Acest wikiHow vă învață cum să automatizați raportarea datelor în Microsoft Excel. Pentru date externe, acest wikiHow vă va învăța cum să interogați și să creați rapoarte din orice sursă de date externe (MySQL, Postgres, Oracle etc.) din foaia dvs. de lucru utilizând pluginuri Excel care leagă foaia de lucru de surse de date externe.
Pentru datele stocate deja într-o foaie de lucru Excel, vom folosi macrocomenzi pentru a crea rapoarte și pentru a le exporta într-o varietate de tipuri de fișiere cu o singură tastă. Din fericire, Excel vine cu un înregistrator de pași încorporat, ceea ce înseamnă că nu va trebui să codificați singuri macro-urile.
Pași
Metoda 1 din 2: pentru datele deja în Excel
Pasul 1. Dacă datele pe care trebuie să le raportați sunt deja stocate, actualizate și întreținute în Excel, puteți automatiza fluxurile de lucru de raportare utilizând Macros
Macrocomenzile sunt o funcție încorporată care vă permite să automatizați sarcini complexe și repetitive.
Pasul 2. Deschideți Excel
Faceți dublu clic (sau faceți clic dacă sunteți pe un Mac) pe pictograma aplicației Excel, care seamănă cu un „X” alb pe un fundal verde, apoi faceți clic pe Caiet de lucru gol pe pagina șabloane.
- Pe un Mac, poate fi necesar să faceți clic Fişier și apoi faceți clic pe Nou Caiet de lucru gol în meniul derulant rezultat.
- Dacă aveți deja un raport Excel pe care doriți să îl automatizați, veți face dublu clic pe fișierul raportului pentru al deschide în Excel.
Pasul 3. Introduceți datele foii de calcul, dacă este necesar
Dacă nu ați adăugat etichetele și numerele coloanelor pentru care doriți să automatizați rezultatele, faceți acest lucru înainte de a continua.
Pasul 4. Activați fila Dezvoltator
În mod implicit, fișierul Dezvoltator fila nu apare în partea de sus a ferestrei Excel. Îl puteți activa procedând în felul următor în funcție de sistemul de operare:
- Windows - Faceți clic Fişier, faceți clic pe Opțiuni, faceți clic pe Personalizați panglica în partea stângă a ferestrei, bifați caseta „Dezvoltator” din partea dreaptă jos a ferestrei (poate fi necesar mai întâi să derulați în jos) și faceți clic pe Bine.
- Mac - Faceți clic excela, faceți clic pe Preferințe …, faceți clic pe Panglică și bara de instrumente, bifați caseta „Dezvoltator” din lista „Filele principale” și faceți clic pe Salvați.
Pasul 5. Faceți clic pe Dezvoltator
Această filă ar trebui să fie acum în partea de sus a ferestrei Excel. Procedând astfel, apare o bară de instrumente în partea de sus a ferestrei Excel.
Pasul 6. Faceți clic pe Înregistrare macro
Se află în bara de instrumente. Va apărea o fereastră pop-up.
Pasul 7. Introduceți un nume pentru macro
În caseta de text „Numele macro”, tastați numele pentru macro. Acest lucru vă va ajuta să identificați macro-ul mai târziu.
De exemplu, dacă creați o macrocomandă care va crea un grafic din datele disponibile, îl puteți denumi „Grafic1” sau similar
Pasul 8. Creați o combinație de taste rapide pentru macro
Apăsați tasta Shift along împreună cu o altă tastă (de exemplu, tasta T) pentru a crea comanda rapidă de la tastatură. Aceasta este ceea ce veți folosi pentru a rula macro-ul mai târziu.
Pe un Mac, combinația de taste de comenzi rapide va ajunge să fie ⌥ Opțiune + ⌘ Comandă și tasta dvs. (de exemplu, ⌥ Opțiune + ⌘ Comandă + T)
Pasul 9. Stocați macrocomanda în documentul Excel curent
Faceți clic pe caseta derulantă „Stocați macrocomanda în”, apoi faceți clic pe Acest registru de lucru pentru a vă asigura că macro-ul va fi disponibil pentru oricine deschide registrul de lucru.
Va trebui să salvați fișierul Excel într-un format special pentru ca macro-ul să fie salvat
Pasul 10. Faceți clic pe OK
Este în partea de jos a ferestrei. Dacă faceți acest lucru, veți salva setările macro și vă va plasa în modul înregistrare. Orice măsură pe care o faceți de acum până când opriți înregistrarea va fi înregistrată.
