Documentele de proces parcurg cititorii prin secvența logică a pașilor necesari pentru a finaliza cu succes un proces. De exemplu, articolele wikiHow sunt un tip de document de proces. Conținutul unui document de proces poate fi complicat sau simplu, dar va trebui să determinați ce pași trebuie parcurși, secvența logică pentru acești pași și ce va realiza secvența dacă este finalizată cu succes. Având în vedere aceste elemente de bază, este posibil să creați documentație de proces pentru orice, de la fierberea unui ou până la executarea unei campanii internaționale de marketing.
Pași
Partea 1 din 3: Începerea unui document de proces
Pasul 1. Identificați procesul
Aproape orice poate fi divizat într-un proces și transformat într-un document de proces. Câteva exemple includ:
- Prepararea pastelor
- Învățarea de a conduce
- Scrie o scrisoare
- Efectuarea unei rulouri de tobe
Pasul 2. Descoperă ce resurse vor avea nevoie cititorii tăi
Gândiți-vă la toate resursele de care vor avea cititorii dvs. pentru a finaliza procesul pe care doriți să îl descrieți. Înțelegerea resurselor implicate va fi utilă atunci când decideți cum să descrieți fiecare dintre pași. Câteva exemple de resurse necesare includ:
- Prepararea pastelor: apă, paste, sare, oală de gătit, strecurătoare, căldură, timp
- Învățarea conducerii: vehicul, profesor, timp (atât învățare, cât și exersare), cunoaștere a legilor de circulație
- Scrierea unei scrisori: abilități de scriere și ortografie, hârtie, stilou sau creion
- Efectuarea unei rulouri de tambur: set de tobe, tobe, ceva experiență la tobe, timp
Pasul 3. Luați în considerare publicul dvs
Înainte de a trece mai departe, ar trebui să vă gândiți cine este publicul dvs. și ce știu deja despre subiectul dvs. Aceste cunoștințe vă pot ajuta să determinați ce informații trebuie să includeți și ce informații ați putea să lăsați.
De exemplu, dacă scrieți un document de proces despre cum să gătiți paste pentru un public general care poate sau nu știe cum să gătească, atunci probabil că veți dori să definiți termeni precum „al dente” și să descrieți ce se înțelege prin „ rostogolirea fierbe."
Pasul 4. Creați un titlu
Fiecare document de proces are nevoie de un titlu clar care să explice ce proces detaliați. Pentru a determina ce ar trebui să numiți documentul dvs. de proces, gândiți-vă la ceea ce doriți ca cititorii dvs. să învețe cum să facă. De exemplu, puteți apela documentul de proces „Faceți paste”, „Învață să conduceți” sau „Scrieți o scrisoare”.
Folosiți formularul imperativ pentru titlu și pași. Documentul dvs. de proces ar trebui să înceapă cu un verb prezent, cum ar fi „face”, „găti”, „învăța” sau „scrie”. Ar trebui să continuați să utilizați acest timp pentru a descrie pașii din procesul dvs
Pasul 5. Folosiți-vă introducerea pentru a vă atrage cititorii
Introducerea documentului de proces vă va oferi șansa de a explica ce va oferi documentul și de a atrage atenția cititorului. În introducerea dvs., este o idee bună să creați un sentiment de urgență, astfel încât cititorul dvs. să dorească să citească mai departe. Încercați să creați o problemă pentru cititorii dvs. și apoi oferiți-o să o rezolvați.
De exemplu, atunci când introduceți un document de proces care explică modul de preparare a pastelor, ați putea spune ceva de genul: „Gătirea pastelor poate părea ușoară, dar este ușor să gătiți prea mult sau să nu gătiți paste. Aceasta este o problemă, deoarece pastele prea masticabile sau prea moi pot fi neplăcute, indiferent de tipul de sos pe care l-ați pus. Dar dacă faceți pastele în modul corect, atunci pastele dvs. vor fi la fel de impresionante ca sosul dvs.”
Partea 2 din 3: Descrierea procesului dvs
Pasul 1. Descompune procesul
Gândiți-vă la lucrurile care trebuie să se întâmple ca parte a procesului pe care încercați să îl descrieți. Scrieți cât mai multe părți ale procesului pentru a începe. Aceasta este o strategie de pre-scriere numită „listare”. În timp ce faceți acest lucru, încercați să împărțiți procesul în pași mici, ușor de înțeles. De exemplu, dacă doriți să explicați cum să preparați paste, atunci puteți scrie:
- Scoateți o oală și umpleți-o cu apă.
- Puneți oala pe aragaz și dați focul la mare.
- Scoate paste.
- Adăugați paste în apă.
- Reduceți ușor focul.
- Gatiti pentru timpul indicat pe pachet.
- Scurgeți pastele într-o strecurătoare din chiuvetă.
Pasul 2. Plasați-vă pașii în ordine
Odată ce ai o listă de bază cu pașii pe care cititorii tăi vor trebui să îi parcurgă, uită-te peste ei și asigură-te că sunt în ordine. Luați în considerare dacă ar avea mai mult sens să dați unul dintre pașii dvs. mai devreme sau mai târziu în secvență.
- De exemplu, dacă descrieți procesul de preparare a pastelor, atunci vă puteți gândi dacă are mai mult sens să le spuneți cititorilor să scoată pastele înainte sau după ce apa se încălzește.
- Dacă procesul pe care îl descrieți este ceva destul de complicat sau pe care îl puteți face fără să vă gândiți, atunci poate fi necesar să vă petreceți mai mult timp luând în considerare logica pașilor dvs. De exemplu, dacă sunteți un toboșar cu experiență care încearcă să descrie cum să faceți un tambur, atunci ar trebui să vă așezați la setul de tobe și să faceți câteva tamburi.
