Dacă trebuie să părăsiți puțin biroul sau intenționați să plecați în vacanță, vă recomandăm să anunțați persoanele care vă trimit un e-mail că sunteți plecat. Dacă aveți un cont Exchange, Outlook vine cu funcționalitatea încorporată. Dacă nu aveți un cont Exchange, puteți răspunde automat la e-mailuri, creând câteva reguli. Urmați acest ghid pentru a vă configura răspunsurile automate, indiferent dacă aveți sau nu un cont Exchange.
Pași
Metoda 1 din 4: Outlook 2010/2013
Pasul 1. Activați răspunsurile automate
Selectați un folder Exchange. Selectați folderul din magazinul de mesaje. Trebuie să aveți un folder Exchange selectat pentru a vedea opțiunea Răspunsuri automate. Deschideți meniul Răspunsuri automate (În afara biroului). Puteți găsi acest lucru făcând clic pe fila Fișier și apoi selectând fila Informații.
Pasul 2. Configurați răspunsurile
În meniul Răspunsuri automate, bifați caseta etichetată Trimiteți răspunsuri automate. Puteți ajusta ora în care asistentul este activ bifând caseta și setând intervalul orar și de date.
Pasul 3. Scrieți răspunsurile
Pentru e-mailurile trimise de pe serverul dvs. de schimb, utilizați fila Inside My Organization. Pentru răspunsuri la e-mailurile primite de la oricine altcineva, utilizați fila În afara organizației mele. După ce sunteți mulțumit de răspunsurile dvs., faceți clic pe OK.
Pasul 4. Dezactivați răspunsurile automate
Dacă setați un interval de date pentru răspunsurile dvs. automate, asistentul se va termina automat când intervalul de date se va termina. Dacă nu ați setat un interval, acesta va continua până când deschideți meniul Răspunsuri automate și selectați „Nu trimiteți răspunsuri automate”.
Metoda 2 din 4: Outlook 2007
Pasul 1. Porniți Asistentul Office
Faceți clic pe fila Instrumente. În meniul Instrumente, selectați Asistent în afara biroului. Bifați caseta „Trimiteți răspunsuri automate în afara biroului”. Puteți ajusta ora în care asistentul este activ bifând caseta și setând intervalul orar și de date.
Pasul 2. Scrieți răspunsurile
Pentru e-mailurile trimise de pe serverul dvs. de schimb, utilizați fila Inside My Organization. Pentru răspunsuri la e-mailurile primite de la oricine altcineva, utilizați fila În afara organizației mele. După ce sunteți mulțumit de răspunsurile dvs., faceți clic pe OK.
Pasul 3. Dezactivați Asistentul în afara biroului
Dacă setați un interval de date pentru răspunsurile dvs. automate, asistentul se va termina automat când intervalul de date se va termina. Dacă nu ați setat un interval, acesta va continua până când deschideți meniul Răspunsuri automate și selectați „Nu trimiteți răspunsuri automate în afara biroului”.
Metoda 3 din 4: Outlook 2003
Pasul 1. Porniți Asistentul Office
În meniul Instrumente, selectați Asistent în afara biroului. Bifați caseta etichetată „În prezent sunt în afara biroului”.
Pasul 2. Scrieți răspunsurile
În caseta cu eticheta „Răspuns automat o singură dată la fiecare expeditor cu următorul text:” introduceți răspunsul cu care doriți să răspundeți.
Pasul 3. Adăugați reguli
Puteți adăuga reguli la Asistent, cum ar fi redirecționarea mesajelor de la anumiți expeditori către alt destinatar. Faceți clic pe butonul Adăugați o regulă … pentru a configura o regulă personalizată. De exemplu, puteți crea o regulă care să redirecționeze mesaje de la un anumit client către asociatul dvs., astfel încât e-mailurile importante să nu fie ratate în timp ce sunteți plecat.
Pasul 4. Dezactivați Asistentul din birou
Asistentul Out of Office va continua până când deschideți meniul Răspunsuri automate și selectați „Nu trimiteți răspunsuri automate Out of Office”.
