Este întotdeauna frustrant atunci când trebuie să aștepți un răspuns, fie că e vorba de un interviu de angajare, o propunere de afaceri sau doar să faci planuri cu un prieten. Trimiterea unui e-mail de urmărire poate fi foarte eficientă pentru obținerea acestui răspuns, mai ales dacă vă faceți solicitarea după o așteptare rezonabilă și o scrieți clar, concis și respectuos. Pentru a vă îmbunătăți și mai mult șansele de succes, faceți cât mai mult din „munca picioarelor” pentru a ușura lucrurile destinatarului.
Pași
Metoda 1 din 3: Alegerea când și unde să trimiteți follow-up-uri
Pasul 1. Așteptați cel puțin 3 zile lucrătoare pentru a trimite o continuare
Nu există o regulă universală pentru cât timp ar trebui să așteptați înainte de a trimite un e-mail de urmărire. O regulă generală bună este de 3 zile lucrătoare, cu excepția cazului în care persoana dvs. de contact a dat o anumită dată când va răspunde. În acest caz, așteptați cel puțin o zi lucrătoare după data respectivă.
- De exemplu, dacă persoana a spus că va răspunde înainte sau marți 19, așteptați cel puțin miercuri 20 pentru a răspunde.
- Pentru urmăririle interviurilor de angajare, de obicei este mai bine să așteptați cel puțin 5 zile lucrătoare.
- Nu este necesar să se numere numai zilele lucrătoare (adică sări peste weekend și sărbători) atunci când se urmărește în calitate personală.
- Nu presupuneți cel mai rău aspect că nu ați obținut postul sau că nu sunt interesați de propunerea dvs. de afaceri - doar pentru că nu ați primit un răspuns rapid. Persoana dvs. de contact poate fi foarte ocupată!
Pasul 2. Adresați e-mailul direct persoanei dvs. de contact
Desigur, acesta este întotdeauna cazul e-mailurilor personale și, de obicei, cea mai bună strategie pentru urmărirea afacerilor. Dacă persoana respectivă ți-a dat informațiile de contact sau te-a invitat să urmărești cu ei, trimite-i întotdeauna mesajul direct (și numai ei).
- Dacă persoana respectivă nu v-a dat informațiile de contact sau nu v-a invitat să le urmăriți, trimiteți e-mailul către persoana dvs. de contact direcționată (cum ar fi un asistent administrativ sau un coordonator de recrutare). Solicitați în linia de subiect ca mesajul să fie direcționat către persoana cu care ați tratat anterior.
- Dacă ați avut contact anterior cu persoana prin e-mail, utilizați aceleași adrese de e-mail „către” și „de la” ca înainte.
Pasul 3. Trimiteți nu mai mult de 2 e-mailuri de urmărire în total
Este suficient de greu să știți când să trimiteți o continuare, deci ce zici de o urmărire la o urmărire? Dacă prima dvs. monitorizare rămâne fără răspuns, așteptați cel puțin 1-2 zile lucrătoare pentru a trimite a doua monitorizare. Dacă acest al doilea mesaj rămâne fără răspuns, fie nu mai urmăriți, fie contactați pe altcineva din cadrul companiei.
- Deși puteți crea un nou mesaj de urmărire, dacă doriți, este de asemenea în regulă să trimiteți același mesaj cu urmărirea inițială, dar adăugați o notă în partea de sus, după cum urmează: „(Tom: Am trimis această urmărire) marți și sunt nerăbdător să aud de la dvs. despre oportunitatea de afaceri pe care am discutat-o joi. Mulțumesc, Jan)”
- Ca regulă generală generală, nu vă faceți griji deloc (despre faptul că nu obțineți slujba etc.) dacă trebuie să trimiteți o continuare. Îngrijorați-vă puțin dacă trebuie să trimiteți 2 urmăriri. Începeți să vă faceți griji un pic mai mult dacă nu auziți înapoi după a doua monitorizare!
