Excel este un program foarte util, dar diferitele sale funcții ar putea părea copleșitoare! Nu-ți face griji. Există o mulțime de sfaturi și trucuri pe care le puteți folosi pentru a vă ajuta să vă finalizați rapid munca. Vă puteți crește setul de abilități învățând un nou set de trucuri. De asemenea, puteți învăța să utilizați tabele pivot pentru a vă analiza mai bine datele. În cele din urmă, petreceți ceva timp explorând noi funcții. Există o mulțime de modalități de a deveni rapid un maestru excel!
Pași
Metoda 1 din 4: Trucuri de învățare și economisire de timp
Pasul 1. Utilizați comenzile rapide de la tastatură pentru a naviga mai repede
Implementați comenzile rapide de la tastatură și reduceți timpul necesar pentru a utiliza mouse-ul. De exemplu, dacă țineți apăsată tasta Ctrl în timp ce dați clic pe un buton săgeată, veți selecta toate celulele până la sfârșitul foii de calcul. Verificați cât de repede puteți lucra fără mouse!
- Transformă numerele în monedă apăsând simultan ctrl, shift și $.
- Convertiți numerele în date apăsând ctrl, shift și # în același timp.
- Schimbați rapid paginile ținând apăsată tasta Ctrl în timp ce apăsați pagina în sus sau în jos, situată în colțul din dreapta sus al tastaturii.
- În general, Excel pentru Mac a fost actualizat pentru a semăna foarte mult cu Excel pentru Windows. Dacă întâmpinați probleme la utilizarea acestor comenzi rapide, puteți verifica instrucțiunile pentru programul dvs. particular.
Pasul 2. Accesați meniul Sortare cu o comandă rapidă:
comandă, schimbare, r. Excel oferă liste personalizate în meniul Sortare. Puteți alege să aranjați livrarea produselor în funcție de săptămână, lună sau prioritate, de exemplu. După ce accesați acest meniu, puteți face clic pe deschideți caseta derulantă „Sortare după”. Acolo, puteți vedea o gamă largă de opțiuni bazate pe propria dvs. foaie de calcul. Cât de util este asta?
Pasul 3. Apăsați alt="Imagine" și săgeata în jos pentru a ajunge la meniul de filtrare
Această comandă rapidă vă va permite să accesați mai rapid meniul de filtrare! Veți vedea meniuri derulante care vă vor permite să alegeți ce doriți să evidențiați în foaia de calcul. De asemenea, puteți utiliza alte câteva comenzi rapide de la tastatură pentru a utiliza filtrele și mai eficient:
- Apăsați Ctrl, Shift, L pentru a activa sau a dezactiva filtrele.
- Apăsați ALT, săgeata în jos pentru a afișa meniul drop-down filtru.
Pasul 4. Găsiți Analiza rapidă în colțul de jos
Puteți face mai repede analize de bază fără a fi nevoie să căutați funcția dorită. Analiza rapidă are un mic meniu în colțul din dreapta jos al foii de calcul. În acest meniu, veți găsi o mulțime de instrumente care pot fi utilizate pentru a strânge diferite părți ale datelor. Economisitorul de timp vă împiedică să căutați caracteristici specifice - multe dintre acestea se află în acest meniu.
Pasul 5. Accesați Inserare> Diagrame pentru a găsi diagrame noi
Diagramele pot face ca datele dvs. să pară mult mai interesante! Nu vă blocați într-o rutină de a utiliza aceleași diagrame vechi. Impresionați-vă șeful și animați-vă datele folosind diagrame ierarhice, cum ar fi harta arborelui. Aceasta vă va arăta datele ca un pătrat (ansamblul datelor dvs.) alcătuit din dreptunghiuri mai mici care reprezintă componentele individuale ale datelor dvs.
O altă diagramă mai nouă este cascada, care ilustrează modul în care părți din date contribuie la întreg. O puteți găsi și în Diagrame
Pasul 6. Faceți predicții solide utilizând prognozarea cu un singur clic
Acest instrument vă va face să vă simțiți profesioniști. Selectați datele pe care doriți să le analizați. Accesați fila Date și intrați în grupul Forecast. Alegeți Foaia de prognoză și explorați opțiunile din caseta de dialog.
- De exemplu, puteți alege ca informațiile dvs. să fie afișate fie ca linie, fie ca grafic cu bare.
- De asemenea, puteți selecta opțiunea de prognozare în funcție de sezonalitate.
Metoda 2 din 4: Utilizarea tabelelor pivot
Pasul 1. Mergeți la Date în Excel și selectați Pivot Tables
Stăpânirea tabelelor pivot poate fi un adevărat schimbător de jocuri pentru utilizatorii Excel. Tabelele pivot vă vor ajuta să vă reorganizați datele și să le priviți în moduri diferite. Excel vă va completa automat datele, dar le puteți muta după cum doriți. După ce ați creat tabelul, puteți alege modul în care doriți să-l organizați alegând una dintre cele patru opțiuni:
- Filtru raport, care vă va permite să priviți doar anumite rânduri.
- Etichete de coloană, care pot funcționa ca anteturi.
- Etichete de rând, pe care le puteți utiliza pentru denumirea rândurilor.
- Valoare, care vă permite să alegeți dacă doriți să vă numărați sau să vă sumați datele și oferă diverse alte manipulări.
Pasul 2. Adăugați mai multe rânduri și coloane în același timp
Când vă uitați la tabel, puteți alege rândurile sau coloanele pe care doriți să le adăugați. Evidențiați rândurile / coloanele pe care doriți să le inserați, faceți clic dreapta și alegeți „Inserați”. Acest lucru va economisi timp, deoarece acest lucru este mult mai rapid decât adăugarea de coloane sau rânduri individuale.
