E-mailul este o formă comună de comunicare și a ști cum să te prezinți cuiva în e-mail te poate ajuta în carieră și în eforturile de rețea. Scrierea unui e-mail de introducere succint și clar va crește șansele ca destinatarul dvs. să-și ia timp să-l citească și să interacționeze cu dvs. Evitați unele dintre cele mai frecvente greșeli pentru a vă asigura că vă distingeți de mulțime.
Pași
Metoda 1 din 3: Pornirea puternică
Pasul 1. Faceți clar subiectul
Destinatarul dvs. ar trebui să aibă o idee bună despre ce este e-mailul înainte de a-l deschide. Ține-l și scurt; un subiect lung poate fi greoi. Pentru un e-mail introductiv, este de obicei perfect acceptabil să scrieți „Introducere - Numele dvs.”.
Dispozitivele mobile vor afișa de obicei doar aproximativ 25-30 de caractere ale subiectului, așa că păstrați-l scurt
Bacsis:
Asigurați-vă că scrieți mai întâi subiectul! O greșeală obișnuită este să salvați subiectul pentru final, ceea ce poate duce la uitarea scrierii acestuia.
Pasul 2. Deschideți cu o salutare de afaceri
Nu începeți cu „Bună ziua” sau „Bună”. Puteți folosi felicitări de genul acesta odată ce ați ajuns să cunoașteți persoana respectivă. Începeți cu un salut de afaceri încercat și adevărat. Evitați să folosiți prenumele destinatarului în salut.
- „Draga doamnă / doamna / doamna”. - Dacă nu sunteți deloc sigur cu privire la starea civilă a femeii pe care o trimiteți prin e-mail, ar trebui să utilizați întotdeauna implicit „Ms.” întrucât este mai puțin presumptuos.
- „Cui îi poate interesa” - Acest lucru trebuie utilizat numai dacă nu sunteți sigur cine va primi mesajul.
Pasul 3. Prezintă-te
Prima propoziție ar trebui să vă prezinte destinatarului. Acest lucru le permite să asocieze un nume cu restul mesajului de e-mail.
- "Numele meu este…"
- Dă-ți titlul, dacă este cazul. Dacă aveți mai multe titluri, nu le enumerați pe toate, ci doar pe cel mai important sau relevant.
Metoda 2 din 3: menținerea concisă
Pasul 1. Explicați cum ați primit adresa de e-mail a destinatarului
Anunțați destinatarul cum ați aflat informațiile sale de contact. Acest lucru vă arată că ați trecut prin canalele adecvate pentru a ajunge la ele.
- „Managerul dvs. de birou m-a îndreptat către această adresă de e-mail”
- „Am găsit această adresă de e-mail pe site-ul dvs.”
- „Așa a spus că ar trebui să iau legătura cu tine”
Pasul 2. Vorbiți despre ultima dată când v-ați întâlnit (dacă este cazul)
Joggingul memoriei persoanei poate duce la mai mult angajament.
- „Am discutat scurt la conferință săptămâna trecută”
- "Am vorbit la telefon ieri"
- "Am văzut prezentarea ta pe …"
Pasul 3. Împărtășește un interes comun
Acest lucru vă poate ajuta să vă raportați la destinatar și să vă împiedice e-mailurile de afaceri să pară prea reci. Pentru a determina interesele reciproce, poate fi necesar să faceți o mică cercetare asupra destinatarului. Posibilele domenii de cercetare includ Facebook, Twitter și LinkedIn.
- Asigurați-vă că informați persoana unde ați găsit acest interes reciproc, altfel veți deveni un stalker.
- Dacă este posibil, încercați să păstrați interesul reciproc legat de afaceri, cum ar fi ceva din domeniul dvs. sau o pasiune profesională pe care o împărtășiți amândoi.
Pasul 4. Oferiți-vă motivul pentru care luați legătura
Nu așteptați prea mult pentru a ajunge la subiect. Nimeni nu va citi un e-mail care are mai multe paragrafe cu mult înainte să apară ceva asemănător punctului. Explicați clar și direct ce doriți și de ce contactați persoana respectivă. Dacă cereți sfaturi sau faceți o altă solicitare, asigurați-vă că este ușor de gestionat, mai ales dacă acesta este primul dvs. contact.
- „Sunt interesat să aflu mai multe despre …”
- "Aș vrea să ne întâlnim cândva pentru a discuta …"
- "Mi-aș dori părerea ta despre …"
Pasul 5. Păstrați e-mailul concentrat pe un subiect
Dacă lăsați e-mailul să șerpuiască, acesta poate determina interesul destinatarului sau să uite de ce ați trimis prin e-mail.
Bacsis:
Întrebați destinatarul un singur lucru în e-mailul dvs.
Metoda 3 din 3: Deconectare
Pasul 1. Mulțumiți destinatarului pentru timpul acordat
Nimănui nu-i place să treacă prin toate e-mailurile sale, așa că asigurați-vă că îi mulțumiți destinatarului că a luat timp pentru a citi al vostru. Această simplă curtoazie vă va îmbunătăți foarte mult starea de spirit a destinatarilor și va crește șansele ca dvs. să primiți un răspuns.
- „Apreciez că v-ați făcut timp să citiți acest e-mail.”
- „Vă mulțumim că ați scos timp din programul dvs. pentru a citi acest lucru.”
Pasul 2. Oferiți un îndemn la acțiune
Rugați destinatarul să vă scrie înapoi, să sune, să se gândească la propunerea dvs. sau la orice altceva pentru a-i angaja. A pune o întrebare este o altă modalitate excelentă de a crește angajamentul.
- „Dă-mi un telefon când ai timp liber”
- „Să ne întâlnim la prânz în curând”
- "Ce părere ai despre …?"
- "Astept cu nerabdare raspunsul dumneavoastra"
Pasul 3. Încheiați e-mailul
Când terminați un e-mail profesional, asigurați-vă că finalul dvs. este recunoscător, dar concis. O simplă salutare finală vă va menține profesionistul în e-mail, exprimându-vă totuși recunoștința.
- "Cu sinceritate,"
- "Mulțumesc,"
- „Salutări amabile / calde”
- "Cel mai bun,"
- Evitați „Cu adevărat”, „Cu sinceritate”, „Noroc !,„ „Pace”, „Vă mulțumim pentru considerație”.
Pasul 4. Includeți semnătura
Dacă nu v-ați configurat serviciul de e-mail pentru a include semnătura dvs., asigurați-vă că ați terminat cu numele, titlul și informațiile de contact. Nu suprasolicitați această parte cu cinci numere de telefon, două adrese de e-mail și trei site-uri web. Păstrați-l simplu, astfel încât destinatarul să știe cel mai bun mod de a vă contacta din nou. Evitați să includeți ghilimele în semnătura dvs.
-
-
- Joe Smith
- [email protected]
- (555)555-1234
- www.joesmithswebsite.com
-
Pasul 5. Corectați e-mailul
Înainte de a face clic pe butonul „Trimiteți”, luați ceva timp pentru a citi prin e-mail de câteva ori, corectând eventualele erori pe care le găsiți pe parcurs. Deoarece acest e-mail va fi probabil primul dvs. contact cu destinatarul, trebuie să lăsați cea mai bună impresie posibilă. Greșelile de ortografie și erorile gramaticale vor face ca adresa dvs. de e-mail să pară mult mai puțin profesională.
