Deși oamenii trimit prin fax documente cu o frecvență mai mică decât o făceau odată, este posibil să fie necesar să trimiteți din când în când un fax. Există încă multe motive întemeiate pentru a trimite un fax, mai ales dacă trimiteți contracte sau dacă destinatarul dvs. nu are tehnologia sau echipamentul necesar pentru a transmite hârtiile în alt mod. Din fericire, puteți trimite documente prin fax folosind un aparat de fax, un computer sau chiar un telefon inteligent.
Pași
Metoda 1 din 3: Utilizarea unui aparat de fax
Pasul 1. Configurați aparatul de fax
Pentru a trimite și primi faxuri folosind un aparat de fax, va trebui să vă asigurați că aparatul dvs. de fax este conectat și conectat la conexiunea dvs. de telefon fix.
- O linie dedicată este recomandată dacă intenționați să trimiteți faxuri frecvent, deoarece nu veți putea utiliza faxul și telefonul în același timp.
- De asemenea, trebuie să vă asigurați că aparatul dvs. de fax are toner și hârtie dacă intenționați să primiți faxuri.
- Dacă nu aveți un aparat de fax acasă sau la serviciu, este posibil să puteți trimite unul gratuit din biblioteca publică locală. De asemenea, puteți merge la un magazin precum Kinko sau The UPS Store pentru a vă trimite documentele prin fax contra cost. Aceste opțiuni funcționează cel mai bine dacă nu vă așteptați să trimiteți faxuri frecvent.
Pasul 2. Reglați setările
Toate aparatele de fax sunt diferite, dar de obicei veți avea opțiunea de a regla anumite setări. Citiți manualul de utilizare pentru a afla mai multe despre caracteristicile specifice disponibile pe mașina dvs.
- Dacă doriți să știți sigur că faxul dvs. a fost transmis cu succes, activați setarea paginii de confirmare. Când această funcție este activată, aparatul va imprima o pagină după ce trimiteți un fax, care vă va informa dacă a fost transmisă cu succes sau nu.
- De asemenea, puteți configura un antet de fax, care este o linie de text care va apărea în partea de sus a fiecărui document pe care îl trimiteți. De obicei, include informații de bază despre cine este faxul.
- Dacă intenționați să primiți și faxuri, puteți alege între modul de primire automată sau modul de primire manuală, care vă va cere să acceptați fiecare fax primit.
Pasul 3. Adunați documentele
Utilizarea documentelor originale în locul fotocopiilor va oferi destinatarului un document mai curat și mai ușor de citit.
Utilizați o copertă în partea de sus a paginilor pe care le veți trimite prin fax. Coperta trebuie să conțină informații precum numele expeditorului și numărul de fax, numele destinatarului și numărul de fax, data și numărul de pagini incluse în fax
Pasul 4. Plasați documentele în aparat
Multe mașini au atât un alimentator de hârtie, cât și un ecran plat. Dacă aveți o singură pagină, puteți utiliza oricare dintre funcții. Dacă aveți mai multe pagini, alimentatorul de hârtie funcționează de obicei mai bine.
- Când utilizați alimentatorul de hârtie, puteți introduce toate paginile simultan. Aparatul dvs. de fax trebuie să aibă o pictogramă care să indice în ce direcție ar trebui să fie orientate hârtia în alimentatorul de hârtie. Unele aparate de fax oferă, de asemenea, opțiunea de a scana și trimite pe ambele fețe ale unui document, deci verificați manualul de utilizare pentru a vedea dacă acest lucru este posibil pe aparatul dvs.
- Când utilizați ecranul plat, ridicați capacul de pe partea superioară a aparatului și așezați documentul cu fața în jos pe ecranul de sticlă. Asigurați-vă că aliniați documentul cu marcajele furnizate pe ecran și închideți capacul înainte de a continua.
Pasul 5. Introduceți numărul de fax
Când introduceți numărul, asigurați-vă că includeți codul de zonă, codul țării și orice numere pe care trebuie să le formați. Ar trebui să introduceți numărul exact așa cum ați face dacă ați apela numărul folosind un telefon.
Pasul 6. Apăsați butonul de trimitere
După câteva secunde, veți auzi cum aparatul începe să transmită faxul, iar hârtia va începe să fie introdusă în fax.
Butonul de pe aparatul dvs. poate spune „du-te” sau „fax” în loc de „trimitere”
Pasul 7. Căutați un mesaj de confirmare
Unele aparate vor afișa un mesaj pe ecran pentru a vă informa dacă faxul dvs. a fost transmis cu succes. Dacă ați configurat setările pentru a primi confirmări tipărite, aparatul dvs. va imprima o pagină care detaliază starea faxului dvs.