Pasul 4. Evitați necesitatea unei monitorizări cu un e-mail de mulțumire
Este întotdeauna politicos să trimiteți un e-mail de mulțumire a doua zi după orice întâlnire de afaceri - în special, dar nu numai, un interviu de angajare - precum și după multe scenarii de contact personal. Dacă introduceți o mențiune ulterioară în această mulțumire, este posibil să puteți încuraja un răspuns fără a fi nevoie să trimiteți o urmărire separată câteva zile mai târziu.
- E-mailul de mulțumire poate folosi aproape același format și conținut ca un e-mail de urmărire, doar cu un pic mai mult spațiu dedicat mulțumirii persoanei și puțin mai puțin cheltuit solicitând un răspuns.
- Totuși, acest lucru nu contează ca o urmărire „oficială”, deci puteți trimite în continuare până la 2 urmăriri „reale”, dacă este necesar!
Metoda 2 din 3: Formatarea e-mailurilor de urmărire
Pasul 1. Consultați direct contactul anterior din subiect
Dacă subiectul dvs. este vag sau irelevant, urmărirea dvs. poate ajunge necitită sau în coșul de gunoi. Alegeți cuvintele dvs. cu atenție, astfel încât subiectul să se conecteze imediat și explicit la interacțiunea dvs. cu destinatarul.
- O strategie este să adăugați „RE:” la o descriere a interacțiunii dvs. anterioare, astfel încât să citească ca o continuare a evenimentului respectiv: „RE: Interviu vineri, 23 septembrie, la 11 dimineața”.
- O altă opțiune este să includeți numele dvs., un descriptor scurt și direct și motivul e-mailului: „Urmărirea interviului Terry Regula 9/23”.
- Nu presupuneți că persoana respectivă vă va recunoaște adresa de e-mail și va deschide mesajul. Folosiți linia subiectului în avantajul dvs.
Pasul 2. Denumiți destinatarul în felicitare și mulțumiți-le în închidere
Deși puteți fi informat în mod corespunzător pentru un e-mail de urmărire personal, o urmărire a afacerii ar trebui să echilibreze formalitatea respectuoasă și familiaritatea produsă de interacțiunea dvs. anterioară. În majoritatea cazurilor, de exemplu, puteți saluta persoana după prenumele ei, cu condiția să se prezinte ca „Joe Selmon” sau să spună „Spune-mi Barb”.
- Salutul dvs. poate arăta în mod obișnuit astfel: „Dragă Joe” sau „Dragă Barb”, cu excepția cazului în care considerați că este mai adecvată formalitatea: „Dragă domnule Selmon” sau „Dragă dr. Bennet”.
- Pentru închidere, mulțumiți-le ultima dată și folosiți-vă numele și prenumele: „Mulțumesc, Steve Caraway”.
Pasul 3. Folosiți nu mai mult de 3-4 paragrafe, fiecare având 2-3 propoziții
Când vine vorba de a scrie urmări, ajunge la subiect și ajunge rapid! Aceasta nu înseamnă să scrieți doar o singură propoziție, ci înseamnă să creați un e-mail simplificat, fără conținut superflu. Creați paragrafe slabe și curate de-a lungul următoarelor linii (sau similare):
- Salut
- Paragraful 1: o mulțumire și o declarație clară pe care o urmăriți.
- Paragraful 2: o recapitulare rapidă a detaliilor contactului dvs.
- Paragraful 3: o reafirmare rapidă a interesului sau a dorinței tale.
- Paragraful 4: o declarație că „așteptați cu nerăbdare” o actualizare sau că „ar fi apreciată”.