Pasul 11. Efectuați pașii pe care doriți să îi automatizați
Excel va urmări fiecare clic, apăsare de tastă și opțiune de formatare pe care le introduceți și le va adăuga în lista macro-ului.
- De exemplu, pentru a selecta date și a crea o diagramă din acestea, ați evidenția datele, faceți clic pe Introduce în partea de sus a ferestrei Excel, faceți clic pe un tip de diagramă, faceți clic pe formatul de diagramă pe care doriți să îl utilizați și editați diagrama după cum este necesar.
- Dacă doriți să utilizați macrocomanda pentru a adăuga valori din celule A1 prin A12, faceți clic pe o celulă goală, tastați = SUM (A1: A12) și apăsați ↵ Enter.
Pasul 12. Faceți clic pe Opriți înregistrarea
Este in Dezvoltator bara de instrumente a filei. Acest lucru vă va opri înregistrarea și va salva pașii pe care i-ați făcut în timpul înregistrării ca macro individual.
Pasul 13. Salvați foaia Excel ca fișier activat pentru macro
Clic Fişier, faceți clic pe Salvează ca și schimbați formatul fișierului în xlsm in loc de xls. Apoi puteți introduce un nume de fișier, puteți selecta o locație a fișierului și faceți clic pe Salvați.
Dacă nu faceți acest lucru, macro-ul nu va fi salvat ca parte a foii de calcul, ceea ce înseamnă că alte persoane de pe computere diferite nu vor putea să utilizeze macro-ul dvs. dacă le trimiteți registrul de lucru
Pasul 14. Rulați macro-ul
Apăsați combinația de taste pe care ați creat-o ca parte a macro-ului pentru a face acest lucru. Ar trebui să vedeți foaia dvs. de calcul automat în conformitate cu pașii macro-ului dvs.
De asemenea, puteți rula o macro făcând clic pe Macrocomenzi în Dezvoltator, selectând numele macrocomenzii și făcând clic pe Alerga.
Metoda 2 din 2: Pentru date externe (MySQL, Postgres, Oracle etc.)
Pasul 1. Descărcați pluginul Kloudio Excel din Microsoft AppSource
Acest lucru vă va permite să creați o conexiune persistentă între o bază de date externă sau o sursă de date și registrul de lucru. Acest plugin funcționează și cu Foi de calcul Google.
Pasul 2. Creați o conexiune între foaia dvs. de lucru și sursa de date externă făcând clic pe butonul + de pe portalul Kloudio
Introduceți detaliile bazei de date (tipul bazei de date, acreditări) și selectați orice opțiuni de securitate / criptare dacă lucrați cu date confidențiale sau de companie.
Pasul 3. Odată ce ați creat o conexiune între foaia de lucru și baza de date, veți putea interoga și crea rapoarte din date externe fără a părăsi Excel
Creați-vă rapoartele personalizate din portalul Kloudio și apoi selectați-le din meniul derulant din Excel. Apoi, puteți aplica orice filtre suplimentare și puteți alege frecvența pe care raportul o va reîmprospăta (astfel încât să puteți actualiza automat foaia de calcul pentru vânzări în fiecare săptămână, zi sau chiar oră).
Pasul 4. În plus, puteți, de asemenea, să introduceți date în foaia de lucru conectată și să le solicitați actualizarea sursei de date externe
Creați un șablon de încărcare de pe portalul Kloudio și veți putea încărca manual sau automat modificările din foaia de calcul pe sursa dvs. de date externă.
Video - Prin utilizarea acestui serviciu, unele informații pot fi partajate cu YouTube
sfaturi
- Descărcați pluginuri Excel numai din Microsoft AppSource, cu excepția cazului în care aveți încredere în furnizorul terț.
- Macrocomenzile pot fi utilizate pentru orice, de la sarcini simple (de exemplu, adăugarea de valori sau crearea unei diagrame) până la cele complexe (de exemplu, calcularea valorilor celulei dvs., crearea unei diagrame din rezultate, etichetarea diagramei și imprimarea rezultatului).
- Când deschideți o foaie de calcul cu macrocomanda inclusă, poate fi necesar să faceți clic Activați conținutul într-un banner galben în partea de sus a ferestrei înainte de a putea utiliza macro-ul.
Avertizări
- Macro-urile pot fi folosite cu rea intenție (de exemplu, pentru a șterge fișiere de pe computer). Nu rulați macrocomenzi din surse de încredere.
- Macrocomenzile vor implementa literalmente fiecare pas pe care îl faceți în timpul înregistrării. Asigurați-vă că nu introduceți din greșeală valoarea incorectă, deschideți un program pe care nu doriți să îl utilizați sau ștergeți un fișier.