Metoda 2 din 3: Trimiterea prin fax cu un computer
Pasul 1. Alegeți un program
Când trimiteți un fax de pe un computer, veți avea opțiunea de a utiliza software-ul instalat pe computerul dvs. sau un serviciu online.
- Unele sisteme de operare vin cu programe care vă permit să trimiteți faxuri. Windows 7, de exemplu, are un instrument numit Fax și scanare, care vă permite să trimiteți un fax fără un aparat de fax.
- Pentru a utiliza software-ul computerului, va trebui să vă conectați computerul la o linie telefonică. Dacă acest lucru nu este posibil, încercați să utilizați un serviciu online.
- Există mai multe servicii online disponibile, inclusiv MyFax, eFax și FaxZero. Unele sunt gratuite, altele necesită abonament sau abonament, iar unele servicii vă vor cere să plătiți pe fax.
Pasul 2. Deschideți programul și creați un fax nou
Fiecare program este unic, dar ar trebui să vedeți o opțiune numită „creați un fax nou” sau ceva similar.
Pasul 3. Atașați documentele
Pentru a trimite documente prin fax utilizând un computer, va trebui să le încărcați în mesajul dvs. Ar trebui să vedeți un buton care spune „încărcați documente” sau ceva similar.
- Dacă aveți documente electronice, le puteți căuta pe computer și le puteți atașa la mesajul dvs.
- Dacă aveți documente pe hârtie, va trebui să utilizați un scaner pentru a le digitaliza. Dacă nu aveți un scaner, puteți, de asemenea, să faceți o fotografie a documentelor și fie să o trimiteți prin e-mail, fie să încărcați fotografia direct pe computer.
Pasul 4. Introduceți numărul de fax și un mesaj
Tastați un mesaj scurt destinatarului dvs. în spațiul furnizat pe ecran, la fel ca și când ați trimite un e-mail. Aceasta va servi drept copertă, deci nu este nevoie să atașați o copertă separată. De asemenea, va trebui să introduceți numărul de fax al destinatarului în câmpul TO.
De asemenea, vi se poate cere să introduceți un cod de confirmare pentru a dovedi că nu sunteți un robot
Pasul 5. Apăsați trimitere
După ce ați atașat documentele, ați tastat mesajul și ați introdus numărul de fax al destinatarului, apăsați butonul de trimitere și ați terminat.
Metoda 3 din 3: Utilizarea unui telefon mobil sau a unei tablete
Pasul 1. Descărcați o aplicație
Există o varietate de aplicații mobile disponibile pentru telefoane și tablete care vă permit să trimiteți faxuri așa cum ați face de pe computer. Unele aplicații sunt gratuite, în timp ce altele pot percepe o taxă. Aplicațiile populare includ Files Anywhere, Fax Burner și JotNot Fax.
Unele aplicații vă vor oferi un număr de fax temporar, care poate să nu fie ideal dacă intenționați să trimiteți și să primiți frecvent
Pasul 2. Deschideți aplicația și alegeți documentul
După ce deschideți aplicația pe dispozitivul mobil, vi se va solicita să creați un fax nou. Primul lucru pe care trebuie să-l faceți este să selectați documentul pe care doriți să-l trimiteți prin fax.
- Dacă documentul dvs. este salvat local pe dispozitiv, în e-mail sau într-un serviciu de stocare în cloud, cum ar fi DropBox, ar trebui să puteți căuta și încărca documentul din aplicație.
- Dacă aveți un document pe hârtie, puteți utiliza telefonul sau tableta pentru a face o fotografie a documentului și a-l atașa la mesaj.
Pasul 3. Introduceți numărul de fax și un mesaj
Tastați un mesaj destinatarului dvs., la fel cum ați face dacă ați trimite faxul de pe un computer. Asigurați-vă că introduceți numărul de fax al destinatarului în câmpul TO al mesajului.
Pasul 4. Apasă pe Trimitere
După ce ați atașat documentele, ați tastat mesajul și ați introdus numărul de fax al destinatarului, apăsați butonul de trimitere și faxul dvs. va fi trimis.
sfaturi
- Treceți la o imprimantă all-in-one dacă doriți să puteți trimite prin fax de acasă sau de la birou fără a descărca software-ul, a încărca documente pe un site web sau a cumpăra un aparat de fax separat. Veți avea în continuare nevoie de o conexiune telefonică.
- Dacă aveți un cont cu un serviciu de fax online precum RingCentral sau eFax, vă puteți folosi contul pentru a trimite faxuri direct din Gmail. Tot ce trebuie să faceți este să introduceți numărul de fax la care doriți să trimiteți urmat de @ domainname.com în câmpul TO. De exemplu, dacă utilizați eFax, veți introduce [email protected].
- Aparatele fax se blochează uneori, iar paginile uneori se lipesc. Dacă se întâmplă acest lucru, va trebui să retrimiteți documentul.