- Închidere
Pasul 4. Furnizați toate informațiile relevante de care are nevoie destinatarul
Asigurați-vă că cealaltă persoană trebuie să facă cât mai puțin posibil pentru a vă oferi o urmărire. Singurul motiv pentru care nu s-au întors încă la tine este probabil că au fost ocupați. Deci, dacă trebuie să se uite înapoi prin notele sau fișierele lor pentru a obține informații despre interacțiunea dvs. anterioară, sunt mai predispuși să decidă că nu merită timpul lor să revină acum la dvs.
- Dacă ați avut un interviu, menționați data și ora specifice, numele funcției și fie o recapitulare foarte rapidă a interviului, fie o anecdotă sau un episod selectat din acesta. De exemplu: „Scriu pentru a urmări interviul nostru de luni trecut, 23 la prânz. Probabil că îți amintești că eram atât de nerăbdător să vorbesc despre poziția de manager de vânzări încât aproape că am vărsat cafeaua pe biroul tău!”
- Asigurați-vă că furnizați informații clare pentru fiecare formă de contact pe care doriți să o folosească: e-mail, telefon / text, e-mail etc.
Metoda 3 din 3: A fi clar, concis și respectuos
Pasul 1. Mulțumește destinatarului și declară că urmărești chiar la început
Nu îngropați faptul că scrieți o continuare în mijlocul e-mailului. În schimb, anunțați persoana imediat de ce îi contactați - și arătați-i o anumită apreciere în timp ce vă aflați!
Încercați așa ceva: „Vă mulțumim din nou că v-ați făcut timp să vă întâlniți cu mine joi. Vă scriu pentru a urmări acea întâlnire și gândurile dvs. cu privire la propunerea mea."
Pasul 2. Redimensionează interacțiunea și reafirmă-ți interesul rapid
Oferiți persoanei o actualizare a contactului dvs. anterior, mai ales într-un scenariu de afaceri, atunci când știți că cealaltă persoană a gestionat multe interviuri, întâlniri etc. Asigurați-vă că își amintesc imediat cine ești și ce ai discutat.
De exemplu: „A fost o plăcere să vă prezint planul de eficientizare a operațiunilor dvs. de facturare și sper că vă împărtășiți entuziasmul pentru colaborarea la implementarea acestuia”
Pasul 3. Fii direct și politicos, nu insistent, apologetic sau pasiv-agresiv
Nu vă fie rușine să urmăriți! Este un lucru bun să vă confirmați interesul și dorința de a ști unde vă aflați, atâta timp cât faceți acest lucru politicos și respectuos. Amintiți-vă că nu vi se datorează un răspuns în condițiile dvs., totuși, faceți o cerere, nu o cerere.
- Folosiți un ton de genul acesta: „Aștept cu nerăbdare să aflu unde stau în ceea ce privește poziția de sensibilizare a comunității”.
- Nu fiți insistenți: „Ați promis un răspuns până ieri și trebuie să-mi răspund cât mai curând posibil”.
- Nu fiți nici pasivi-agresivi: „Cred că nu am primit slujba din moment ce nu v-ați mai întors la mine, dar aș dori confirmarea acestui lucru”.
Pasul 4. Arată și spune destinatarului că îi prețuiești timpul
Utilizarea unui subiect clar și accesarea imediată a e-mailului dvs. arată respect pentru timpul celuilalt. De asemenea, este o idee bună să precizați în mod specific o dată sau de două ori în mesaj că apreciați timpul pe care vi-l dedică. Excesul de a face cu lingușire nu este necesar sau chiar util, dar a arăta un anumit respect îți îmbunătățește întotdeauna șansele de a răspunde rapid.
- De exemplu: „Știu că ești foarte ocupat în această perioadă a anului și apreciez timpul pe care l-ai petrecut interacționând cu mine.”
- Sau: „Vă mulțumesc din nou că v-ați făcut timp să-mi răspundeți la întrebări joi. Mai am o singură solicitare rapidă.”
- Dacă persoana a fost prea ocupată ca să se întoarcă la tine, arătându-i cât de mult îi prețuiești timpul este o modalitate excelentă de a-i convinge să răspundă!