Pasul 3. Reduceți datele cu ajutorul filtrelor
Când faceți clic pe fila Date din foaia de calcul, alegeți „Filtrare”. Apoi puteți alege dacă doriți să vizualizați coloanele în ordine descrescătoare sau crescătoare făcând clic pe săgeata de lângă antetul coloanei. Puteți face acest lucru și pentru a alege rândurile pe care doriți să le vedeți.
Pasul 4. Evidențiați coloana pe care doriți să o transpuneți
În unele cazuri, vă recomandăm să vă schimbați datele din rânduri în coloane sau invers. Evidențiați rândul sau coloana pe care doriți să o modificați și faceți clic dreapta. Apoi alegeți „Copiați”. Selectați celula în care doriți să începeți noul rând sau coloană. Apoi, faceți clic dreapta și alegeți „Lipire specială”. Va apărea o nouă opțiune și puteți face clic pe „Transpune”.
Pasul 5. Evidențiați un rând sau o coloană pentru a elimina duplicatele
Dacă lucrați cu un set mare de date, este posibil să aveți multe repetări în datele dvs. Selectați rândul sau coloana pe care doriți să o rafinați și evidențiați-o. În fila Date, căutați sub „Instrumente” și selectați „Eliminați duplicatele”.
O fereastră pop-up vă va cere să confirmați ce date doriți să manipulați. Din nou, selectați „Eliminați duplicatele”
Metoda 3 din 4: Adăugarea de noi formule și funcții la repertoriul dvs
Pasul 1. Utilizați instrumentul Inserare formulă
Nu vă fie teamă să încercați câteva formule noi. Pentru a introduce o funcție, evidențiați celula care va conține funcția. Apoi, faceți clic pe fila Formula de pe panglica din partea de sus a foii de calcul și alegeți „Inserați funcția”. Dacă știți exact formula pe care doriți să o utilizați, o puteți introduce. Puteți, de asemenea, să tastați cuvinte cheie precum „numărați celule”. Excel vă poate ajuta să găsiți formula de care aveți nevoie, ceea ce este foarte util.
Pasul 2. Exersați utilizarea SUMPRODUCT în Excel
Această funcție este utilizată pentru a multiplica matrice sau intervale și pentru a vă oferi suma produsului. Sintaxa este: = SUMPRODUCT (matrice1, [matrice 2], …)
Există funcții diferite în cadrul SUMPRODUCT. De exemplu, dacă trebuie să adăugați valorile inferioare ale datelor dvs., puteți alege funcția SMALL în cadrul funcției SUMPRODUCT
Pasul 3. Folosiți funcția COUNTIF
Acest lucru este util dacă doriți să determinați de câte ori apare un număr sau un cuvânt în foaia de calcul. Formula este = COUNTIF (interval, criterii).
De exemplu, dacă doriți să știți cât de des apare cuvântul „California”, veți scrie = COUNTIF (B: B, „California”)
Pasul 4. Folosiți VLOOKUP pentru a combina datele
Vă puteți gândi la VLOOKUP ca fiind similar cu utilizarea unei agende telefonice pentru a folosi numele unei persoane pentru a-și găsi numărul de telefon. Această funcție vă permite să priviți o informație și să găsiți valoarea corespunzătoare în același rând sau în același rând sau coloană.
- S-ar putea să descoperiți că doriți să combinați 2 sau mai multe foi de calcul în 1. Mai întâi, asigurați-vă că aveți cel puțin o coloană care este absolut identică în ambele foi de calcul. Formula este: = VLOOKUP (valoare de căutare, matrice de tabel, număr de coloană, [căutare interval]).
-
De exemplu, atunci când introduceți propriile variabile ar putea arăta astfel:
- = VLOOKUP (C2, Sheet2! A: B, 2, FALSE)
- Acest lucru ar fi util dacă ați avea un număr de piesă pentru un echipament și ar trebui să știți prețul piesei.
Metoda 4 din 4: consultarea altor resurse pentru a afla mai multe
Pasul 1. Apelați la Mr. Excel pentru probleme dificile
Chiar și un expert Excel poate întâmpina probleme. Este în regulă! Excel are atât de multe caracteristici, încât ar fi destul de greu să le cunoști pe toate. Dacă vă aflați blocat, accesați www.mrexcel.com. Mai întâi, puteți încerca să găsiți răspunsul la întrebarea dvs. pe panourile de mesaje. Alte utilizări pot fi foarte utile pentru a vă ajuta.
Dacă aveți nevoie de ajutor de specialitate, vă puteți înscrie pentru o consultare de la domnul Excel. Poate că va trebui să cheltuiți câțiva bani, dar probabil veți obține o soluție personalizată care vă poate ajuta cu adevărat
Pasul 2. Faceți un tutorial online gratuit
Fie că sunteți în căutarea de comenzi rapide noi, fie că doriți doar să vă lăsați șeful cu noi abilități, un tutorial vă poate ajuta cu adevărat să vă ajutați. GCF Learn Free oferă un curs foarte aprofundat care abordează o varietate de probleme Excel. Puteți afla cum să utilizați mai rapid analiza What-If și să vedeți exemple despre cum să utilizați o mulțime de formule diferite.
Pasul 3. Faceți o căutare rapidă pe internet pentru a găsi o clasă în zona dvs
În motorul dvs. de căutare, tastați „clasa excel” și unde locuiți. De exemplu, puteți tasta „clasa excel în Chicago”. Pentru o taxă, vă puteți înregistra la cursuri personal sau online. Veți putea cere unui instructor expert să vă arate cele mai recente trucuri.
sfaturi
- Puteți lua cursuri în Excel online sau personal la colegiul comunitar local.
- S-ar putea să vă fie de asemenea util să descărcați câteva șabloane Excel și să vă exersați folosind noile abilități.
