Acest wikiHow vă învață cum să curățați datele într-o foaie de calcul Excel când utilizați Windows sau MacOS. Executarea verificării ortografice, eliminarea datelor duplicate, folosirea căutării și înlocuirii și trecerea la un format de carcasă consecvent pot îmbunătăți calitatea registrului de lucru.
Pași
Metoda 1 din 4: Utilizarea Spellcheck
Pasul 1. Deschideți foaia de calcul în Excel
Puteți face acest lucru făcând dublu clic pe fișierul de pe computer.
Înainte de a face modificări unei foi de calcul, trebuie să vă asigurați întotdeauna că aveți o copie de rezervă
Pasul 2. Apăsați tasta F7 de pe tastatură
Aceasta deschide fereastra Ortografie, care afișează prima greșeală posibilă în foaia de calcul.
Pasul 3. Corectează o greșeală
Dacă eroarea este ceva ce doriți să corectați, există mai multe moduri de a face acest lucru:
- Dacă vedeți corectarea corectă în caseta „Sugestii”, selectați-o, apoi faceți clic pe Schimbare.
- Dacă cunoașteți ortografia corectă, puteți introduce corecția în caseta din partea de sus a ferestrei, apoi faceți clic pe Schimbare.
- Aveți grijă cu privire la utilizare Schimbă-le pe toate, întrucât s-ar putea să încheiați schimbarea a ceva care nu trebuia schimbat. De exemplu, dacă ați schimbat toate instanțele „de la” la „formă”, este posibil să deranjați o propoziție care are nevoie de cuvântul „de la”.
Pasul 4. Decideți ce să faceți cu un cuvânt corect
Excel poate întâlni un cuvânt care este un nume propriu, un termen specializat sau de argou sau ceva din altă limbă care nu necesită corecție. Aveți câteva opțiuni pentru a face față acestui lucru:
- Clic Ignora pentru a trece la următoarea eroare sau Ignora tot pentru a sări peste toate cazurile acestui cuvânt.
- Clic Adăugați la dicționar pentru a vă asigura că Excel consideră corect acest cuvânt / ortografie în viitor.
Metoda 2 din 4: Eliminarea valorilor duplicate
Pasul 1. Deschideți foaia de calcul în Excel
Puteți face acest lucru făcând dublu clic pe fișierul de pe computer.
Înainte de a face modificări unei foi de calcul, trebuie să vă asigurați întotdeauna că aveți o copie de rezervă
Pasul 2. Faceți clic pe fila Date
Este în partea de sus a Excel.
Pasul 3. Faceți clic pe Eliminare duplicate
Se află în grupul „Instrumente de date” din bara de panglică din partea de sus a Excel. Va apărea o casetă de dialog.
Pasul 4. Selectați coloanele pe care doriți să le verificați
Bifați caseta de lângă numele fiecărei coloane pentru a verifica acea coloană pentru valori duplicate.
- Pentru a selecta rapid toate coloanele simultan, faceți clic pe caseta de lângă „Selectați toate”.
- Pentru a deselecta toate coloanele, faceți clic pe caseta de lângă „Deselectați toate”.
Pasul 5. Faceți clic pe OK
Veți vedea un mesaj care afișează câte duplicate au fost eliminate. Dacă nu au fost găsite dubluri, veți vedea un mesaj care spune că nu a fost eliminată nicio valoare duplicat.
Pasul 6. Faceți clic pe OK
Aceasta închide fereastra.
Metoda 3 din 4: Găsirea și înlocuirea textului
Pasul 1. Deschideți foaia de calcul în Excel
Puteți face acest lucru făcând dublu clic pe fișierul de pe computer.
- Folosiți această metodă pentru a căuta un șir de text și înlocuiți-l cu altceva.
- Înainte de a face modificări unei foi de calcul, trebuie să vă asigurați întotdeauna că aveți o copie de rezervă.