Metoda 4 din 4: Trimiteți un răspuns automat fără un cont Exchange
Pasul 1. Creați-vă șablonul
Fără un cont Exchange, opțiunile de răspuns automat nu sunt disponibile. Este încă posibil să configurați un răspuns automat folosind un șablon și câteva reguli. Începeți prin crearea unui e-mail nou. Acesta va fi șablonul pentru răspunsul automat.
- Alegeți un subiect care explică succint situația. De exemplu „În afara biroului până”. De asemenea, puteți scrie cuvintele „răspuns automat” în subiect pentru a anunța destinatarul imediat că răspunsul este automat.
- Scrieți un mesaj scurt. În corpul e-mailului, scrieți un mesaj general care se poate aplica oricui îl primește. Anunțați destinatarul cum să vă contacteze sau pe cine să contacteze.
Pasul 2. Salvați șablonul
După ce sunteți mulțumit de mesaj, faceți clic pe Salvare ca … În meniul derulant „Salvare ca tip”, selectați Șablon Outlook. Aceasta va salva fișierul ca șablon care se încarcă în Outlook.
Pasul 3. Creați regulile
Pentru ca răspunsul automat să funcționeze corect, va trebui să definiți câteva reguli pentru a automatiza procesul. În Office 2003/2007, faceți clic pe meniul Instrumente și selectați Reguli și alerte. În Office 2010/2013, faceți clic pe fila Fișier, selectați Informații, apoi faceți clic pe Reguli și alerte. Aceasta va deschide meniul Reguli de poștă electronică.
- Faceți clic pe butonul Nouă regulă. Vi se va cere să selectați un șablon. Din secțiunea „Începeți de la o regulă necompletată”, selectați „Verificați mesajele când ajung”. Faceți clic pe Următorul.
- Definiți la ce mesaje se va răspunde. Dacă doriți să răspundeți la fiecare mesaj pe care îl primiți în căsuța de e-mail, bifați caseta „unde este numele meu în caseta Către”. Puteți să-l restrângeți desemnând anumite trimiteri sau e-mailuri cu cuvinte specifice în subiect sau corp. Faceți clic pe Următorul după ce ați selectat
- Încărcați șablonul. Selectați caseta „Răspundeți utilizând un șablon specific” din fereastra următoare pentru a încărca mesajul pe care l-ați creat anterior. Faceți clic pe linkul din descrierea casetei pentru „un anumit șablon”. Aceasta va deschide un dialog care vă va solicita unde să căutați șabloane. Selectați „Șabloane de utilizator în sistemul de fișiere”. Deschideți mesajul pe care l-ați creat mai devreme.
- Setează-ți excepțiile. După ce șablonul este încărcat, puteți defini instanțe în care nu doriți ca răspunsul să fie trimis, cum ar fi la un anumit destinatar sau pentru anumite tipuri de mesaje. Faceți clic pe Următorul după ce ați selectat.
- Denumiți regula dvs. Înainte de a putea termina, va trebui să setați un nume pentru regula dvs. Utilizator ceva care este ușor de reținut, astfel încât să puteți dezactiva regula rapid în viitor. Bifați caseta „Activați această regulă” pentru a activa regula, apoi faceți clic pe Finalizare.
Pasul 4. Dezactivați regula
Când v-ați întors la birou, puteți dezactiva regula deschizând din nou meniul Reguli și alerte. Selectați regula Out of Office pe care ați creat-o din lista dvs. de reguli active, apoi faceți clic pe butonul Ștergeți.
Video - Prin utilizarea acestui serviciu, unele informații pot fi partajate cu YouTube
sfaturi
- Organizația este de obicei definită ca compania dvs. și include persoane care au un cont Exchange Server în sistemul dvs. de e-mail.
- Meniul Instrumente apare în fereastra principală Outlook. Fereastra principală este aceeași fereastră care apare când porniți Outlook și include meniurile File, Edit, View, Go, Tools, Actions și Help. Nu există un meniu Instrumente în ferestrele în care creați sau vizualizați elemente precum mesaje e-mail, contacte sau activități.
- Când este bifată caseta de selectare Răspuns automat la persoane din afara organizației mele, fila Afară organizației mele afișează (Activat) lângă numele filei.
- Contactul trebuie să existe în folderul Contacte Server Exchange. Dacă contactul există doar într-un folder care face parte dintr-un fișier de foldere personale (.pst), mesajul de răspuns automat nu va fi trimis.
