nou record de clienți într-o perioadă de timp rezonabilă.
Pasul 5. Setați autorizațiile pe fiecare dintre câmpuri
Aceasta include identificarea câmpurilor care vor fi incluse în formatele de raport, precum și a celor care pot servi drept bază pentru sortarea sau căutarea intrărilor bazei de date. Atribuirea autorizațiilor corecte fiecărui câmp va accelera recuperarea datelor corecte atunci când și când sunt necesare.
Pasul 6. Pregătiți formatele de raport
Câteva formate de bază care pot fi utilizate frecvent vor fi deseori suficiente, deși utilizatorilor cheie li se poate acorda posibilitatea de a crea rapoarte personalizate care includ câmpuri relevante pentru poziția postului utilizatorului și nivelul de acces la datele clienților.
Pasul 7. Stabiliți acreditările de conectare și drepturile de acces
O bază de date viabilă pentru clienți include posibilitatea de a crea acreditări de conectare care permit accesul informațiilor numai angajaților autorizați. Mergând mai departe, atribuirea diferitelor niveluri de drepturi asigură faptul că fiecare utilizator este capabil să vizualizeze, să modifice și să introducă date relevante pentru responsabilitățile sale de serviciu, dar nu poate vizualiza alte informații care sunt de folos altui personal.
Pasul 8. Examinați și testați baza de date a clienților înainte de lansare
Încercați să utilizați versiunea beta cu un grup mic de angajați pentru a vă asigura că fiecare dintre funcții funcționează așa cum s-a prevăzut. Utilizați concluziile acestui grup de test pentru a rezolva orice probleme legate de performanță, format și ușurință în utilizare. Odată ce toate problemele sunt abordate și rezolvate, versiunea finală poate fi lansată pentru întreaga companie.
sfaturi
- Încercați să proiectați baza de date, astfel încât să existe spațiu pentru a adăuga mai multe câmpuri sau caracteristici pe măsură ce nevoile companiei se schimbă. Acest lucru va face posibilă continuarea utilizării produsului timp de câțiva ani fără a fi nevoie să îl înlocuiți cu un produs mai robust.
- Nu este neobișnuit ca o nouă bază de date de clienți să dureze o perioadă lungă de timp pentru a se dezvolta. Chiar și atunci când utilizați un software care permite executarea cu ușurință a mai multor sarcini, poate dura câteva săptămâni pentru a veni cu formatul ideal.