- Pe măsură ce efectuați pașii din procesul dvs., gândiți-vă la ce se întâmplă primul, al doilea, al treilea etc. Comparați această secvență cu lista dvs. de pași.
Pasul 3. Stabiliți dacă trebuie să oferiți informații suplimentare
Gândiți-vă din nou la proces și încercați să determinați dacă lipsesc informații din proces. Încercați să determinați dacă este ceva ce cititorii vor trebui să facă înainte de a putea finaliza unul dintre pașii dvs.
- De exemplu, vă puteți sfătui cititorii să seteze un cronometru atunci când adăugați paste în apă. Sau, ați putea sfătui cititorii să verifice o bucată de paste înainte de a scurge întreaga oală.
- Încercați să citiți pașii unui prieten pentru a vedea dacă v-a scăpat ceva. Nu detaliați nimic din ceea ce ați scris, doar citiți pașii unui prieten și cereți sugestii.
Pasul 4. Extindeți-vă pașii
După ce ați conceput o secvență solidă pentru pașii dvs., va trebui să vă extindeți pe fiecare dintre pașii dvs. Fiecare pas din documentul procesului dvs. ar trebui să includă informații utile pentru a vă ajuta cititorii să înțeleagă cum să finalizeze fiecare dintre pași. Încearcă să fii cât mai detaliat posibil.
De exemplu, atunci când îi sfătuiți pe cititori să scoată o oală și să o umple cu apă, va trebui să spuneți ce tip de cititori trebuie să utilizeze și câtă cantitate de apă ar trebui să adauge cititorii în oală. S-ar putea să le spuneți cititorilor să folosească un vas mare pentru a găti pastele și să le umple cu 12 căni de apă
Pasul 5. Oferiți exemple
Exemplele vă pot ajuta cititorii să aibă o idee mai clară despre cum să faceți ceva care ar putea fi dificil de înțeles. Încercați să utilizați exemple care vor fi ușor de citit de către cititorii dvs. și explicați cum se referă exemplul la procesul pe care îl descrieți.
De exemplu, dacă încercați să explicați cititorilor cât de strâns să țineți o toiag pentru a face un tambur, atunci puteți folosi exemplul de a ține un creion pentru a descrie câtă presiune este necesară. Cititorii vor putea să se raporteze la ținerea unui stilou sau a unui creion și să folosească aceste cunoștințe pentru a-i ajuta să țină o toiag în mod corect
Pasul 6. Oferiți sfaturi de depanare
Gândiți-vă la greșelile obișnuite pe care oamenii le fac atunci când încearcă să finalizeze acest proces și asigurați-vă că abordați aceste greșeli comune în documentul dvs. S-ar putea să găsiți o modalitate de a transforma aceste informații într-unul dintre pașii dvs. sau puteți furniza aceste informații la sfârșitul documentului.
De exemplu, poate motivul pentru care mulți oameni ajung să gătească prea mult pastele este pentru că uită să seteze un cronometru. Sau poate că mulți oameni se luptă cu rulouri de tambur, deoarece își țin baghetele prea strânse
Partea 3 din 3: Finalizarea documentului
Pasul 1. Includeți tranziții acolo unde este necesar
Tranzițiile sunt cuvinte care ajută la îmbunătățirea fluxului de scriere. Tranzițiile vă pot ajuta să clarificați când cititorii ar trebui să facă lucruri în procesul dvs. De exemplu, vă puteți sfătui cititorii să stabilească corect temporizatorul ÎNAINTE să adăugați pastele în apa clocotită. Sau, s-ar putea să vă sfătuiți cititorii să pună mănuși de cuptor ȘI APĂ turnați pastele în strecurătorul din chiuvetă. Câteva alte cuvinte de tranziție bune de utilizat într-un document de proces includ:
- Următorul
- după
- primul
- ultimul
- de asemenea
Pasul 2. Simplifică-ți limba
Atunci când descrieți un proces pentru un public larg, este important să vă asigurați că cuvintele pe care le utilizați sunt suficient de simple pentru ca majoritatea oamenilor să le înțeleagă. Folosind o mulțime de jargon (limbaj tehnic) poate fi dificil pentru cititori să înțeleagă instrucțiunile. Lăsați-vă un minut să citiți instrucțiunile și să căutați modalități de simplificare a limbii.
Dacă trebuie să utilizați un cuvânt special pentru a vă descrie procesul, asigurați-vă că îl definiți pentru cititorii dvs. De exemplu, dacă descrieți cum să preparați paste, ar trebui să explicați ce înseamnă „al dente”
Pasul 3. Testați procesul
Este important să vă asigurați că procesul pe care l-ați descris poate fi realizat cu succes, urmând instrucțiunile dvs. Încercați să finalizați procesul pe care l-ați descris urmând fiecare pas în ordinea în care le-ați plasat și folosind doar informațiile pe care le-ați inclus.
- Pe măsură ce vă testați procesul, încercați să identificați orice informații care lipsesc sau orice ar putea fi neclar pentru cititorii dvs.
- Cereți altcuiva să vă testeze și procesul. Dacă altcineva vă testează procesul vă poate asigura o precizie și mai mare în documentul procesului. Rugați un prieten sau un membru al familiei să vă utilizeze pașii pentru a finaliza procesul pe care l-ați descris.
Pasul 4. Formatați documentul
În funcție de modul în care intenționați să utilizați documentul de proces, poate fi necesar să îl formatați. De exemplu, dacă documentul de proces este menit să fie formatat ca un eseu de stil MLA pentru o sarcină de curs, atunci va trebui să revizuiți instrucțiunile instructorului și să vă asigurați că documentul dvs. le îndeplinește. Dacă utilizați documentul pentru un site web, va trebui să vă formatați documentul pentru a vă satisface nevoile.