Pasul 2. Apăsați Ctrl + F (Windows) sau ⌘ Comandă + F (macOS).
Aceasta deschide fereastra Găsiți și înlocuiți.
Pasul 3. Faceți clic pe fila Înlocuire
Este a doua filă din partea de sus a ferestrei.
Pasul 4. Introduceți ceea ce căutați în caseta „Găsiți ce”
Asigurați-vă că includeți spații, dacă este cazul. De asemenea, evitați spațiile străine înainte sau după termeni.
- Puteți folosi metacaractere precum * și? în căutarea ta.
- Ex: Tastați s * d pentru a căuta orice cuvânt care începe cu „s” și se termină cu „d” (de exemplu trist, început, omis).
- Ex: Tastați s? D pentru a căuta orice cuvânt care începe cu „s”, se termină cu „d” și are o literă în mijloc (de exemplu, sad, sid, sod).
Pasul 5. Tastați textul de înlocuire în câmpul „Înlocuiți cu”
Aceleași reguli se aplică textului de înlocuire.
Pasul 6. Faceți clic pe Opțiuni pentru a seta filtre suplimentare
Pe acest ecran, puteți alege să căutați numai anumite rânduri, coloane sau foi din registrul de lucru. Acest lucru este opțional.
Pasul 7. Faceți clic pe Găsiți următorul
Se afișează primul meci, dacă există unul.
Pasul 8. Faceți clic pe Înlocuire pentru a înlocui termenul de căutare cu textul de înlocuire
Dacă preferați, puteți face clic Înlocuiește-le pe toate pentru a înlocui toate instanțele textului găsit cu textul de înlocuire.
Fii precaut cu Înlocuiește-le pe toate, deoarece puteți corecta accidental ceva care nu necesită corectare.
Metoda 4 din 4: Modificarea cazurilor de text
Pasul 1. Deschideți foaia de calcul în Excel
Puteți face acest lucru făcând dublu clic pe fișierul de pe computer.
- Utilizați această metodă dacă datele dvs. conțin erori de scriere cu majuscule, cum ar fi toate literele majuscule, toate literele mici sau alte configurații greșite.
- Înainte de a face modificări unei foi de calcul, trebuie să vă asigurați întotdeauna că aveți o copie de rezervă.
Pasul 2. Faceți o coloană temporară lângă datele pe care doriți să le modificați
Dacă datele dvs. conțin anteturi de coloană, asigurați-vă că introduceți un antet în prima celulă din coloana temporară.
Pasul 3. Tastați formula pentru funcția de caz în prima celulă
Dacă există un antet de coloană, tastați formula în celula chiar sub ea. Formula variază în funcție de ceea ce doriți să faceți:
- Tastați = PROPER (celulă) pentru a schimba majusculele / minusculele unei valori ale celulei la majuscule (de exemplu, Nume, rasă, adresă). Înlocuiți „celula” cu primul număr de celulă pe care doriți să îl modificați (de exemplu, B2).
- Tastați = SUPERIOR (celulă) pentru a schimba majusculele / minusculele unei valori de celulă la toate literele majuscule (de exemplu, NUME, RASĂ, ADRESĂ). Înlocuiți „celula” cu primul număr de celulă pe care doriți să îl modificați (de exemplu, B2).
- # * Tastați = LOWER (celulă) pentru a schimba majusculele / minusculele unei valori ale celulei la toate literele mici (de exemplu, numele, rasa, adresa). Înlocuiți „celula” cu primul număr de celulă pe care doriți să îl modificați (de exemplu, B2).
Pasul 4. Apăsați ↵ Enter sau Reveniți.
Celula care conține formula conține acum noul format al carcasei pentru celulă.
Pasul 5. Faceți clic pe celulă
Celula este acum evidențiată și înconjurată de o cutie.
Pasul 6. Trageți colțul din dreapta jos al casetei până la capătul datelor coloanei
Aceasta aplică formula tuturor celorlalte celule din coloană.
