Dacă trebuie să trimiteți o scrisoare mai multor persoane, totuși doriți să o faceți diferită pentru fiecare persoană, atunci Combinarea corespondenței poate fi foarte utilă. Există mai multe moduri de a utiliza Mail Merge. Pentru aceasta puteți utiliza o listă dintr-o bază de date Access.
Pași
Pasul 1. Deschideți baza de date Access
Pasul 2. Faceți clic pe „Blank Desktop Database”
Pasul 3. Denumiți fișierul și apoi faceți clic pe „Creați”
Pasul 4. Faceți clic pe „Design View” în colțul din dreapta jos al ecranului
Pasul 5. Denumiți tabelul și faceți clic pe „OK”
Pasul 6. În al doilea rând, tastați „Nume”
Pasul 7. Faceți clic pe „Vizualizare foaie de date” de lângă „Vizualizare proiectare” și apoi faceți clic pe „Da” când vi se solicită salvarea
Pasul 8. În coloana „Nume”, tastați numele persoanelor cărora doriți să le scrieți, câte unul în fiecare rând
(Acest lucru poate fi atâta timp cât trebuie să fie.)
Pasul 9. Salvați baza de date și închideți
Pasul 10. Deschideți Microsoft Word
Pasul 11. Faceți clic pe „Document gol”
Pasul 12. Faceți clic pe „E-mailuri”, „Selectați destinatarii”, apoi pe „Utilizați o listă existentă”
Pasul 13. Localizați baza de date de acces și faceți clic pe „Deschidere”
Pasul 14. Dacă scrisoarea dvs. necesită o adresă de returnare, scrieți-o acum
Pasul 15. Începeți scrisoarea după cum doriți, apoi faceți clic pe „Insert Merge Field”
Pasul 16. Faceți clic pe „Nume”, apoi faceți clic pe „Inserați”
Pasul 17. Faceți clic pe „Închidere”
Pasul 18. Faceți clic pe „Finish & Merge” și „Print Documents”
Pasul 19. Apăsați „OK”
Pasul 20. Alegeți imprimanta
(Dacă nu doriți să imprimați, dar doriți doar să aveți literele gata, imprimați într-un fișier xps.) Faceți clic pe „OK”.
